Czy załącznik do pisma składanego w KRZ należy podpisać?

W publikacji omawiana jest kwestia podpisywania załączników do pism składanych w Krajowym Rejestrze Zadłużonych (KRZ). Czy elektroniczny podpis przypisany do formularza obejmuje także załączniki? Sprawa ta była przedmiotem sporu między nadzorcą wykonania układu a Referendarzem Sądowym. Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie w swoim orzeczeniu podkreślił, że podpis elektroniczny pod wnioskiem obejmuje całość pisma, w tym załączniki, co wyklucza konieczność oddzielnego podpisywania plików załączonych.

Tematyka: podpisywanie dokumentów elektronicznych, Krajowy Rejestr Zadłużonych, podpis elektroniczny, załączniki do pism, Sąd Rejonowy Warszawa, elektroniczne podpisywanie dokumentów

Pisma procesowe w postępowaniach upadłościowych i restrukturyzacyjnych wnosi się za pośrednictwem
systemu teleinformatycznego w postaci Krajowego Rejestru Zadłużonych (dalej: KRZ). Tak jak każde pismo
procesowe, również i to cyfrowe wymaga opatrzenia podpisem. Jednak co w przypadku, gdy do formularza
w KRZ załączany jest osobny plik, zawierający np. uzasadnienie pisma? Czy należy go również podpisać?

Przebieg postępowania
Nadzorca wykonania układu złożył wniosek o uchylenie układu. Wniosek został podpisany i złożony przy
wykorzystaniu formularza w KRZ, lecz jego uzasadnienia (z uwagi na limit znaków) nie wprowadzono do rubryki
formularza, tylko przedstawiono w oddzielnym pliku, załączonym do formularza. Plik nie był opatrzony podpisem.
Referendarz Sądowy wezwał nadzorcę wykonania układu do uzupełnienia braku wniosku poprzez przedłożenie
podpisanego elektronicznie przez osobę uprawnioną do reprezentacji nadzorcy pliku zawierającego uzasadnienie
wniosku. Nadzorca odmówił, wyjaśniając, że wniosek nie zawiera braków. Wskazał, że podpis przypisany do
formularza wniosku obejmuje wszystkie jego elementy, w tym każdy z załączników.
Referendarz Sądowy nie podzielił stanowiska nadzorcy wykonania układu i wydał zarządzenie o zwrocie wniosku
o uchylenie układu. W uzasadnieniu wskazał: „plik mający stanowić uzasadnienie wniosku został dołączony do
wniosku jako jego załącznik (poprzez rubrykę „VI. Załączniki”). Było to o tyle istotne że pozwalało to zakwalifikować
go jako materiał związany z wnioskiem, ale nie stanowiący jego integralnej części co sprzeciwiało się objęciu go
skutkami podpisu złożonego pod wnioskiem. Skutki te mogłyby zaistnieć gdyby plik został dołączony do wniosku
poprzez rubrykę „V. Uzasadnienie” który przy podrubryce „Opis okoliczności uzasadniających wniosek o uchylenie
układu” przewidywał możliwość wprowadzenia pliku Tak dołączony plik można byłoby otworzyć z widoku samego
wniosku a nie poprzez kliknięcie opcji powiązane dokumenty / inne załączniki. Można byłoby wtedy przyjąć że
stanowi on integralną część wniosku i złożony pod wnioskiem podpis (z uwagi na niepodzielność obu dokumentów)
dotyczy także i jego zawartości co w przypadku dołączonego do wniosku załącznika było niemożliwe”.
Zarządzenie Referendarza Sądowego zostało przez nadzorcę zaskarżone.
Rozstrzygnięcie Sądu
Po rozpoznaniu skargi na orzeczenie Referendarza Sądowego, Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie
w uzasadnieniu zarządzenia z 15.9.2023 r., WA1M/GReu/34/2023, doszedł do następującej konkluzji: „w niniejszej
sprawie nie zaistniał brak formalny w postaci braku opatrzenia odrębnym podpisem elektronicznym pliku załączonego
do wniosku, a zawierającego jego uzasadnienie. Sąd co do zasady podziela przedstawioną w tym zakresie
argumentację wnioskodawcy. Złożony bowiem pod wnioskiem o uchylenie układu podpis elektroniczny
obejmuje całość tego pisma, w znaczeniu całości zbioru elektronicznych danych składających się na jedno
pismo stworzone i przesłane za pośrednictwem systemu KRZ. Częścią tego pisma jest również dołączony
jako załącznik plik „uzasadnienie”. Z uwagi na charakter składanego pisma oraz podpisu elektronicznego nie jest
też możliwym aby plik ten - w zasadzie jego treść - pochodziła od innego podmiotu lub była możliwa do modyfikacji.
Stanowi ona bowiem integralną część całego złożonego wniosku. Brak też jest podstaw do różnicowania sytuacji,
w której tekst uzasadnienia zamieszczony w rubryce formularza wniosku nie potrzebuje odrębnego podpisu, a tekst
dołączony jako załącznik (z uwagi na większą ilość znaków) już takiego podpisu wymaga”.

Komentarz
Problematyka podpisywania dokumentów elektronicznych była już w ostatnim czasie przedmiotem rozważań różnych
sądów. Sąd Najwyższy orzekł, że pod postanowieniem zawierającym jednocześnie uzasadnienie wystarczające jest
złożenie jednego podpisu elektronicznego (uchwała Sądu Najwyższego z 12.10.2023 r., III CZP 17/23,
). Za to
Naczelny Sąd Administracyjny stanął na stanowisku, że skargę do sądu administracyjnego, stanowiącą załącznik do
formularza pisma ogólnego, podpisanego podpisem zaufanym, przesłanego przez platformę ePUAP, należy uznać
za podpisaną jedynie wówczas, gdy została ona odrębnie podpisana podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym
albo podpisem osobistym (uchwała Naczelnego Sądu Administracyjnego z 6.12.2021 r., I FPS 2/21,
).
Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie zmierzył się w komentowanym orzeczeniu z zagadnieniem, które
jednak dotychczas nie zostało jednoznacznie rozstrzygnięte. Praktyka sądów, czy nawet poszczególnych sędziów,
była zaś bardzo różna. Argumentacja przedstawiona przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie

w klarowny sposób wyjaśnia, dlaczego żądanie oddzielnego podpisywania plików załączonych do podpisanego
formularza w KRZ jest niewłaściwe. W uzasadnieniu trafnie dostrzeżono techniczne aspekty elektronicznego
podpisu, w świetle których oczywiste jest, że podpis przypisany do formularza w KRZ obejmuje wszystkie jego
elementy, w tym wszelkie załączniki. Komentowane rozstrzygnięcie zasługuje na zdecydowaną aprobatę. Pozostaje
żywić nadzieję, że spotka się z szeroką recepcją.

Uzasadnienie zarządzenia z 15.9.2023 r., WA1M.GReu.34.2023

Orzeczenie Sądu Rejonowego dla m.st. Warszawy w Warszawie stanowi istotne wyjaśnienie dotyczące elektronicznego podpisywania dokumentów. W kontekście sporów dotyczących tego zagadnienia, przyjęcie, że podpis elektroniczny pod formularzem obejmuje także załączniki, ma duże znaczenie dla praktyki sądowej. Oczekuje się, że omawiane rozstrzygnięcie spotka się z pozytywnym przyjęciem.