Ustalanie daty nadania pisma przesyłką zwykłą

Tematyka: nadanie pisma, przesyłka zwykła, data nadania, koperta, termin odwołania, postanowienie, sąd administracyjny

W sytuacji gdy organ z przyczyn leżących po jego stronie nie jest w stanie przedstawić koperty pozwalającej
na ustalenie bez cienia wątpliwości daty nadania przesyłki zwykłej w urzędzie pocztowym, niedopuszczalne
jest wywodzenie z tego niekorzystnych dla podatnika skutków prawnych.
Stan faktyczny
Spółka otrzymała niekorzystną decyzję podatkową, od której wniosła odwołanie, wysyłając je zwykłą pocztową
przesyłką listowną, a więc przesyłką nierejestrowaną przez pocztę i bez potwierdzenia odbioru przez adresata.
Przesyłka ta dotarła do urzędu po upływie 14 dni od doręczenia decyzji spółce, wobec czego organ podatkowy wydał
postanowienie, w którym stwierdził, że spółka uchybiła terminowi do wniesienia odwołania i w konsekwencji
odwołanie nie może zostać rozpatrzone.
Organ uznał, że skoro spółka nie dysponuje pocztowym dowodem nadania odwołania ani żadnym innym dowodem
wskazującym na to, kiedy i gdzie odwołanie złożyła, to za datę złożenia odwołania należało przyjąć datę jego wpływu
do organu, umieszczoną na znajdującej się na odwołaniu prezentacie. Organ podkreślił, że spółka prawa
handlowego prowadząca działalność gospodarczą winna wykazać się dbałością o własne interesy i nadawać pisma
urzędowe w taki sposób, aby posiadać dowody ich nadania.
Spółka zaskarżyła to postanowienie do sądu, podnosząc m.in., że odwołanie wpłynęło w kopercie, która została
przez organ zgubiona.
Stan prawny
• Odwołanie od decyzji podatkowej należy wnieść w terminie 14 dni od jej otrzymania (art. 223 § 2 pkt 1 OrdPU).
• Jeżeli odwołanie jest przesyłane pocztą, to termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo
zostało nadane w polskiej placówce pocztowej (art. 12 § 6 pkt 2 OrdPU).
• Jeżeli organ podatkowy ustali, że podatnik uchybił terminowi do wniesienia odwołania, stwierdza to w formie
postanowienia (art. 228 § 1 pkt 2 OrdPU), które zamyka możliwość rozpatrzenia odwołania.
Stanowisko WSA w Bydgoszczy
Sąd uchylił zaskarżone postanowienie. Wskazał, że stwierdzenie uchybienia terminowi do wniesienia środka
odwoławczego, o ile termin ten nie zostanie we właściwym trybie przywrócony, zamyka stronie możliwość
dochodzenia swoich praw przed organem wyższej instancji. Wydając zatem takie postanowienie, organ winien
mieć pewność, że do uchybienia terminu faktycznie doszło, a okoliczności te winny wynikać z materiału dowodowego
zgromadzonego w aktach sprawy w sposób niebudzący wątpliwości. W niniejszej sprawie, w której kluczowe jest
ustalenie daty nadania pisma na poczcie, pismo nadano przesyłką zwykłą (nierejestrowaną), a taki sposób nadania
pisma jest - w świetle Ordynacji podatkowej - dopuszczalny. Potwierdzeniem oddania pisma jest w takim
wypadku umieszczona na kopercie pieczęć poczty z widniejącą na niej datą. Dowód ten z chwilą otrzymania
przesyłki jest w posiadaniu jej adresata. Z tego też względu obowiązkiem organu jest traktowanie tego
dowodu z najwyższą starannością i zachowanie koperty z datą stempla pocztowego, w której pismo zostało
przesłane. Tymczasem w niniejszej sprawie pracownik organu kopertę zniszczył. W sytuacji gdy organ z przyczyn
leżących po jego stronie nie jest w stanie przedstawić koperty pozwalającej na ustalenie bez cienia wątpliwości
konkretnej daty nadania przesyłki w urzędzie pocztowym, niedopuszczalne jest wywodzenie niekorzystnych dla
podatnika skutków prawnych. Błąd pracownika organu, który nie zachował koperty, nie może skutkować
niekorzystnymi skutkami prawnymi dla strony wnoszącej odwołanie.
Należy więc przyjąć, że odwołanie spółki zostało wniesione z zachowaniem terminu do jego wniesienia.
Niniejsza sprawa pokazuje, jak ważne potrafią być szczegóły proceduralne, niekiedy przez podatników lekceważone
i w konsekwencji im nieznane. Postępowanie organu mogło doprowadzić do nierozpatrzenia odwołania, czego
najważniejszą konsekwencją byłoby dla spółki zamknięcie możliwości zaskarżenia decyzji podatkowej do sądu
administracyjnego. Nie doszło do tego dzięki wyrokowi sądu, którego słuszność nie budzi najmniejszych wątpliwości.
W procedurach podatkowych podatnik poddany jest machinie władzy publicznej, wobec czego powinny mu
przysługiwać wszelkie gwarancje formalne w sporze z fiskusem. Na szczęście sądy o tym nie zapominają.
Na marginesie wskażmy, że nadawanie pism do urzędów przesyłką zwykłą jest czynnością podwyższonego ryzyka.
W tej sprawie spółka się wybroniła. A gdyby poczta przesyłkę zagubiła? Jakie szanse ma nadawca na udowodnienie,

że przesyłkę nadał i że było w niej właśnie pismo o takiej a nie innej treści? Na nieszczęście dla nadawców takich
przesyłek pytanie to można uznać za retoryczne.
Wyrok WSA w Bydgoszczy z 13.11.2019 r., I SA/Bd 572/19

Niniejsza sprawa pokazuje, jak ważne potrafią być szczegóły proceduralne, niekiedy przez podatników lekceważone i w konsekwencji im nieznane. Postępowanie organu mogło doprowadzić do nierozpatrzenia odwołania, czego najważniejszą konsekwencją byłoby dla spółki zamknięcie możliwości zaskarżenia decyzji podatkowej do sądu administracyjnego. Nie doszło do tego dzięki wyrokowi sądu, którego słuszność nie budzi najmniejszych wątpliwości.