Używanie służbowego auta do celów prywatnych pracownika

Zużycie paliwa służbowego auta przez pracowników na cele prywatne wymaga ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej - orzekł Naczelny Sąd Administracyjny. W artykule omawiane są kwestie dotyczące kosztów paliwa, wykorzystywania samochodów służbowych do celów prywatnych oraz obowiązku rejestracji zużycia paliwa na kasie fiskalnej.

Tematyka: paliwo służbowe, samochody służbowe, cele prywatne, kas fiskalna, Naczelny Sąd Administracyjny, ewidencjonowanie paliwa, obowiązek rejestracji, pracownicy, koszty paliwa, interpretacja podatkowa

Zużycie paliwa należącego do przedsiębiorstwa przez jego pracowników na ich cele osobiste podlega
obowiązkowi ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej – stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny.
Stan faktyczny
„T.” sp. z o.o. we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wskazała, że zamierza nabyć lub wziąć w odpłatne
użytkowanie samochody. Poza udostępnieniem pracownikom aut w celu umożliwienia im właściwej realizacji
obowiązków służbowych, „T.” sp. z o.o. zamierza wyrazić zgodę na wykorzystywanie przez nich samochodów
służbowych także do celów prywatnych. Koszty zakupu paliwa oraz inne niezbędne wydatki do realizacji przejazdów
prywatnych, przy okazji przejazdów służbowych, będą ponoszone bezpośrednio przez pracodawcę, jeśli zużycie na
cele prywatne pracownika będzie marginalne i sporadyczne oraz nie jest możliwe ustalenie, jaka część paliwa
została zużyta na potrzeby prywatne przy okazji realizacji obowiązków służbowych. Obowiązujące w spółce regulacje
wewnętrzne będą zakładać, że uprawnionemu pracownikowi zezwoli się na użytkowanie samochodów służbowych
w celach prywatnych po godzinach pracy oraz w weekendy, wówczas pracownik będzie dokonywał tankowania
paliwa we własnym zakresie i pokrywał je z własnych środków. „T.” sp. z o.o. wskazała, że mogą się zdarzyć
sytuacje, iż pracownik po godzinach pracy będzie używał samochodu z zatankowanym wcześniej dla celów
pracodawcy paliwem, lub wykorzystywał samochód dla celów służbowych na paliwie zatankowanym dla celów
prywatnych.
Na gruncie tak przedstawionego stanu faktycznego „T.” sp. z o.o. zwróciła się o wyjaśnienie: Czy z tytułu pokrycia
kosztów paliwa przez przedsiębiorstwo w związku z udostępnieniem pracownikom samochodów służbowych
do realizacji zadań służbowych, co do których nie można wykluczyć sporadycznego i okazjonalnego
wykorzystania do celów prywatnych odbywających się w trakcie realizacji zadań służbowych (takich jak
dojazd do sklepu, czy przedszkola) powstaje obowiązek rejestracji tych zdarzeń na kasie fiskalnej?
Zdaniem wnioskodawczyni skala wykorzystania samochodów do celów prywatnych przy okazji realizacji zadań
służbowych będzie nieznaczna i wyodrębnienie zużycia paliwa na te cele jest niemożliwe. W ocenie „T.” sp. z o.o. nie
ma bowiem faktycznej i prawnej możliwości ustalenia podstawy opodatkowania poprzez ujęcie ilościowe
i wartościowe ewentualnie zużytego przez pracownika paliwa do celów prywatnych realizowanych przy okazji
przejazdów służbowych. W konsekwencji pracodawca nie powinien być zobowiązany do rejestracji zużycia
służbowego paliwa przez pracowników do celów prywatnych realizowanych przy okazji podróży służbowych na kasie
rejestrującej.
Organ podatkowy uznał to stanowisko za nieprawidłowe. Skoro w tej sytuacji można mówić o nieodpłatnym
zużyciu towaru (paliwa) przez pracowników na ich cele osobiste, które podlega opodatkowaniu podatkiem VAT, to
czynność ta – na mocy art. 2 pkt 6 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j.: Dz.U. z 2018 r. poz. 2174
ze zm.; dalej jako: VATU) ‒ stanowić będzie sprzedaż, czyli odpłatną dostawę towarów. Zgodnie z art. 86 ust. 1 i ust.
2 VATU „T.” sp. z o.o. przysługiwać będzie ograniczone do 50% prawo do odliczenia podatku w odniesieniu do
wszystkich wydatków związanych z pojazdami samochodowymi przeznaczonymi do użytku „mieszanego”.
Wnioskodawczyni będzie miała obowiązek, co do zasady, ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej zużycia
paliwa należącego do niej przez pracowników na ich cele osobiste.
Organ wyjaśnił, że przypadki zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji regulowało rozporządzenie
Ministra Finansów z 4.11.2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu
kas rejestrujących (Dz.U. z 2014 r. poz. 1544; dalej jako: KasRejR14; następnie rozporządzenie Ministra Finansów
z 20.12.2017 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, Dz.U.
z 2017 r. poz. 2454; aktualnie rozporządzenie Ministra Finansów z 28.12.2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku
prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, Dz.U. z 2018 r. poz. 2519). Organ zauważył jednak, że
przewidziane w tej regulacji zwolnienia nie będą miały zastosowania do dostawy wyrobów przeznaczonych do
użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw
silnikowych, bez względu na symbol PKWiU.
Z uzasadnienia WSKA i NSA
Po bezskutecznym wezwaniu organu do usunięcia naruszenia prawa, „T.” sp. z o.o. wniosła skargę do
Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu. Sąd oddalił skargę, podkreślając związanie jej treścią,
w której zakwestionowano jedynie ocenę organu podatkowego co do obowiązku ewidencjowania za pomocą kasy
fiskalnej zużycia paliwa w samochodzie służbowym przez pracowników na cele prywatne. Poza przedmiotem sporu
była kwestia, czy w przedstawionym przez „T.” sp. z o.o. stanie faktycznym dochodzi do odpłatnej dostawy paliwa na

rzecz pracowników, w części w jakiej paliwo to wykorzystane zostało do celów prywatnych pracowników. Skarżąca
oraz organ podatkowy zgodnie twierdzą, że takie zużycie paliwa spełniać będzie warunki nieodpłatnego przekazania
towarów na cele osobiste pracowników, o którym mowa w art. 7 ust. 2 pkt 1 VATU.
Sąd wyjaśnił, że z obowiązujących przepisów jednoznacznie wynika, że w każdym przypadku gdy dochodzi do
sprzedaży na rzecz osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej, po stronie podatnika
powstaje obowiązek ewidencjonowania obrotu. Zatem w przedstawionym przez skarżącą stanie faktycznym
sprzedaż towarów - paliwa odbywać się będzie na rzecz podmiotów wskazanych w art. 111 ust. 1 VATU. Oznacza to,
że zużycie paliwa należącego do przedsiębiorstwa przez pracowników, na ich cele osobiste, podlegać będzie
obowiązkowi ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej.
Jednocześnie Sąd podkreślił, że zasadniczo obrót na rzecz pracowników zwolniony jest z ewidencjonowania, więc
gdyby przedmiotem obrotu na rzecz pracowników były towary określone w § 4 lit. b‒l KasRejR14 zwolnienie
z ewidencji miałoby zastosowanie. Jednak w przypadku paliw silnikowych taka szczególna regulacja nie została
przewidziana.
Naczelny Sąd Administracyjny oddalił skargę kasacyjną „T.” sp. z o.o. Stwierdził, że nieodpłatne zużycie
paliwa na cele osobiste pracowników spółki podlegać będzie obowiązkowi ewidencjonowania za pomocą
kasy rejestrującej, jako czynność wyłączona ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za
pomocą kasy rejestrującej, na mocy § 4 pkt 1 lit. m KasRejR14. W uzasadnieniu wyroku NSA podkreślił, że
skarga dotyczyła interpretacji podatkowej a nie postępowania podatkowego, dlatego argumentacja
podatniczki dotycząca braku realnej możliwości rejestracji zużycia paliwa na kasie fiskalnej nie mogła zostać
uwzględniona.
Wyrok NSA z 6.12.2018 r., I FSK 1622/16

Naczelny Sąd Administracyjny potwierdził, że nieodpłatne zużycie paliwa na cele osobiste pracowników spółki wymaga ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej. Decyzja ta wynika z § 4 pkt 1 lit. m KasRejR14. Pracodawcy powinni zatem uważnie monitorować i rejestrować zużycie paliwa na cele prywatne.