Niewystawionej faktury nie da się skorygować

Tematyka: faktura, korekta faktury, anulowanie faktury, interpretacja podatkowa, podatek od towarów i usług, VAT, procedura wystawiania faktur, system informatyczny

Zatwierdzona przez podatnika ale niewystawiona jeszcze faktura może a nawet powinna podlegać
anulowaniu. Nie jest jednak zasadna korekta takiej faktury. Ograniczenia systemowe i techniczne w tym
zakresie nie grają roli.
Zgodnie z art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 106 ze
zm., dalej jako: VATU), w przypadku gdy stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek
innej pozycji faktury, podatnik wystawia fakturę korygującą. Podatnicy za fakturami korygującymi jednak nie
przepadają. Znacznie bardziej kusząca jest często wizja „udawania”, że błędna faktura nie istnieje. Wówczas
wystarczy tylko ponownie wystawić fakturę, już z poprawnymi danymi.
Proceder ten wymaga anulowania faktury pierwotnie błędnej. VATU tego nie przewiduje. Niemniej w ściśle
określonych przypadkach, praktyka podatkowa jest na „tak”. Co ciekawe, czasem jednak podatnikowi wcale nie
zależy na łatwiejszym wydawałoby się sposobie naprawienia swojego błędu.
Czego dotyczyła sprawa?
Podatnik wystawia faktury sprzedaży dokumentujące świadczone przez siebie usługi przy użyciu systemu
informatycznego. Proces wystawiania faktur jest złożony ściśle określony, ważnym jego elementem jest
zatwierdzenie dokumentu w systemie przez osobę upoważnioną. To przedostatni etap procesu, po jego zakończeniu
nie ma możliwości modyfikacji ani też usunięcia zatwierdzonego już dokumentu. Ostatnim etapem jest oczywiście
formalne wystawienie faktury, a więc przekazanie jej nabywcy usług świadczonych przez podatnika.
Jak to często w życiu bywa, zdarza się, że zatwierdzenie dokumentu w systemie obarczone jest błędem.
Przykładowo, ma miejsce przed wykonaniem usługi, dotyczy czynności nieopodatkowanej albo też sama faktura
zawiera określone błędy formalne (nieprawidłowe dane). Z uwagi na ograniczenia, podatnik nie może jednak usunąć
faktury z systemu ani też zmodyfikować jej treści. Jedyną opcją jest więc w tym zakresie wystawienie faktury
korygującej poprawiającej błąd osoby zatwierdzającej fakturę w systemie.
Pytanie tylko, czy wystawienie takiej faktury jest zasadne.
Stanowisko organu podatkowego
Interpretacja Dyrektora KIS z 28.9.2020 r. (0114-KDIP1-3.4012.410.2020.2.JF,
) przesądza, że w omawianej
sytuacji nie powinno się wystawiać faktury korygującej. Fiskus zwraca uwagę, że dokonanie korekty faktury jest
możliwe jedynie w przypadku, gdy pierwotna faktura została wprowadzona do obrotu prawnego, tzn. została przyjęta
(odebrana) przez nabywcę oraz ujęta w rozliczeniach.
Natomiast nie ma możliwości dokonywania korekty faktury w sytuacji, gdy pierwotna faktura została wystawiona, ale
nie weszła do obrotu prawnego, bowiem nie wywołuje wówczas skutków prawnych. W takiej sytuacji nie ma podstaw
do wystawienie faktury korygującej.
A jeśli nie Oxford, to co? Istnieje zdaniem fiskusa możliwość anulowania tej faktury.
W drodze wyjątku – jest to dopuszczalna praktyka. Sprowadza się ona do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz
dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Anulowanie faktury powinno dotyczyć
wyłącznie sytuacji, kiedy faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego i dokumentuje czynność
niedokonaną.

Komentarz
Organy podatkowe konsekwentnie zgadzają się na możliwość anulowania faktur, które nie trafiły do obrotu
gospodarczego. Omawiana interpretacja wpisuje się w ten trend. Co ważne, potwierdza też korzystne dla podatnika
stanowisko, że wystawiona faktura, jakkolwiek wygenerowana i zatwierdzona, ale niewprowadzona do obrotu
prawnego nie stanowi podstawy do zapłaty podatku w niej wykazanego w trybie art. 108 ust. 1 VATU.
Zwraca jednak uwagę pouczający ton fiskusa. Anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy
i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Tym samym podatnik powinien dołożyć należytej
staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych. Co więcej, organ podatkowy dość
drobiazgowo opisuje też sposób anulowania faktury (poprzez opatrzenie faktur odpowiednią adnotacją o przyczynie
i okolicznościach anulowania i pozostawienie ich w dokumentacji podatkowej).
Nie to jest jednak w sprawie najciekawsze. Zasadniczy problem podatnika polega bowiem na tym, że… nie jest on
wstanie (technicznie) anulować faktury. Wskazuje więc organowi: „nie mogę anulować faktury”, na co ten odpowiada:

„możesz anulować fakturę omyłkowo zatwierdzoną”. Dyrektor KIS zaznacza bowiem, że techniczne uwarunkowania
wynikające z przyjętych rozwiązań informatycznych nie mogą uzasadniać postępowania niezgodnego
z obowiązującymi w tym zakresie zasadami. A takie byłoby właśnie wystawienie faktury korygującej, naruszające art.
106j ust. 1 VATU.
Pojawia się zatem pat. Może on wręcz prowadzić do sytuacji, w której podatnik będzie wystawiał błędne faktury tylko
po to, by mieć podstawę do ich skorygowania. To oczywiście niebezpieczna gra, grozi bowiem zastosowaniem
sankcji z art. 108 VATU. Znacznie lepszym pomysłem jest więc modyfikacja systemu księgowego – ale to już temat
na zupełnie inną historię.

Interpretacja Dyrektora KIS z 28.9.2020 r., 0114-KDIP1-3.4012.410.2020.2.JF

Organy podatkowe konsekwentnie zgadzają się na możliwość anulowania faktur, które nie trafiły do obrotu gospodarczego. Omawiana interpretacja wpisuje się w ten trend. Co ważne, potwierdza też korzystne dla podatnika stanowisko, że wystawiona faktura, jakkolwiek wygenerowana i zatwierdzona, ale niewprowadzona do obrotu prawnego nie stanowi podstawy do zapłaty podatku w niej wykazanego w trybie art. 108 ust. 1 VATU.