Czas to pieniądz, a zegarek to koszt uzyskania przychodów

Prawnik prowadzący kancelarię może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na profesjonalny zegarek. KUP obejmuje koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, ale organy kontrolujące mogą kwestionować takie wydatki. Artykuł omawia definicję kosztów uzyskania przychodów oraz pokusę podatników do zaliczania wydatków z pogranicza biznesu i potrzeb osobistych.

Tematyka: czas, pieniądz, zegarek, koszt uzyskania przychodów, podatek dochodowy, działalność gospodarcza, wydatki, interpretacja indywidualna, Dyrektor KIS, dokumentacja, kontrola podatkowa

Prawnik prowadzący kancelarię i rozliczający się z klientami na podstawie czasu poświęconego danej
sprawie może zaliczyć do KUP wydatki na zakup profesjonalnego zegarka, służącego do wyliczania czasu
pracy z chirurgiczną wręcz precyzją. W teorii. Bo w praktyce organy kontrolujące mogą takie podejście
kwestionować. Ale ta „praktyka” wydaje się tak mało prawdopodobna, że sama staje się teorią. Nie ma co
więc filozofować, to grozi zapętleniem. Trzeba więc przejść do sedna sprawy.
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26.7.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2020 poz. 1426
ze zm., dalej: PDOFizU), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub
zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 PDOFizU. To
definicja bardzo szeroka, choć wiele przepisów szczególnych oczywiście ją zawęża.
Podatnicy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mają często pokusę zaliczania do KUP wydatków
dość mocno z pogranicza biznesu i zaspokajania swoich potrzeb osobistych. Pokusa ta często dotyczy nabywania
przedmiotów mających wpływ na postrzeganie i wizerunek podatnika. Nie stanowią zdaniem fiskusa KUP np. wydatki
mające związek z funkcjonowaniem osoby w życiu społecznym. Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności
gospodarczej, każda osoba musi nabywać i używać np. odzież, obuwie czy inne elementy garderoby. Zakupy tych
rzeczy stanowi spełnienie zwykłych, normalnych potrzeb danej osoby fizycznej. Schludny i estetyczny wygląd
świadczy raczej o kulturze osobistej i nie jest zależny od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej.
Wiele zależeć może od rodzaju zakupu oraz od charakteru prowadzonej przez podatnika działalności. Dlatego ze
szczególną ekscytacją warto analizować pojawiające się raz po raz interpretacje indywidualne w tym temacie.
Czego dotyczyła sprawa
Podatnik prowadzi indywidualną kancelarię adwokacką. Działalność ta polega przede wszystkim na sporządzaniu
pism procesowych oraz różnego rodzaju opinii prawnych, a poza tym na zastępowaniu klientów przed sądami
i organami administracji. Podstawą rozliczeń podatnika z klientami jest czas poświęcony na zajęcie się daną sprawą.
Znane i lubiane przysłowie: czas to pieniądz, podatnik wziął sobie bardzo mocno do serca. Codzienne zestawienie
czasu przeznaczonego dla danego klienta prowadzi on bowiem z wyjątkową skrupulatnością. Tzw. timesheet
podatnika odzwierciedla jego zaangażowanie z dokładnością co do pięciu minut. Zestawienie czasu podatnik
prowadzi dla wszystkich wykonywanych czynności. Rozliczenia są następnie wysyłane do akceptacji klienta
i stanowią podstawę do wystawiania klientom faktur za usługi.
Nikt więc chyba nie będzie zszokowany faktem, że do tak misternych wyliczeń podatnik potrzebuje odpowiedniego
sprzętu. Szczęśliwie, istnieją na rynku stosowne eleganckie zegarki z wyższej półki, które temu zadaniu mogą
sprostać. Więc podatnik postanowił taki zegarek nabyć. Ma on funkcję stopera/chronografu, za pomocą którego
możliwe jest dokładne odmierzanie czasu poświęcanego na poszczególne zadania. I to z opcją natychmiastowego
wstrzymania pomiaru w sytuacji, gdy np. telefon z sądu lub urzędu przerywa wykonywanie aktualnego zadania.
Technologia rodem z NASA chciałoby się rzec (choć jest wręcz przeciwnie, ale o tym czytelnik dowie się w dalszej
części opracowania).
Rzecz jasna, podatnik zamierza używać przedmiotowego zegarka jedynie w dniach, w których prowadzi działalność
gospodarczą, gdyż tylko wtedy potrzebuje mieć przy sobie bezustannie urządzenie do dokładnego odmierzania
czasu poświęcanego poszczególnym zadaniom. W życiu prywatnym podatnik jest szczęśliwy i czasu nie liczy.
Fundamentalne pytanie brzmi: Czy wydatki na zakup zegarka mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania
przychodów?
Stanowisko organu
Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 8.6.2021 r., 0113-KDIPT2-1.4011.408.2021.1.DJD uznał, że „istnieją
podstawy” by można było mówić o związku między poniesionym wydatkiem związanym z zakupem zegarka z funkcją
chronografu, z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą i uzyskiwaniem lub zachowaniem albo
zabezpieczeniem przychodów. I to nawet pomimo tego, że zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 49 PDOFizU, nie uważa się za
koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników
majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych – w przypadku
stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą
celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą
przedsiębiorstwa.

Zatem zaliczenie wydatku do KUP jest możliwe. Fiskus przestrzegł jednak, że podatnik powinien odpowiednio
udokumentować związek między zakupem zegarka a osiąganiem przychodów. To ważne, bo Dyrektor KIS dokonał
w wydanej interpretacji wyłącznie wykładni przepisów. Natomiast w ramach ewentualnego postępowania
dowodowego (np. w trakcie kontroli podatkowej) może również zostać dokonana szczegółowa analiza związku
poniesionego wydatku z przychodami. Pełna weryfikacja prawidłowości stanowiska podatnika może być dokonana
jedynie w toku ewentualnego postępowania podatkowego, kontroli podatkowej lub postępowania kontrolnego organu
kontroli celno-skarbowej.

Komentarz
Nie można odmówić podatnikowi typowo prawniczego polotu w budowaniu swojej argumentacji. Oczywistym jest
przecież, że musi on odmierzać czas urządzeniem podręcznym, które pozwala natychmiastowo dokonywać pomiaru,
wstrzymywać go, kontynuować i podsumowywać czas konkretnego zadania.
Nie można nie docenić troski podatnika o niezaniżanie wpływów fiskusa (wymarzony zegarek jest produkcji
rosyjskiej, dzięki czemu jest kilkukrotnie tańszy od szwajcarskiej konkurencji. A to oznacza niższe KUP i wyższy
podatek). Ani o anty-inwigilacyjną roztropność (tańsze są zegarki chińskie, ale wiadomo jak to z chińskimi
urządzeniami jest, więc ich akurat podatnik nie bierze pod uwagę). Na domiar wszystkiego, jest też delikatna gra na
emocjach: dotychczas używany przez podatnika sprzęt pechowo uległ uszkodzeniu (choć nie wiemy dokładnie co się
stało).
Podatnik deklaruje używanie zegarka jedynie w dniach, w których prowadzi działalność gospodarczą. Można więc
założyć, że podatnik ( nomen omen) założy zegarek w momencie przekroczenia wrót do kancelarii. Kończąc dzień
pracy, wciśnie zaś magiczny guziczek chronometru i zegarek uda się na zasłużony odpoczynek w szufladzie. By
zbierać siły na kolejny dzień nieustannego klikania w celu precyzyjnego odmierzania czasu przeznaczonego na
kolejne zajęcia swojego właściciela.
Lubimy takie interpretacje. Mają one w sobie element soczystej groteski, czyli zjawiska wbrew pozorom w prawie
podatkowym dość powszechnego. I pewnie to właśnie podatnik (słusznie) chce wykorzystać. Chirurgiczna precyzja
w operowaniu włącznikiem chronometru z częstotliwością co pięć minut wydaje się równie prawdopodobna jak to, że
nowy sprzęt produkcji rosyjskiej światło dzienne będzie oglądał jedynie na sądowej sali rozpraw. Ale nie o to przecież
w tym wszystkim chodzi.

Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 8.6.2021 r., 0113-KDIPT2-1.4011.408.2021.1.DJD

Dyrektor KIS uznał, że zakup zegarka z funkcją chronografu może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem udokumentowania związku z prowadzoną działalnością. Pełna weryfikacja stanowiska podatnika może nastąpić w trakcie kontroli podatkowej.