E-paragony: przechowywanie tak, wystawianie (jeszcze) nie
Faktury elektroniczne są już normą, jednak elektroniczne paragony stają się stopniowo bardziej powszechne. Przepisy pozwalają na wystawianie paragonów w formie elektronicznej, ale brakuje jeszcze kas on-line spełniających wymagania techniczne. Podatnicy planujący przechodzenie na paragony elektroniczne muszą uwzględnić zgodność z przepisami oraz integrowalność systemu informatycznego. Archiwizacja elektroniczna jest akceptowana, co oznacza konieczność przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej.
Tematyka: elektroniczne paragony, kas rejestrujące, przechowywanie dokumentów, archiwizacja elektroniczna, Ministerstwo Finansów, rozliczenia VAT
Faktury elektroniczne są już normą, jednak elektroniczne paragony stają się stopniowo bardziej powszechne. Przepisy pozwalają na wystawianie paragonów w formie elektronicznej, ale brakuje jeszcze kas on-line spełniających wymagania techniczne. Podatnicy planujący przechodzenie na paragony elektroniczne muszą uwzględnić zgodność z przepisami oraz integrowalność systemu informatycznego. Archiwizacja elektroniczna jest akceptowana, co oznacza konieczność przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej.
Faktury wystawiane drogą elektroniczną całkiem już spowszedniały. Nie ma też wątpliwości co do przechowywania ich drogą elektroniczną, przy spełnieniu niezbędnych warunków. Pomału zbliżają się też faktury ustrukturyzowane jako kolejne stadium digitalizacji wystawiania dokumentacji istotnej z punktu widzenia VAT. Z paragonami sprawa nie jest taka prosta. Ale i w tej materii nadchodzą zmiany. Elektroniczne paragony Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.; dalej: VATU), podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży nie tylko w postaci papierowej, ale za zgodą nabywcy, także w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony. To efekt wejścia w życie ustawy z 31.3.2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2020 r. poz. 568; dalej: ZmKoronawirusU20). Stosowne definicje znalazły się w tym zakresie także w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z 29.4.2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2019 r. poz. 816; dalej: KasyR). Ewolucja w zakresie elektronizacji sposobów dokumentowania sprzedaży konsumenckiej następuje więc na naszych oczach. Elektroniczne paragony to jej kolejny etap. Zgodnie z § 29 KasyR, podatnicy prowadząc ewidencję przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii dokonują wydruku wystawianych przy użyciu kasy dokumentów, a w przypadku kas z papierowym zapisem kopii - również ich kopii. W przypadku jednak kas z elektronicznym zapisem kopii obowiązek wydruku nie dotyczy paragonów fiskalnych i paragonów fiskalnych anulowanych oraz raportów fiskalnych dobowych, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych (ale miesięczny raport już tak). Z elektronicznym paragonem jest jednak trochę wciąż jak z przysłowiowym yeti, którego nikt nie widział. Dlatego mamy do czynienia z „ewolucją” a nie „rewolucją” i nie zalewają nas jeszcze z każdej strony elektroniczne paragony (rym podwójnie niezamierzony). Wystawianie paragonów elektronicznych - czego dotyczą sprawy? Sprawy są bliźniaczo podobne. Pierwszy z podatników zamierza rozpocząć sprzedaż aromatów (w tym nikotynowych) przez Internet (za pośrednictwem platform lub własnego sklepu). Aby zachęcić klientów proekologicznym podejściem (ale zapewne też uprościć sobie życie), podatnik zamierza wysyłać nabywcom paragony w formie elektronicznej (o ile zaakceptują taką opcję w regulaminie). Paragon fiskalny zostanie zaś zapisany w pliku pdf, uniemożliwiającym edycję i będzie przesłany do konsumenta na osobisty adres poczty elektronicznej. Podobny pomysł zrodził się w głowie drugiego z podatników. Sprzedaje on kosmetyki zarówno w sklepie stacjonarnym jak i za pośrednictwem sieci Internet. Podatnik jest w trakcie wymiany wszystkich kas fiskalnych i przy tej okazji chciałby mieć także możliwość wystawiania paragonów w formie elektronicznej. W założeniu, każdemu z klientów sklepu internetowego zostanie przedstawiony nowy regulamin. Jednym z jego punktów będzie zgoda na doręczenie paragonu fiskalnego poprzez platformę elektroniczną. W formie nieedytowalnego zdjęcia lub pdf, na podany adres poczty elektronicznej, a w przyszłości również na konto klienta w sklepie internetowym. Akceptacja regulaminu będzie oznaczała, że klient wyraża zgodę na doręczenie mu paragonu fiskalnego w formie elektronicznej. Klient będzie też miał możliwość przechowywania obrazu paragonu udostępnionego na koncie klienta i wykorzystywania go np. do reklamacji czy zwrotów towarów. Dyrektor KIS rozstrzygnął sprawy ww. podatników w dwóch interpretacjach indywidualnych: z 16.4.2021 r., 0114- KDIP1-3.4012.109.2021.1.JG, , oraz z 22.4.2021 r., 0114-KDIP1-3.4012.81.2021.2.ISK, . Wnioski są analogiczne. Opisywany sposób akceptacji wyboru formy elektronicznej przez klientów jest zgodny z przepisami. Również sposób przesyłania paragonu oraz zabezpieczenie przed ingerencją w treść nie budzą wątpliwości. Co więcej, nie ma problemu, by przy spełnieniu dodatkowych warunków paragony wystawiane w opisywany sposób stanowiły faktury uproszczone, o których mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 VATU. Słowem: nic nie stoi na przeszkodzie wystawiania paragonów w postaci elektronicznej. No, prawie nic… fiskus zaznaczył bowiem, że w chwili obecnej na rynku brak jest kas on-line, które spełniałaby wymagania techniczne pozwalające na przesyłanie paragonów w postaci elektronicznej. Taka sytuacja będzie możliwa dopiero w przyszłości, gdy pojawią się na rynku kasy rejestrujące on-line, które będą posiadały potwierdzoną przez Główny Urząd Miar taką funkcjonalność. Przechowywanie paragonów w formie elektronicznej Wróćmy do podatnika prowadzącego sprzedaż kosmetyków (stacjonarnie i online). W związku z akcją wymiany kas fiskalnych, planuje on zmianę sposobu przechowywania wystawianych paragonów fiskalnych wyłącznie na formę elektroniczną. Ma to rzecz jasna dotyczyć również paragonów i dokumentów fiskalnych, które zostaną wydrukowane z kasy rejestrującej (a nie tyko wystawianych w przyszłości paragonów elektronicznych). Paragony papierowe mają być niszczone a przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. System informatyczny podatnika pozwoli zaś na zachowanie integralności, niezmienności danych i czytelności dokumentów zapisanych w formie elektronicznej oraz pozwalające na dostęp do elektronicznych zasobów archiwalnych oraz ich wydruk na każde żądanie organu podatkowego. Wydając interpretację indywidualną z 26.4.2021 r., 0114-KDIP1-3.4012.101.2021.2.KP, Dyrektor KIS zauważył, że przepisy prawa podatkowego nie wskazują w jakiej formie należy przechowywać raporty fiskalne. Nie ma więc przeciwwskazań do przechowywania w formie elektronicznej tego rodzaju dokumentów przy zachowaniu przepisów w zakresie przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej. O ile więc kupi odpowiednie urządzenie, podatnik będzie miał możliwość przechowywania paragonów i innych dokumentów fiskalnych wyłącznie w formie elektronicznej. Zatem, nie będzie konieczne dodatkowe przechowywanie paragonów i innych dokumentów fiskalnych generowanych przez te kasy w formie papierowych wydruków. Komentarz To jedna z niewielu sytuacji, w których przepisy podatkowe „wyprzedzają” rzeczywistość. Już od ponad roku ramy prawne przewidują możliwość wystawiania paragonów w formie elektronicznej. Tylko dostawcy kas fiskalnych „nie nadążają” i nie oferują na rynku odpowiednich urządzeń. Oczywiście powyższa teza została wygłoszona z dużym przymrużeniem oka. Bardzo zastanawiająca jest bowiem w tym zakresie wyjątkowo dobra znajomość tego „rynku” przez Dyrektora KIS. Na elektroniczne paragony jeszcze więc czekamy. Za to archiwizacja elektroniczna, połączona z niszczeniem wszelkiego rodzaju papierowych dokumentów jest przez organy akceptowalna. Budzi to oczywiście pewną wątpliwość. Po co drukować np. raport miesięczny tylko po to, by zaraz go zeskanować a papierowy wydruk wrzucić do niszczarki. Ale – jak już wspomnieliśmy na wstępie, jesteśmy na pewnym dopiero stadium ewolucji elektronicznej. Dużo się dzieje ostatnio wokół kas rejestrujących. Sukcesywne przejście na kasy online łączące się z Centralnym Repozytorium Kas, kontrowersje wokół paragonów z NIP. Uciążliwości odnośnie raportowania paragonów (a także wystawianych na ich podstawie faktur) w ewidencji sprzedaży JPK. Zmienne podejście organów do błędów w fiskalizacji (tj. np. do zawyżenia stawek VAT czy niezawinionego rozliczania VAT od transakcji zwolnionych). Jak na dłoni widać, że Ministerstwo Finansów poważnie zajęło się rozliczeniami VAT w sprzedaży konsumenckiej, upatrując w niej źródła istotnych patologii. Może więc lepiej, że mamy tu do czynienia z ewolucją, a nie rewolucją. Ta, jak wiadomo od setek lat, czasem pożera nie tylko papierowe paragony. Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 26.4.2021 r., 0114-KDIP1-3.4012.101.2021.2.KP.,
Ewolucja elektronicznych paragonów zbliża się do fazy praktycznej, jednak brak dostępności kas on-line opóźnia ten proces. Organizacje muszą dostosować się do możliwości przepisów dotyczących wystawiania i przechowywania paragonów w formie elektronicznej. Pomimo pewnych kontrowersji wokół elektronicznej archiwizacji dokumentów, Ministerstwo Finansów skupia się na poprawie rozliczeń VAT w sprzedaży konsumenckiej.