Biuro wirtualne, ale problem z rejestracją VAT realny

Wirtualne biuro jako siedziba działalności gospodarczej budzi kontrowersje wśród organów podatkowych i sądów administracyjnych. Ostatni wyrok NSA wskazuje na konieczność poważnego podejścia do tego problemu. Wirtualne biura oferują tanie rozwiązania dla przedsiębiorców, ale często służą jedynie jako adres firmy. Rejestracja VAT może być utrudniona, gdy organy podatkowe stwierdzą brak rzeczywistej działalności w biurze wirtualnym.

Tematyka: wirtualne biuro, rejestracja VAT, organy podatkowe, sądy administracyjne, NSA, rzetelność podatnika, prewencyjna weryfikacja, system podatkowy

Wirtualne biuro jako siedziba działalności gospodarczej od dłuższego czasu jest w oczach organów
podatkowych raczej „passe”. Przyjęło się, że tego rodzaju okoliczność jest znakiem ostrzegawczym,
„czerwoną flagą” mogącą świadczyć o nierzetelności podmiotu. Podobne stanowisko prezentują też sądy
administracyjne. Dowodem najnowszy wyrok NSA z 13.11.2019 r., I FSK 1363/17. Czy oznacza to, że
działalność wirtualnych biur czeka zagłada? To wniosek dalece przesadzony, ale do problemu należy
podejść z należytą powagą.
Stan faktyczny
Tzw. wirtualne biura to odpowiedź rynku na potrzebę tanich miejsc prowadzenia działalności gospodarczej. To
miejsca zapewniające przysłowiowe biurko oraz często także obsługę biurowo-rachunkową, telefon i przestrzeń
konferencyjną „na godziny”. Współdzielona z innymi przedsiębiorcami przestrzeń to oszczędność kosztów, zwłaszcza
w porównaniu z wynajmem tradycyjnego biura albo zakupem lokalu.
Ten idylliczny obraz ma jednak drugie oblicze. Wirtualne biuro w praktyce często służy jedynie jako adres
działalności. Adres, pod którym często niewiele poza przyjmowaniem korespondencji się dzieje. Problem w tym, że te
drugie oblicze zwykle widzą organy podatkowe.
W opisywanej sprawie, przekonała się o tym także pewna spółka z o.o. Jej wspólnicy złożyli zgłoszenie rejestracyjne
do celów VAT, wskazując jako miejsce siedziby właśnie biuro wirtualne (podobnie, z pozytywnym skutkiem, czyniąc
uprzednio na potrzeby rejestracji w KRS). Rzecz w tym, że naczelnik urzędu skarbowego skorzystał
z przysługującego mu uprawnienia do zweryfikowania rzetelności danych rejestracyjnych, po czym rejestracji VAT
odmówił. Organ odwoławczy decyzję podtrzymał.
Dlaczego? Zdaniem organów, w lokalu wirtualnego biura w istocie nie funkcjonował bowiem zarząd spółki. Za „adres
siedziby” dla celów VAT nie może być uznany adres, pod którym nie jest wykonywana żadna działalność. Organ
ustalił przy okazji, że z umowy świadczenia usługi wirtualnego biura wynika jedynie prawo do posługiwania się
adresem. Spółka nie jest zaś zainteresowana rzeczywistym (fizycznym) korzystaniem ze swojej rzekomej siedziby,
nie przebywa w niej jej personel (czyli de facto prezes), brak będzie dodatkowego wyposażenia. Umowa określa
wręcz wprost zobowiązanie usługodawcy świadczącego usługę biura wirtualnego jedynie do otwierania kierowanych
do spółki przesyłek, skanowania ich i przesyłania wspólnikom pod inne adresy. Zdaniem organu, przyczynia się to do
uniemożliwienia komunikacji z podatnikiem poprzez brak możliwości faktycznego doręczenia korespondencji
urzędowej.
Stanowisko sądów
WSA w wyroku z 27.4.2017 r. (I SA/Kr 103/17) oddalił skargę na zaskarżoną decyzję. Sąd podzielił argumentację
odnośnie definicji „adresu siedziby”, zwrócił także uwagę, że prawidłowe określenie siedziby ma znaczenie
chociażby dla ustalenia właściwości organu podatkowego. Z natury rzeczy, umowa wirtualnego biura umożliwia
jedynie incydentalne korzystanie z przestrzeni (np. gdy nie jest ona akurat zajęta przez inny podmiot). Potencjalna
możliwość skorzystania z biura za dodatkową opłatą i w oznaczonym w umowie czasie, nie może powodować
uznania, że biuro to stanowi siedzibę skarżącej spółki. Nie ma ona bowiem nieograniczonego do niego dostępu.
NSA w przywoływanym na wstępie wyroku usankcjonował stanowisko organów podatkowych oraz WSA, dodając im
należnej powagi. Wygląda więc na to, że praktyka podatkowa jest w tym zakresie wyjątkowo zgodna. Wniosek;
w wirtualnym biurze nie można zarejestrować działalności dla celów VAT.
Takie właśnie wnioski będą więc pewnie wyciągać organy podatkowe. I wyciągają – o czym przekonuje się
większość przedsiębiorców rejestrujących działalność we współdzielonej przestrzeni, ale także np. w miejscu
zamieszkania. Rzecz jednak w tym, że takie wnioski absolutnie nie są słuszne. Rejestracja rejestracji bowiem
nierówna. Spróbujmy zatem zastanowić się, dlaczego w opisywanej sprawie tak naprawdę organy odmówiły
rejestracji VAT.
To prawda, że wirtualne biura źle się w praktyce VAT kojarzą. Złą sławę zyskały na kanwie postępowań
ukierunkowanych na zwalczanie wyłudzeń VAT. Firmy-słupy często właśnie w takich miejscach rejestrowały swoje
siedziby. Często też płaciły za usługę gotówką z góry (np. za rok), i…tyle je widziano.
To prawda, że siedziba w biurze wirtualnym konsekwentnie wskazywana jest jako znak ostrzegawczy w procesie
weryfikacji kontrahentów. Czyni to chociażby osławiona Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej
staranności. Posługując się cytatem, „w przypadku, w którym kontrahent jako adres siedziby lub miejsca prowadzenia

działalności gospodarczej wskazał adres, pod którym mieściło się jedynie tzw. wirtualne biuro świadczące usługi
udostępnienia adresu dla celów rejestracyjnych, mogły istnieć uzasadnione wątpliwości co do wiarygodności
kontrahenta”. W tym miejscu organy podatkowe często stawiają kropkę.
Gwoli uczciwości, rzeczona metodyka wskazuje bowiem, że wirtualne biuro winno budzić „uzasadnione wątpliwości”
tylko wtedy, gdy posługiwanie się wirtualnym adresem nie jest adekwatne dla skali działalności gospodarczej
danego podmiotu, albo gdy pozostaje w oczywistej sprzeczności ze skalą lub rodzajem działalności
kontrahenta. Czyli – nie zawsze, lecz wyłącznie wtedy, gdy tego rodzaju „siedziba” wzbudza oczywiste podejrzenia.
Takie właśnie wnioski płyną z omawianej sprawy. Dlatego, warto pochylić się nad tym tematem z większą atencją by
wskazać, dlaczego tak naprawdę organy odmówiły rejestracji VAT. Czy wirtualne biuro było tu realną przyczyną, czy
tylko pretekstem?
• Nieadekwatność siedziby do przedmiotu działalności – spółka zamierzała prowadzić działalność w zakresie
wynajmowania powierzchni parkingowej w centrum logistycznym. Rzecz w tym, że miałoby mieć to miejsce
w zupełnie innym mieście niż lokalizacja wirtualnego biura (oddalonym o kilkadziesiąt kilometrów). W tym mieście się
spotykać wspólnicy. Tam też wreszcie spółka wynajęła inny lokal, lecz nie wskazała go jako siedzibę;
• Nieadekwatność nakładów finansowych w stosunku do przedmiotu działalności – kapitał zakładowy spółki na
moment rejestracji wynosił 5.000 zł (ustawowe minimum), dopiero później został podwyższony o kolejne 50.000 zł.
Organy przytomnie zauważyły, że to kropla w morzu potrzeb działalności inwestycyjnej związanej
z nieruchomościami;
• Nieadekwatny model biznesowy – podstawowym źródłem finansowania spółki miały być pożyczki udzielane przez
jednego ze wspólników (cienka kapitalizacja). Tego rodzaju „zoptymalizowany” model zmierzał do zmniejszania,
a wręcz unikania opodatkowania przez spółkę, a w konsekwencji do fikcyjnego sposobu prowadzenia działalności
(przynajmniej z podatkowego punktu widzenia);
• Nieadekwatna przeszłość wspólników – zasiadali oni w zarządach licznych spółek z o.o. posiadających zaległości
podatkowe, wobec których toczą się z lepszym lub gorszym skutkiem egzekucje;
• Nieadekwatny biznes plan – spółka utrzymywała zamiar prowadzenia działalności nie zważając (nieświadomie?),
że dla prowadzenia inwestycji niezbędna była zgoda ze strony zarządzającej centrum logistycznym. Zgoda, która jak
pewnie czytelnik się domyśla – nie została udzielona.
Wnioski? Ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm., dalej: VATU)
w obecnym brzmieniu dość wysoko stawia poprzeczkę rejestracji i funkcjonowania podmiotom, co do których organy
podatkowe mają określone wątpliwości. Przepisy dają jasną prerogatywę organom podatkowym odnośnie weryfikacji
danych w zgłoszeniu rejestracyjnym i wydawania decyzji odmownych (art. 96 ust. 4 i 4a VATU).
Podmioty takie dość łatwo mogą też zostać wykreślone z rejestru z urzędu (art. 96 ust. 9 i 9a VATU). Historia takich
zdarzeń widoczna też jest w rejestrze „białej listy” (art. 96b VATU). Organy podatkowe mają więc w pełni
uzasadnione możliwości tzw. prewencyjnej weryfikacji kandydatów na podatników VAT (co podkreśla omawiane
orzeczenie). Wszystko w imię uszczelniania systemu podatkowego i ochrony uczciwych podatników przed
negatywnymi konsekwencjami odliczania VAT naliczonego z tzw. pustych faktur.
Z drugiej strony, prerogatyw tych nie można nadużywać. Jeżeli bowiem siedzibę w wirtualnym biurze zarejestruje np.
prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą doradca podatkowy lub informatyk, który potrzebuje tej
przestrzeni wyłącznie do okazjonalnych spotkań z klientami, ocena organów powinna być inna. Nie o same wirtualne
biuro w omawianej sprawie więc chodzi, lecz o ogół okoliczności świadczących o rzetelności podatnika lub jej braku.
W niniejszej sprawie, należy przyznać organom podatkowym i sądom pełną rację. Przeanalizowali wszystkie
okoliczności i wyciągnęli słuszne wnioski. Niemniej, na kanwie omawianej sprawy w świat pójdzie przekaz: „nie
można prowadzić działalności w wirtualnym biurze, tak orzekł NSA”. Jeśli organy podatkowe podejdą do tej sprawy
tak bezrefleksyjnie – prewencyjna funkcja będzie zwyczajnie nadużywana.
Wyrok NSA z 13.11.2019 r., I FSK 1363/17

W świetle omawianej sprawy organy podatkowe i sądy administracyjne podkreślają konieczność rzetelnego podejścia do rejestracji VAT w wirtualnych biurach. Przypadki, gdzie siedziba w biurze wirtualnym jest jedynie pretekstem dla unikania opodatkowania, nie powinny mieć miejsca. Rzetelność podmiotów rejestracji VAT jest kluczowa dla uczciwego funkcjonowania systemu podatkowego.