Warunki umożliwiające 100% odliczenie VAT od wydatków na samochód osobowy
Wykluczenie użycia pojazdów do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest kluczowym aspektem umożliwiającym 100% odliczenie VAT od wydatków na samochód osobowy. Spółka złożyła wniosek o interpretację podatkową w celu potwierdzenia tego prawa. W publikacji omówiono warunki organizacyjne, ewidencję pojazdu, zakładowe zasady korzystania z pojazdów oraz kontrolę ich wykorzystania.
Tematyka: odliczenie VAT, samochód osobowy, warunki organizacyjne, ewidencja pojazdu, zakładowe zasady korzystania, kontrola wykorzystania, parkowanie samochodów, wyrok sądu, interpretacja podatkowa
Wykluczenie użycia pojazdów do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest kluczowym aspektem umożliwiającym 100% odliczenie VAT od wydatków na samochód osobowy. Spółka złożyła wniosek o interpretację podatkową w celu potwierdzenia tego prawa. W publikacji omówiono warunki organizacyjne, ewidencję pojazdu, zakładowe zasady korzystania z pojazdów oraz kontrolę ich wykorzystania.
Wykluczenie użycia pojazdów do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą należy postrzegać jako ustalenie i wprowadzenie takich zasad używania pojazdów, które dadzą maksymalną gwarancję wykorzystania ich wyłącznie w działalności gospodarczej podatnika. Stan faktyczny Spółka z o.o. złożyła wniosek o wydanie interpretacji podatkowej potwierdzającej prawo do pełnego odliczania VAT od wydatków na firmowe samochody osobowe przy spełnieniu następujących warunków organizacyjnych. Spółka złożyła do urzędu skarbowego informacje VAT-26. Ewidencja pojazdu Spółka prowadzi ewidencję pojazdu dla każdego samochodu, która zawiera: - numer rejestracyjny pojazdu samochodowego; - dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji; - stan licznika przebiegu pojazdu na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji; - liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji; - wpisy osoby kierującej pojazdem dotyczące każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujące: kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem. Ewidencje prowadzi wyznaczony pracownik spółki. Zakładowe zasady korzystania z pojazdów Spółka w wewnętrznym zarządzeniu oraz jako załącznik do prowadzonej ewidencji określiła ścisłe zasady korzystania z samochodów. Zasady te nie przewidują możliwości wykorzystania pojazdu do celów innych niż związanych z działalnością gospodarczą i zawierają m.in. zapis, że "Osoba kierująca zobowiązuje się do używania pojazdu wyłącznie w celu wykonywania obowiązków służbowych i do dokonywania wpisów w ewidencji przebiegu pojazdu dostarczonej przez Spółkę zgodnie z obowiązującymi przepisami. Pracownik oświadcza, że jest świadomy, że naruszenie jego obowiązków wynikających z niniejszych zasad może skutkować m.in. nałożeniem na Pracodawcę grzywny, za którą Pracownik może zostać pociągnięty do odpowiedzialności materialnej." Kontrola Spółka kontroluje zakaz wykorzystania pojazdu do celów prywatnych przede wszystkim poprzez weryfikację pokonywanych przez pojazd kilometrów i porównanie tych danych z informacjami deklarowanymi przez kierujących w ewidencji prowadzonej dla pojazdu. Dodatkowo porównywane będą dane z systemu obsługi kart flotowych do tankowania paliwa, ponieważ każdorazowo tankujący pojazd ma obowiązek podania stanu licznika na moment tankowania pojazdu, co wynika z zasad korzystania z paliwowych kart flotowych, za pomocą których spółka nabywa paliwo do samochodów. Dzięki temu spółka może zweryfikować, czy pojazd tankowany był w linii wykonywanej przez kierującego trasy opisanej w ewidencji, w jakich godzinach był tankowany oraz czy ilość przejechanych kilometrów odpowiada trasie wskazanej przez kierującego w ewidencji. Za weryfikację odpowiedzialna jest oddzielna osoba na stanowisku kierownika operacyjnego, wspólnie z osobą prowadzącą ewidencję pojazdu. Parkowanie samochodów w miejscu zamieszkania pracowników Spółka prowadzi działalność w zakresie świadczenia usług informatycznych oraz sprzedaży oprogramowania. Często zachodzi konieczność delegowania pracowników w podróże służbowe. W celu bardziej efektywnego wykorzystania czasu, pracownicy pobierają samochody służbowe bezpośrednio po zakończeniu pracy w danym dniu. Jest to moment rozpoczęcia podróży służbowej. Następnie pracownicy udają się do swojego miejsca zamieszkania, gdzie nocują. Następnego dnia pracownicy kontynuują podróż służbową z miejsca zamieszkania do miejscowości docelowej. Dzięki temu pracownicy nie tracą rano czasu na odebranie pojazdu z siedziby spółki i mogą od razu przystąpić do podróży i wcześniej docierają do celu. W rezultacie podróż służbowa trwa krócej. Zdarza się również, że gdy pracownicy późno kończą podróż służbową, wówczas jadą bezpośrednio do miejsca zamieszkania, natomiast następnego dnia kontynuują podróż służbową do siedziby spółki i zdają samochód służbowy. Dzięki temu pracownicy mogą wcześniej w danym dniu zakończyć podróż służbową. Od chwili odebrania samochodu do momentu jego zwrotu pracownicy nie mogą korzystać z pojazdu do celów prywatnych, do czego obligują ich wewnętrzne regulacje zakładowe. Organ interpretujący uznał, że w powyższym stanie faktycznym nie są spełnione warunki pełnego odliczania VAT. Samo parkowanie pojazdu w miejscu zamieszkania co do zasady pozwala pracownikowi na potencjalne wykorzystanie samochodu do celów prywatnych. W żaden sposób nie zmienia tego wprowadzony w wewnętrznym zarządzeniu zapis zakazujący takiego użytku. Spółka zaskarżyła interpretację do sądu. Stan prawny Zgodnie z art. 86a VATU podatek naliczony przy wydatkach na służbowy samochód osobowy może być odliczany w 50%, ale możliwe jest odliczanie 100%, jeżeli samochód jest wykorzystywany "wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika", a podatnik wprowadzi odpowiednie zasady używania samochodów, będzie prowadził ewidencję przebiegu i zgłosi informację o pojazdach (PIT-26) w terminie 7 dni od dnia, w którym poniósł pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami. Stanowisko WSA w Rzeszowie Sąd przyznał rację spółce. W ocenie sądu, podjęte przez spółkę działania należy uznać za wystarczające dla zabezpieczenia wykorzystania pojazdów dla celów działalności gospodarczej, a tym samym wykluczające ich użycie dla celów niezwiązanych z tą działalnością. Organ, ponownie wydając interpretację, zobowiązany jest to stanowisko przyjąć. Sąd wskazał, że przepisy ustawy o VAT nie określają sposobu, w jaki podatnik ma zapewnić w swojej firmie wyeliminowanie użytku prywatnego używanych w niej pojazdów samochodowych dla celów pełnego odliczenia podatku naliczonego. W orzecznictwie sądów administracyjnych ugruntował się pogląd, że przykładowo może tego dokonać za pomocą wprowadzonych regulaminów, umów lub zarządzeń, wraz z podjęciem dodatkowych działań zabezpieczających ich wykonanie. Działania te muszą być dostosowane do specyfiki działalności przedsiębiorstwa i sposobu używania dla jego celów pojazdów. Wykluczenie (wyeliminowanie) użycia pojazdów do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą należy więc postrzegać jako ustalenie i wprowadzenie takich mechanizmów i zasad używania pojazdów, które dadzą maksymalną gwarancję wykorzystania ich wyłącznie w działalności gospodarczej podatnika. Organ w zaskarżonej interpretacji nie wyjaśnił, dlaczego uważa, że przedstawiony przez spółkę sposób użytkowania samochodów nie wyklucza możliwości wykorzystania go do celów prywatnych. Za chybiony trzeba uznać argument organu, że samo parkowanie pojazdu w miejscu zamieszkania, co do zasady pozwala pracownikowi na potencjalne wykorzystanie samochodu do celów prywatnych. Dopóki bowiem mamy do czynienia z tzw. "czynnikiem ludzkim" dopóty istnieje zagrożenie, że pojazd może potencjalnie zostać wykorzystany do celów innych niż związane z działalnością gospodarczą podatnika. Może to mieć miejsce również w sytuacji, gdy pojazd nie jest parkowany w miejscu zamieszkania pracownika. Okoliczności tej nie da się całkowicie wyeliminować, chodzi zatem jedynie o stworzenie takich mechanizmów i wprowadzenie takich zasad używania pojazdów, które dadzą maksymalną gwarancję wykorzystania ich wyłącznie w działalności gospodarczej podatnika. Komentarz Wyroków, w których sądy administracyjne przyznały podatnikom prawo do pełnego odliczania VAT od wydatków na samochody osobowe pomimo parkowania ich w miejscu zamieszkania podatników, jest dużo. Tytułem przykładu podajmy trzy stosunkowo nowe: • wyrok WSA w Opolu z 13.12.2019 r. I SA/Op 416/19; • wyrok NSA z 26.9.2019 r. I FSK 990/17; • wyrok WSA w Poznaniu z 1.9.2019 r. I SA/Po 533/19. Duża liczba tych rozstrzygnięć świadczy z jednej strony o istnieniu jednolitego korzystnego dla podatników kierunku orzeczniczego, a z drugiej - o równie jednolitym uporze organów podatkowych twierdzących inaczej. Dlatego sporów na tym tle nie brakuje. Należy więc pamiętać, że podatnik ma obowiązek stworzyć możliwie dokładne warunki wykluczające używanie samochodów do celów prywatnych. Warto więc przyjrzeć się, jak zrobiła to spółka, która spór z fiskusem wygrała. wyrok WSA w Rzeszowie z 2.6.2020 r. I SA/Rz 266/20
Sąd przyznał rację spółce, uznając jej działania za wystarczające dla zabezpieczenia wykorzystania pojazdów wyłącznie dla celów działalności gospodarczej. Istotne jest wprowadzenie odpowiednich zasad używania pojazdów oraz prowadzenie precyzyjnej ewidencji. Spór z organem podatkowym dotyczył możliwości wykorzystania samochodów do celów prywatnych, mimo parkowania ich w miejscu zamieszkania pracowników.