Dokumentacja niezbędna do stosowania pracowniczych kosztów autorskich

Do stosowania pracowniczych kosztów autorskich nie jest konieczne określenie wynagrodzenia za prace autorskie w umowie o pracę. Pracownik zobowiązany jest raportować pracodawcy czas spędzony na pracy twórczej oraz dostarczyć informacje potrzebne do rozliczenia. Sytuacja podlegała sporowi w kontekście dokumentowania przychodów z prac autorskich.

Tematyka: pracownicze koszty autorskie, prace autorskie, prawa autorskie, umowa o pracę, honorarium autorskie, dokumentacja, rozliczenie czasu pracy, podwyższone koszty uzyskania przychodu, interpretacja podatkowa, koszty uzyskania przychodów

Do stosowania pracowniczych kosztów autorskich nie jest wymagane, aby wysokość wynagrodzenia za
prace autorskie była określona w umowie o pracę.
Stan faktyczny
Informatyk, zwany dalej pracownikiem, jest zatrudniony w spółce na stanowisku architekta i konsultanta IT. Na
podstawie umowy o pracę może wykonywać prace twórcze w rozumieniu prawa autorskiego, związane głównie
z wytwarzaniem oraz rozwijaniem oprogramowania. Z chwilą przejęcia przez pracodawcę utworu wykonanego przez
pracownika (najpóźniej w ostatnim dniu zatrudnienia) wszelkie prawa autorskie przeniesione zostają bezpłatnie,
nieodwołalnie, bez ograniczeń terminowych i lokalnych na pracodawcę i stają się jego własnością, bez konieczności
składania dodatkowych oświadczeń woli.
Obowiązkiem pracownika jest raportować pracodawcy czas spędzony na pracy twórczej. Pracownik będzie w dobrej
wierze czynił starania, aby przeznaczyć nie więcej niż 75% miesięcznego czasu pracy na tworzenie utworów, które
podlegają ochronie z tytułu praw autorskich oraz przedstawiać pracodawcy utwory, które odzwierciedlają
zindywidualizowany, twórczy i oryginalny wkład pracownika. Z tytułu przeniesienia praw autorskich z pracownika na
pracodawcę, pracownikowi przysługuje honorarium autorskie. Wysokość tego honorarium ustalana będzie na
podstawie czasu pracy poświęconego na wytworzenie utworu.
Z uwagi na zróżnicowanie projektów, w które zaangażowani są pracownicy, różnorodność stanowisk pracy oraz
specyfikę wykonywanej przez nich pracy twórczej nie jest możliwe procentowe określenie udziału honorarium
w wynagrodzeniu ogółem. Jednakże ustala się, że pracownik może przeznaczyć maksymalnie 75% czasu pracy
w miesiącu na pracę twórczą. Ewidencja twórczego czasu pracy prowadzona jest przez pracodawcę na bieżąco na
podstawie danych dostarczanych przez pracowników co miesiąc w karcie czasu pracy lub poprzez narzędzie
wykorzystywane u pracodawcy do raportowania czasu pracy. Aby umożliwić pracodawcy rozliczenie pracy twórczej,
pracownik powinien dostarczyć informację, ile godzin dziennie spędził na pracy twórczej, podając nazwy projektów,
w które był zaangażowany w danym miesiącu oraz dodając krótki opis wykonywanych prac.
Z uwagi na powyższe uwarunkowania rozliczenie czasu pracy twórczej następuje na koniec okresu rozliczeniowego,
czyli według stanu na koniec roku kalendarzowego. Pracodawca dokonuje w ciągu roku regularnych potrąceń
podatków (bez uwzględnienia honorarium autorskiego). Raz w roku pracodawca odbiera (przejmuje) wszystkie
wykazane przez pracownika utwory na podstawie protokołu przekazania utworów. Protokół ten stanowi szczegółową
listę utworów wykonanych przez pracownika w ciągu całego roku. Wraz z PIT-11, pracownikowi przekazywana jest
informacja dodatkowa dotycząca wysokości przysługującego mu honorarium autorskiego, do którego zastosowanie
mają podwyższone koszty uzyskania przychodu. Wysokość honorarium obliczona jest na podstawie danych
dostarczonych przez pracownika.
Pracownik złożył zeznanie roczne, w którym w odniesieniu do wysokości honorarium wykazanego przez pracodawcę
w PIT-11 zastosował 50% koszty uzyskania przychodów.
Następnie złożył wniosek o interpretację podatkową, wnosząc o potwierdzenie prawidłowości tego rozliczenia. Organ
interpretujący uznał jego stanowisko za nieprawidłowe, twierdząc, że przychód z prac autorskich nie został
dostatecznie udokumentowany. Przez wyodrębnienie honorarium nie można uznać sytuacji, w której płatnik określa
je na podstawie czasu pracy przeznaczonego na pracę twórczą bądź procentowego udziału w ogólnym
wynagrodzeniu.
Podatnik złożył skargę do sądu.
Stan prawny
Koszty uzyskania niektórych przychodów z tytułu rozporządzania przez twórców prawami autorskimi wynoszą 50%
uzyskanego przychodu (art. 22 ust. 9 pkt 3 PDOFizU). Ustawa określa, do jakich prac twórczych ma zastosowanie
powyższy przepis (art. 22 ust. 9b PDOFizU), ale nie to jest przedmiotem sporu w sprawie. Sporny jest sposób
dokumentowania prac twórczych, o którym ustawa nie wspomina ani słowa.
Stanowisko WSA w Lublinie
Stawiane przez organ wymaganie, aby w umowie o pracę wyraźnie wskazano, jaka część wynagrodzenia
dotyczy obowiązków pracowniczych, a jaka pracy twórczej, jest bezpodstawne. Żaden z przepisów ustawy

podatkowej ani przepisów prawa autorskiego nie wymaga, aby dla zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania
przychodu niezbędne było jego wyodrębnienie kwotowe. Ważne jest, by w sposób jednoznaczny i precyzyjny można
było je wyodrębnić. A w niniejszej sprawie, pracodawca, oprócz ewidencjonowania czasu pracy twórczej, odebrał
(przejął) wszystkie stworzone przez pracownika utwory na podstawie protokołu. Protokół ten stanowi szczegółową
listę utworów wykonanych przez pracownika. Pracodawca wycenił każdy z utworów indywidualnie, biorąc pod uwagę
szereg czynników związanych z wykonaniem utworu. Konkretną kwotę honorarium za poszczególne utwory
przekazał pracownikowi w pisemnej informacji, dotyczącej tego roku.
Stwierdzenie zatem przez organ, że sposób ustalania wynagrodzenia za przeniesienie praw autorskich,
nieokreślający jego wartości w sprecyzowanej kwocie nie stwarza możliwości zastosowania 50% kosztów uzyskania
przychodów względem tego wynagrodzenia jest błędne.
Rozstrzygnięcie sądu zasługuje na pełną aprobatę. Sytuacją wręcz normalną jest to, że nie wiadomo z góry, jakie
utwory pracownik wytworzy w ciągu roku. Domaganie się więc określania honorarium za te utwory w umowie o pracę
jest wręcz kuriozalne.
Zasady ustalania i rozliczania honorarium przyjęte przez pracodawcę w niniejszej sprawie są drobiazgowe i można
powiedzieć, że wręcz profiskalne, skoro pracodawca nie zdecydował się stosować 50% kosztów już w zaliczkach, co
przecież nie jest wykluczone.
wyrok WSA w Lublinie z 28.8.2019 r. I SA/Lu 376/19

Sąd uznał, że nie jest konieczne wyodrębnianie kwotowe wynagrodzenia za przeniesienie praw autorskich, a ważne jest jednoznaczne i precyzyjne wyodrębnienie prac twórczych. Zasady ustalania i rozliczania honorarium przyjęte przez pracodawcę zostały uznane za zgodne z prawem.