Udostępnienie przez organ akt sprawy w formie skanów dokumentów

Tematyka: skany dokumentów, kopia akt sprawy, e-PUAP, kontrole podatkowe, przewlekłość, Wojewódzki Sąd Administracyjny, Naczelny Sąd Administracyjny

Kopia dokumentu akt sprawy, w rozumieniu art. 178 § 3 ustawy z 29.8.1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j.:
Dz.U. z 2019 r., poz. 1667 ze zm.; dalej jako: OrdPU) obejmuje także sporządzenie kopii dokumentów
w postaci dokumentów elektronicznych, czyli tzw. skanów – wynika z wyroku Naczelnego Sądu
Administracyjnego.
Stan faktyczny
Naczelnik Urzędu Skarbowego w R. prowadził wobec „S.” sp. z o.o. kontrolę podatkową w przedmiocie podatku od
towarów i usług. W toku kontroli, pełnomocnik spółki na podstawie art. 178 § 3 w zw. z art. 291 OrdPU wystąpił
z wnioskiem o wydanie elektronicznych kopii dokumentów (skanów dokumentów w formie papierowej lub
dokumentów elektronicznych) z akt prowadzonej kontroli podatkowej oraz przesłanie ich za pośrednictwem platformy
e-PUAP. Organ podatkowy poinformował „S.” sp. z o.o. o treści art. 178 § 1- 2 i § 4 OrdPU, wyjaśnił, że zapewnienie
stronie postępowania dostępu on-line do akt sprawy jest uprawnieniem a nie obowiązkiem organu podatkowego.
Realizacja tego uprawnienia uzależniona jest od organu podatkowego i dostępna w organach podatkowych, które
wdrożyły system elektronicznego zarządzania dokumentami. Organ nie posiada własnego systemu
teleinformatycznego, zatem strona może osobiście zgłosić się do siedziby organu, sporządzić notatki, odpisy oraz
kopie przy wykorzystaniu własnych urządzeń.
„S.” sp. z o.o. wniosła ponaglenie na niezałatwienie przez Naczelnika Urzędu Skarbowego w R. sprawy w terminie,
jednak Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w W. uznał je za bezzasadne. Wówczas spółka wystąpiła do
Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie ze skargą na przewlekłość. Dowodziła, że obowiązkiem
organu podatkowego, w celu prawidłowego przestrzegania zasady czynnego udziału strony w postępowaniu, jest
zapewnienie stronie możliwości niczym nieskrępowanego uczestnictwa w danej procedurze podatkowej. Stwierdziła,
że przy wydatkowaniu ogromnych kwot z budżetu państwa na informatyzację organów podatkowych, budowę
systemów elektronicznych w postaci ePUAP i Portalu Podatkowego, wymaganie przez organ podatkowy od
pełnomocników podatników, by dla zapoznania się z określonymi dokumentami z akt sprawy byli zmuszeni do
pokonywania kilkusetkilometrowych odległości, przeczy zarówno ekonomice procesowej, jak i celowości wydatków
budżetowych w powyższym zakresie. W skardze podkreślono też, że intencją wniosku było wyłącznie żądanie
udostępnienia skanu kopii akt kontroli podatkowej, nie zaś żądanie dostępu do akt on- line.
Stanowisko WSA i NSA
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uwzględnił skargę, zobowiązał Naczelnika Urzędu Skarbowego w R.
do rozpoznania wniosku „S.” sp. z o.o. stwierdzając, że organ dopuścił się przewlekłości. W ocenie Sądu organ
podatkowy w sposób wadliwy przyjął, że wniosek dotyczy dostępu do akt sprawy on-line, co jest sprzeczne z treścią
tego wniosku, z której wynika wprost, iż pełnomocnik skarżącej wystąpił na podstawie art. 178 § 3 OrdPU
o przesłanie drogą elektroniczną (e-PUAP) wyłącznie skanu żądanych dokumentów.
Sąd wskazał, że art. 178 § 3 OrdPU daje stronie postępowania prawo m.in. żądania wydania kopii akt sprawy,
złożenie przez stronę stosownego żądania powoduje, że organ podatkowy nie może odmówić dokonania tej
czynności. Zdaniem Sądu, w świetle art. 178 § 3 OrdPU pod pojęciem kopii dokumentu należy rozumieć także kopię
dokumentu papierowego sporządzoną w formie elektronicznej – skanu. W uzasadnieniu podkreślono, że za taką
wykładnią przemawia również treść rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 13.7.2017 r. zmieniającego
rozporządzenie w sprawie wysokości opłaty za sporządzenie kopii oraz odpisu dokumentów (Dz.U. z 2017 r., poz.
1409), w którym przewidziano opłatę za jedną stronę zeskanowanego dokumentu papierowego. Zdaniem Sądu,
uwzględniając założenie o spójności systemowej przepisów prawa nie można w procesach wykładni zakładać, że
przepisy OrdPU oraz przepisy wykonawcze mogą się wzajemnie wykluczać.
Naczelny Sąd Administracyjny oddalił skargę kasacyjną organu, wyjaśniając, że jeśli strona złoży wniosek
o wydanie kopii akt sprawy na podstawie art. 178 § 3 OrdPU, to organ ma obowiązek je wydać. Przy czym
w rozumieniu wskazanego przepisu, za kopię należy uznać również skan żądanych dokumentów. Chodzi tu
o czynność techniczną polegającą na tym, że kopia dokumentu przy wykorzystaniu współczesnej technologii
może zostać wykonana nie tylko przy użyciu kserokopiarki, ale także poprzez wykonanie skanu dokumentu.
Wyrok NSA z 8.10.2019 r., II FSK 1769/19

Naczelny Sąd Administracyjny oddalił skargę kasacyjną organu, wyjaśniając, że jeśli strona złoży wniosek o wydanie kopii akt sprawy na podstawie art. 178 § 3 OrdPU, to organ ma obowiązek je wydać. Przy czym w rozumieniu wskazanego przepisu, za kopię należy uznać również skan żądanych dokumentów. Chodzi tu o czynność techniczną polegającą na tym, że kopia dokumentu przy wykorzystaniu współczesnej technologii może zostać wykonana nie tylko przy użyciu kserokopiarki, ale także poprzez wykonanie skanu dokumentu. Wyrok NSA z 8.10.2019 r., II FSK 1769/19