Zakup oprogramowania jako koszt podatkowy biura rachunkowego

Jeżeli podatnik świadczy usługi outsourcingu finansowego, a w szczególności usługi rachunkowo-księgowe i udostępniania oprogramowania użytkowego, to wydatki na zakup i wdrożenie niezbędnego oprogramowania są kosztami pośrednimi, a nie bezpośrednimi. Spółka akcyjna nabyła subskrypcję oprogramowania X na okres 5 lat w ramach modelu Software-as-a-service (SaaS) oraz przeprowadziła wdrożenie systemu. Spór dotyczył klasyfikacji tych kosztów jako bezpośrednich czy pośrednich. W toku sprawy sąd uznał, że wydatki stanowią koszty pośrednie, niebędące bezpośrednio związane z określonymi przychodami.

Tematyka: koszty pośrednie, koszty bezpośrednie, subskrypcja oprogramowania, Software-as-a-service, klasyfikacja kosztów, rozliczenia podatkowe, WSA Łódź

Jeżeli podatnik świadczy usługi outsourcingu finansowego, a w szczególności usługi rachunkowo-księgowe
i usługi udostępniania oprogramowania użytkowego, to wydatki na zakup i wdrożenie niezbędnego do tych
czynności oprogramowania są kosztami pośrednimi, a nie bezpośrednimi.
Stan faktyczny
Spółka akcyjna świadczy usługi outsourcingu finansowo-księgowego. Spółka rozpoczęła proces zmiany systemu
finansowo-księgowego i w tym celu nabyła subskrypcję oprogramowania X na okres 5 lat (z wariantem
automatycznego odnowienia) z datą rozliczenia na koniec każdego roku. Spółka będzie korzystała z tego
oprogramowania w ramach modelu Software-as-a-service (SaaS), na zasadzie usługi świadczonej przez dostawcę
drogą elektroniczną poprzez dostęp do właściwych aplikacji i funkcjonalności oprogramowania w tzw. chmurze
obliczeniowej. Umowa z dostawcą przewiduje możliwość nadania klientom spółki statusu użytkownika, co
podyktowane jest koniecznością udzielenia dostępu do niektórych funkcjonalności bezpośrednio klientom (np. system
do rozliczeń wydatków pracowniczych, czy na potrzeby niektórych procesów u klientów, np. controllingowych).
Oprócz zakupu subskrypcji na spółce spoczywa wdrożenie całego systemu, które niesie ze sobą konieczność
dostosowania jego funkcjonalności do indywidualnych potrzeb klientów (w szczególności specyfiki ich rozliczeń). Na
koszty wdrożenia składają się wydatki na usługi wyspecjalizowanego podmiotu niebędącego dostawcą subskrypcji (w
tym analiza przedwdrożeniowa i modelowanie procesów w nowym systemie, konfiguracja, usługi szkoleniowe czy
tzw. modyfikacje systemu) oraz koszty własne spółki (głównie koszty pracy osób zaangażowanych w projekt).
Spółka złożyła wniosek o wydanie interpretacji podatkowej, pytając, czy koszty zakupu oraz wdrożenia subskrypcji
należy zakwalifikować jako koszty bezpośrednie, czy pośrednie. Zdaniem spółki wszystkie powyższe koszty są
kosztami bezpośrednimi.
Organ interpretujący uznał, że stanowisko spółki jest nieprawidłowe, gdyż opisane wydatki co prawda stanowią
koszty podatkowe spółki, lecz są to koszty pośrednie.
Spółka zaskarżyła interpretację do sądu.
Stan prawny
Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok
podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały
odpowiadające im przychody (art. 15 ust. 4 PDOPrU).
Koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich
poniesienia (art. 15 ust. 4d PDOPrU).
Jak widać, ustawa wskazuje, kiedy należy potrącać koszty bezpośrednie (ust. 4), a kiedy pośrednie (ust. 4d), jednak
pojęć tych nie definiuje.
Stanowisko WSA w Łodzi
Sąd uznał, że stanowisko organu jest prawidłowe, wobec czego skargę oddalił. Uzasadnienie rozpoczął od
stwierdzenia, że ustawy podatkowe nie zawierają definicji kosztów bezpośrednich ani kosztów pośrednich. Należy
przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów bezpośrednio związanymi z przychodami są takie wydatki, których
poniesienie przekłada się wprost (w sposób bezpośredni) na uzyskanie konkretnych przychodów. Koszty
bezpośrednie muszą być identyfikowalne z określonym przychodem, co znaczy, że dostrzegalny jest ich związek
z danym przychodem, jak i brak związku z pozostałymi przychodami. Koszty bezpośrednie są to wydatki, które
pozostają w związku funkcjonalnym i konkretnymi przychodami osiąganymi przez podatnika, a poniesienie tych
wydatków przyczynia się wprost do osiągnięcia konkretnych przychodów. A tego nie da się powiedzieć o wydatkach
opisanych przez spółkę, skoro nabyta subskrypcja służy wszystkim usługom świadczonym przez spółkę.
Ponadto, spółka dysponowała już jakimś oprogramowaniem, a więc posiadała niezbędne narzędzia do świadczenia
usług outsourcingu finansowo-księgowego. Nabycie subskrypcji oprogramowania i jej wdrożenie ma na celu
ulepszenie istniejących rozwiązań, a więc jest działaniem w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, co
dodatkowo przemawia za oceną, że sporne wydatki są kosztami pośrednimi.

Komentarz

Klasyfikacja kosztów jako bezpośrednich albo pośrednich ma w księgowości firm i dla ich rozliczeń podatkowych
duże znaczenie, a orzecznictwo dotyczące tej kwestii jest skąpe. Warto więc zapoznać się z powyższym
orzeczeniem, które można zresztą odnosić nie tylko do działalności biur rachunkowych, ale także do wszelkich
innych rodzajów działalności opierającej się na świadczeniu usług wielu klientom za pomocą jednolitego
oprogramowania nabytego przez podatnika.
Spółka sprawę przed WSA przegrała, ale w naszej ocenie wielkiego dramatu nie ma, skoro prawo do zaliczenia
omawianych wydatków do kosztów podatkowych nie budzi wątpliwości, a więc nie jest problemem „czy”, lecz „kiedy”.
Ze względu na brak danych dotyczących rozliczeń spółki z klientami nie jesteśmy przy tym w stanie wskazać, czy i na
ile rozstrzygnięcie sądu opóźni potrącanie omawianych kosztów w spółce.

Wyrok WSA w Łodzi z 20.11.2020 r., I SA/Łd 393/20,

Orzeczenie WSA w Łodzi dotyczące klasyfikacji kosztów jako bezpośrednich lub pośrednich ma istotne znaczenie dla firm w zakresie rozliczeń podatkowych. Mimo przegranej spółki przed sądem, kwestia zaliczenia omawianych kosztów do kosztów podatkowych nie budzi wątpliwości. Istotne jest teraz ustalenie momentu potrącenia tych kosztów. Brak danych dotyczących rozliczeń spółki uniemożliwia ocenę wpływu decyzji sądu na bieżącą sytuację finansową firmy.