Anulowanie faktury błędnie wygenerowanej w bazie danych

Podatnikowi przysługuje prawo do anulowania pomyłkowo wystawionej faktury poprzez wystawienie faktury korygującej z wartością ujemną. W przypadku błędnego wystawienia faktury, która nie powinna być wystawiona z powodu np. niezrealizowanej usługi, podatnik może skorzystać z tego rozwiązania. Brak możliwości usunięcia faktury z systemu skutkuje koniecznością wystawienia faktury korygującej z wartością ujemną, aby wyzerować transakcję.

Tematyka: anulowanie faktury, faktura korygująca, błąd w fakturze, wystawienie faktury, system fakturowania, interpretacja podatkowa

Podatnikowi przysługuje prawo do anulowania pomyłkowo wystawionej faktury. Nie powinien jednak tego
robić przez wystawienie faktury korygującej z wartością ujemną.
Stan faktyczny
Czynny podatnik VAT wystawia w swoim systemie informatycznym faktury sprzedaży dokumentujące świadczone
przezeń usługi. Proces wystawiania faktur jest ściśle określony i kończy się zatwierdzeniem dokumentu w systemie
informatycznym. Zatwierdzona faktura sprzedaży, mimo że nie została przekazana komukolwiek w jakikolwiek
sposób (w formie elektronicznej ani papierowej) nie może być zmodyfikowana ani usunięta. Zdarza się, że osoba
odpowiedzialna za zatwierdzenie faktury w wyniku błędu wygenerowała w bazie danych i zatwierdziła fakturę, która
nie powinna być wystawiona, gdyż np. usługa nie została jeszcze wykonana, została wykonana w innym terminie
(błędna data sprzedaży), błędnie otrzymała niewłaściwy numer dokumentu albo transakcja niepodlegająca
opodatkowaniu została udokumentowana fakturą a nie notą księgową. W związku z faktem, że nie ma technicznych
możliwości usunięcia faktury z systemu, jedynym racjonalnym rozwiązaniem jest wystawienie faktury korygującej
wartościowo odpowiadającej błędnej fakturze pierwotnej, jednak z wartością ujemną. Taka faktura korygująca będzie
miała w swojej treści analogiczne dane, jednak w powiązaniu z fakturą pierwotną wartość transakcji
udokumentowana łącznie tymi dwoma dokumentami będzie po zsumowaniu równa zero. Zarówno błędna faktura
pierwotna jak i faktura korygująca wystawiona do niej nie będą wysyłane w jakikolwiek sposób do kontrahenta,
a jedynie będą zapisami w bazie danych podatnika.
Podatnik złożył wniosek o wydanie interpretacji podatkowej, pytając, czy takie postępowanie jest prawidłowe.
Stan prawny
Żaden przepis nie reguluje czynności anulowania faktury. Art. 106j VATU określa przypadki, w których podatnik może
wystawić fakturę korygującą, ale nie ma w nim mowy o przypadku błędnego wystawienia faktury w ogóle (jako takiej).
Stanowisko organu interpretującego
Organ wskazał, że najczęściej wystawienie faktury utożsamia się z jej sporządzeniem jako dokumentu oraz
przekazaniem innemu podmiotowi, a przez to wprowadzeniem do obrotu prawnego. Jednak wystawienie faktury
w znaczeniu literalnym odnosi się do fizycznego utworzenia dokumentu, który zawiera dane wynikające z art. 106e
ust. 1 VATU. Wystawienie faktury, chociaż samo w sobie nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, to może
powodować zapłatę podatku wykazanego na fakturze (art. 108 ust. 1 VATU) oraz obowiązek wykazania danych
z faktury w ewidencji, informacji podsumowującej czy też deklaracji podatkowej. Zatem wystawienie faktury związane
jest z pewnymi konsekwencjami w sferze podatkowoprawnej.
W rozpatrywanej sprawie mamy do czynienia z fakturami, które nie zostały wprowadzone do obiegu prawnego -
wystawiona faktura w żaden sposób nie została nikomu przekazana. Faktury, o które chodzi, nie powinny zostać
wystawione. Tym samym uznać należy, że z wystawieniem takiej faktury nie wiążą się żadne obowiązki ani prawa,
ponieważ nie dokumentuje zdarzenia gospodarczego pomiędzy podmiotami wskazanymi na tej fakturze. Z tego
względu faktura powinna zostać wyeliminowana z obrotu.
Jednakże przepisy nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur. Tym niemniej, praktyce -
w drodze wyjątku - dopuszcza się anulowanie faktury, sprowadzające się do przekreślenia oryginału i kopii faktury
oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Oczywiście, pod warunkiem, że
faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego i dokumentuje czynność niedokonaną. Anulowanie powinno
odbyć się poprzez opatrzenie faktur odpowiednią adnotacją o przyczynie i okolicznościach anulowania
i pozostawienie ich w dokumentacji podatkowej, bez wprowadzania ich do ewidencji i wykazywania wynikających
z nich kwot w deklaracji VAT. Ponadto należy zaznaczyć, że anulowanie faktury VAT powinno być traktowane
w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Tym samym podatnik
powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych.
Reasumując, podatnikowi przysługuje prawo do anulowania pomyłkowo wystawionej faktury. Nie czyni tego jednak
poprzez wystawienie faktur korygujących z wartością ujemną, ale poprzez anulowanie pierwotnie wystawionej
faktury. Na to rozstrzygnięcie nie może mieć wpływu fakt, że podatnik nie ma możliwości innego wyzerowania
transakcji, jak tylko poprzez wystawienie faktury korygującej, co jest związane ze stosowanym przez podatnika
programem księgowym. Techniczne uwarunkowania wynikające z przyjętych rozwiązań informatycznych nie mogą
uzasadniać postępowania niezgodnego z obowiązującymi w tym zakresie zasadami, ponieważ wystawienie faktury
korygującej w rozpatrywanej sprawie naruszałoby art. 106j VATU.

Komentarz
Rozstrzygnięcie organu zasługuje na aprobatę. Trochę gorzej już z uzasadnieniem, w którym organ trzyma się
uparcie rozwiązań aktualnych na gruncie faktur papierowych, a więc aktualnych w coraz mniejszym stopniu. Nie
otrzymujemy więc wskazówek, jak anulować faktury elektroniczne. Może dlatego, że w tym celu wystarczy wykonać
komputerową czynność „usuń” (delete) i jest po sprawie, o ile czynność taka nie jest blokowana informatycznie, jak
w niniejszym kazusie.
Jeśli chodzi o sytuację podatnika, który wniósł o interpretację, to z jednej strony (tej ważniejszej) może być on
z interpretacji zadowolony, bo organ wyraźnie wskazał, że wystawienie błędnej faktury niewprowadzonej do obrotu
prawnego nie grozi mu żadnymi konsekwencjami podatkowymi. Z drugiej strony, musi zdawać sobie sprawę, że
przyjęty przezeń sposób „anulowania” błędnych faktur został uznany za nieprawidłowy, a więc, by spać spokojnie
i mieć czyste sumienie, powinien odpowiednio zmienić swój informatyczny system fakturowania.

interpretacja podatkowa Dyrektora KIS z 28.9.2020 r. 0114-KDIP1-3.4012.410.2020.2.JF

Anulowanie błędnie wygenerowanej faktury w bazie danych jest możliwe poprzez wystawienie faktury korygującej z wartością ujemną, co pozwala na wyzerowanie transakcji. Pomimo braku przepisów regulujących anulowanie faktur, organ interpretujący zaleca anulowanie błędnych dokumentów poprzez przekreślenie oryginału i dokonanie adnotacji w dokumentacji podatkowej.