Skuteczność doręczenia zastępczego
Nieprawidłowości formalne zaistniałe przy dokonywaniu doręczenia zastępczego (przez awizo) mogą spowodować, że doręczenie to zostanie uznane za bezskuteczne. Publikacja analizuje przypadki, w których błędy w procedurze doręczenia prowadzą do konsekwencji prawnych, jak np. uchybienie terminowi wniesienia odwołania. Autorzy omawiają również decyzję sądu oraz jej implikacje dla praktyki administracyjnej, podkreślając znaczenie przestrzegania ścisłych procedur doręczania zastępczego.
Tematyka: doręczenie zastępcze, awizo, braki formalne, skarga do sądu, fikcja doręczenia, formalizm w postępowaniu administracyjnym
Nieprawidłowości formalne zaistniałe przy dokonywaniu doręczenia zastępczego (przez awizo) mogą spowodować, że doręczenie to zostanie uznane za bezskuteczne. Publikacja analizuje przypadki, w których błędy w procedurze doręczenia prowadzą do konsekwencji prawnych, jak np. uchybienie terminowi wniesienia odwołania. Autorzy omawiają również decyzję sądu oraz jej implikacje dla praktyki administracyjnej, podkreślając znaczenie przestrzegania ścisłych procedur doręczania zastępczego.
Nieprawidłowości formalne zaistniałe przy dokonywaniu doręczenia zastępczego (przez awizo) powodują - co do zasady - że doręczenie to należy uznać za bezskuteczne. Stan faktyczny Organ podatkowy wydał wobec spółki z o.o. decyzję wymiarową w CIT. W dniu 2.1.2019 r. przesyłka zawierająca tę decyzję, skierowana do skarżącej, wróciła do organu z adnotacją „ZWROT nie podjęto w terminie”. Organ podatkowy, ustalając prawidłowość doręczania przesyłki przez pocztę, stwierdził - na podstawie strony pocztowej Śledzenie przesyłek - Tracking - że pismo z decyzją było awizowane dwukrotnie: 12 i 20 grudnia, ale fakt ponownego awizowania nie został odnotowany na kopercie przesyłki ani na blankiecie potwierdzenia odbioru. Organ zwrócił się więc do poczty z pismem o potwierdzenie faktu powtórnego awizowania, załączając kserokopię koperty zwróconej przesyłki. W odpowiedzi poczta potwierdziła fakt powtórnego awizowania i odesłała przesłaną przez organ kopię koperty z przybitą pieczęcią „Awizowano powtórnie”. Na pieczęci tej dopisano odręcznie datę 20.12.2019 r. i umieszczono pod nią nieczytelny podpis. W lutym 2019 r. spółka zwróciła się do organu o przekazanie kopii decyzji wydanej wobec spółki, po czym wniosła od niej odwołanie. W odwołaniu spółka podniosła, że w sprawie nie nastąpiło skuteczne doręczenie decyzji przez awizo, wobec czego termin do wniesienia odwołania rozpoczął bieg w lutym 2019 r., kiedy to spółka odebrała kserokopię decyzji poświadczoną za zgodność z oryginałem. W aktach postępowania brak jest bowiem pieczęci bądź zapisu listonosza o awizacji powtórnej. Jednak organ podatkowy stwierdził, że odwołanie zostało wniesione z uchybieniem terminowi. W ocenie organu uzyskane dowody w sposób niebudzący wątpliwości potwierdzają fakt pozostawienia awiza w dniu 20.12.2018 r. W sprawie istotne znaczenie ma bowiem fakt dwukrotnego dokonania czynności awizowania, a nie fakt niedokonania zapisu na kopercie przez listonosza. Spółka wniosła skargę do sądu. Stan prawny Zgodnie z art. 150 OrdPU w przypadku, w którym doręczyciel nie zastał adresata w miejscu doręczenia przesyłki, możliwe jest tzw. doręczenie zastępcze pisma, polegające na tym, że w miejscu doręczenia dwukrotnie pozostawia się informację o pozostawieniu pisma do odbioru w placówce doręczyciela (tzw. awizo). Jeśli adresat nie podejmie pisma w ciągu 14 dni od dnia pierwszego zawiadomienia (a tak stało się w niniejszej sprawie) pismo uznaje się za doręczone w dniu, w którym upływa ten 14-dniowy termin. Stanowisko WSA w Gorzowie Wielkopolskim Sąd uznał skargę za zasadną. Uzasadnienie sąd zaczął od ważnych uwag o charakterze ogólnym, wskazując, że celem art. 150 OrdPU jest zapobieżenie możliwości tamowania postępowania przez strony poprzez unikanie odbioru korespondencji. Przepis ten wprowadza więc tzw. fikcję doręczenia. Jednocześnie należy mieć na uwadze, że każde postępowanie, także podatkowe, musi być tak ukształtowane, aby umożliwić stronie osobisty udział w czynnościach procesowych i jej wysłuchanie przez organ prowadzący postępowanie. Kwestia doręczeń powinna zatem być tak rozwiązana, aby działająca w dobrej wierze i z należytą starannością strona tego postępowania nie była zaskakiwana negatywnymi konsekwencjami doręczenia pisma w sytuacji, gdy bez własnej winy nie była w stanie zapoznać się z jego treścią. Doręczenie jest w postępowaniu organów administracji czynnością wysoce sformalizowaną, by z jednej strony zapewnić gwarancje podstawowych praw strony w tym postępowaniu, a z drugiej - chronić organy przed negatywnym skutkiem działań strony zmierzającej do utrudnienia czy wydłużenia postępowania. Dlatego liczy się tu ścisłe przestrzeganie procedury doręczania, a za wszelkie błędy popełnione w tym zakresie odpowiada organ administracji. W konsekwencji, błąd w trybie doręczenia powoduje, że czynność doręczenia, a w szczególności oparta na fikcji doręczenia, nie może być uznana za skuteczną. W rozpatrywanej sprawie wystąpił brak na kopercie adnotacji o powtórnej awizacji przesyłki. Nie było tej adnotacji także na druku zwrotnego poświadczenia odbioru (ZPO, czyli tzw. zwrotce). Zdaniem sądu przekreśla to skuteczność doręczenia. Co prawda możliwe jest uzupełnianie danych zawartych w urzędowym poświadczeniu odbioru innymi dowodami, np. informacjami uzyskanymi z systemu śledzenia przesyłek, ale tylko wówczas, gdy z samego poświadczenia odbioru przesyłki (lub z adnotacji zawartych na kopercie) wynika, że wszystkie czynności operatora pocztowego zostały dokonane, lecz na przykład z uwagi na nieczytelność pieczęci można mieć wątpliwości co do dat tych czynności. Natomiast w niniejszej sprawie z uwagi na niekompatybilność danych zwartych w systemie śledzenia przesyłek, z wzorcem doręczenia zawartym w art. 150 OrdPU niedopuszczalne jest zastępowanie potwierdzenia odbioru jego duplikatem, a co gorsza kopią koperty z dostawioną pieczęcią, powstałymi ex post na podstawie systemu śledzenia przesyłek bądź innych, bliżej nie określonych ewidencji pocztowych. Niniejszy wyrok wpisuje się w konsekwentną linię orzeczniczą sądów nakazującą zachowywanie ścisłego formalizmu przy dokonywaniu doręczenia zastępczego, zwanego potocznie doręczeniem przez awizo. I bardzo dobrze, bo przecież istotą tego doręczenia jest twierdzenie, że podatnik otrzymał decyzję, pomimo tego, iż jej faktycznie nie otrzymał. Trafnie sąd to uwypuklił, akcentując, że wszelkie niedociągnięcia formalne powinny skutkować uznaniem doręczenia za nieskuteczne. Nauka z tego przypadku jest następująca. Jeśli podatnikowi zdarzy się dowiedzieć po czasie, że w stosunku do niego została wydana i, być może, zaczyna być już egzekwowana jakaś decyzja, którą uznano za doręczoną zastępczo (przez awizo), to powinien sprawdzić w aktach sprawy, czy dokumentacja tego doręczenia (koperty i zwrotki) została sporządzona prawidłowo. Jeśli dostrzeże tu jakieś uchybienia, ma - jak widać - duże szanse na doprowadzenie do uznania, że decyzja nie została jednak doręczona. A to ma znaczenie przede wszystkim z punktu widzenia zaskarżania decyzji. Wyrok WSA w Gorzowie Wielkopolskim z 24.10.2019 r., I SA/Go 614/19
Wyrok sądu nakazujący zachowanie formalizmu przy doręczaniu zastępczym stanowi istotną naukę z tego przypadku. Konieczność prawidłowego dokumentowania procesu doręczenia oraz ewentualne konsekwencje niedociągnięć formalnych są analizowane w kontekście ochrony praw stron w postępowaniu administracyjnym. Autorzy podkreślają, że błąd w trybie doręczenia może skutkować uznaniem czynności za nieskuteczną, co ma istotne znaczenie dla strony postępowania.