Przesłanki zaliczenia wydatków na zorganizowanie imprezy związanej z otwarciem siedziby spółki do kosztów uzyskania przychodów

W publikacji omówiono kwestie związane z zaliczaniem wydatków na organizację imprezy związanej z otwarciem siedziby spółki do kosztów uzyskania przychodów. Wskazano na konieczność rozróżnienia wydatków reprezentacyjnych od reklamowych czy szkoleniowych, które mogą być zaliczone do kosztów podatkowych.

Tematyka: wydatki reprezentacyjne, koszty podatkowe, zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu, WSA, NSA

W ramach zorganizowanego meetingu i uroczystości dla osób nie będących pracownikami spółki, w związku
z otwarciem nowej siedziby spółki, należy wyszczególnić wydatki na te działania, które mają charakter
reprezentacji (wyjście do muzeum, występy: gwiazd, artystów, gwiazdy wieczoru, zespołów coverowych
i inne umilacze czasu) i które trzeba wyłączyć z kosztów uzyskania przychodu, a także wydatki na te
działania, które mają charakter reklamy, szkolenia, bądź wymiany wiedzy - które podlegają zaliczeniu do
kosztów podatkowych. Błędne jest zatem stanowisko organu podatkowego, że wszystkie wydatki związane
z organizacją uroczystości i meetingu w stosunku do pozostałych zaproszonych gości (osób niebędących
pracownikami) nie są kosztem uzyskania przychodów spółki.
Stan faktyczny
Komentowany wyrok zapadł w następującym stanie faktycznym: Wnioskodawca (dalej: Spółka) wystąpił do Dyrektora
Krajowej Administracji Skarbowej (dalej: Organ) o wydanie interpretacji indywidualnej. Wątpliwości Spółki dotyczyły
rozpoznania kosztów zorganizowania imprezy związanej z otwarciem nowej siedziby Spółki jako kosztów
podatkowych. Impreza została zaplanowana w formie trzydniowego eventu. Na pierwsze dwa dni trwania eventu
Spółka zaplanowała spotkania swojego personelu (w szczególności: prezesa zarządu oraz prokurentów pełniących
funkcje dyrektorów, zatrudnionych na podstawie umów o pracę) z przedstawicielami innych podmiotów powiązanych
ze Spółką.
Powyższe spotkania miały mieć charakter szkoleniowy i integracyjny i obejmowały m.in. omówienie wskaźników
kosztów sprzedaży w poszczególnych krajach i przedstawienie skutecznych strategii i metod sprzedażowych.
Pozwoliło to pracownikom Spółki na dyskusję i wymianę doświadczeń z pracownikami spółek siostrzanych (dalej:
Meeting). W ramach Meetingu zaplanowała również kolacje dla uczestników Meetingu, a także wyjście do muzeum
w celu poprawy integracji całej grupy. Spółka finansuje Meeting z własnych środków, natomiast koszty noclegu
uczestnicy pokrywają we własnym zakresie. Na ostatni (trzeci) dzień eventu Spółka zaplanowała uroczystą imprezę
połączoną ze zwiedzaniem nowej siedziby (dalej: Uroczystość). W Uroczystości będą mogli wziąć udział pracownicy
Spółki, przedstawiciele kontrahentów i dostawców oraz członkowie zarządu, prokurenci i przedstawiciele spółek
powiązanych wchodzących w skład grupy. Podczas Uroczystości uczestnicy będą mogli zapoznać się z ofertą Spółki
dzięki wystawionym w siedzibie materiałom marketingowym. Zdaniem Spółki zapoznanie się uczestników
Uroczystości z marką oraz ofertą Spółki, bezpośrednio przełoży się na zwiększenie poziomu sprzedaży oferowanych
przez Spółkę produktów. Za kompleksową organizację eventu odpowiada zewnętrzna agencja wynajęta przez
Spółkę. Agencja rozliczy się ze Spółką w oparciu o wystawioną fakturę VAT.
W tak opisanym stanie faktycznym Spółka zadała pytanie mające na celu potwierdzenie, czy koszty Meetingu
i Uroczystości mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 PDOPrU). Zdaniem
Spółki powyższe wydatki w całości mogą stanowić koszty podatkowe.
Z takim stanowiskiem nie zgodził się Organ, który w interpretacji podatkowej z 4.7.2019 r., 0114-KDIP2-
1.4010.180.2019.1.JF,
uznał podejście Spółki za prawidłowej jedynie w kontekście kosztów związanych
z udziałem w Uroczystości i Meetingu pracowników oraz członków zarządu Spółki. Pozostałe koszty zdaniem organu
(tj. m.in. koszty związane z udziałem pracowników spółek powiązanych, czy koszty wyjścia integracyjnego do
muzeum) Spółka powinna wyłączyć z kosztów uzyskania przychodu. Organ w uzasadnieniu wskazał, że
w odniesieniu do uczestników zarówno Uroczystości jak i Meetingu, niebędących pracownikami Spółki należy mówić
o świadczeniu o charakterze reprezentacji. Zdaniem organu w trakcie tych wydarzeń przewidziany został czas na
przekazanie uczestnikom wiedzy o Spółce i jej produktach, jednak zdaniem Organu nie wymaga on tak bogatej
oprawy artystyczno-rozrywkowej (m.in. występ zespołu, grill, wyjście do muzeum itd.) wobec czego przyjmuje on
raczej charakter wydarzenia reprezentacyjnego, przez co nie może on podlegać zaliczeniu do kosztów podatkowych
na mocy art. 16 ust. 1 pkt. 28 PODPrU. Spółka nie zgodziła się z twierdzeniami Organu i zaskarżyła interpretację do
WSA w Warszawie. WSA uchylił zaskarżoną interpretację. Konkludując WSA stwierdził, że konieczna jest wnikliwa
analiza poszczególnych wydatków poniesionych przez Spółkę w związku z organizacją Uroczystości i Meetingu
i wydzielenie tych, które jako typowe koszty reprezentacji (np. koszty zwiedzania muzeum) nie mogą zostać
zaliczone w poczet kosztów uzyskania przychodu. Natomiast pozostałe koszty, które zdaniem WSA nie stanowią
kosztów reprezentacji, mogą zostać rozliczone w kosztach Spółki niezależnie czy dotyczą jej pracowników, czy osób
pracujących w spółkach powiązanych.

Komentarz

W mojej ocenie stanowisko WSA zasługuje na aprobatę. Zgodnie z art. 15 ust. 1 PODPrU kosztem uzyskania
przychodu może być każdy wydatek, który poniesiony został w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania
albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 PODPrU. Dyspozycja
powyższego przepisu nakłada na podatnika obowiązek każdorazowej analizy danego wydatku w oparciu o kryteria
zawarte w ustawie i upewnienia się czy dany wydatek może być kosztem w rozumieniu przepisów PODPrU. Podobne
przesłanie płynie z uzasadnienia WSA, gdzie skład orzekający mówi wprost, iż należy przeprowadzić wnikliwą
analizę poniesionych kosztów i dokonać podziału na te które służą osiągnięciu przychodu lub zabezpieczeniu ich
źródła (np. poprzez zwiększenie poziomu sprzedaży) i te które zgodnie z dyspozycją art. 16 ust. 1 PODPrU należy
wykluczyć z kosztów podatkowych (np. koszty wyjścia do muzeum). Dodatkowo WSA uzasadniając swoje
stanowisko dokonał właściwej w mojej ocenie interpretacji pojęcia reprezentacja. Zdaniem składu orzekającego za
wydatki o charakterze reprezentacyjnym należy uznać te, które podatnik przeznacza na wykreowanie swojego
wizerunku w oczach potencjalnych kontrahentów. Słusznie wskazał też WSA, że w celu poprawnej kwalifikacji
wydatku jako kosztu reprezentacji nie wystarczy poddać w ocenę poziom jego wystawności, lecz należy spojrzeć
szerzej na całokształt okoliczności faktycznych danego przypadku. Tak też postąpił WSA, wskazując błędne
traktowanie przez Organ części kosztów związanych z organizacją Meetingu (pełniącego funkcje integracyjne
i szkoleniowe) i uroczystości (która zdaniem sądu w części nie obejmującej m.in. występów artystycznych pełni
również funkcje reklamowe) odnoszących się do udziału osób niebędących pracownikami Spółki.
Podsumowując komentowany wyrok potwierdza, że w przypadku przyporządkowania wydatków do kosztów
podatkowych to na podatniku spoczywa ciężar przeprowadzenia analizy ich powiązania z osiąganymi przychodami
i wykazania tego faktu przed organem podatkowym w przypadku ewentualnej kontroli. Na końcu warto wspomnieć, iż
wyrok WSA został zaskarżony przez Organ do NSA, który ostatecznie rozstrzygnie przedmiotowy spór.

Opracowanie i komentarz: Łukasz Zdeb
WSA w Warszawie z 29.6.2020 r., III SA/Wa 2042/19,

Wyrok WSA w Warszawie potwierdza konieczność wnikliwej analizy poniesionych kosztów i dokonania podziału na te, które mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, a te, które powinny być wyłączone. Ostateczne rozstrzygnięcie sporu należy do NSA.