Nie wszystko fakturą, co jak faktura wygląda

Faktury VAT pełnią kluczową funkcję podatkową i informacyjną, chroniąc interesy zarówno sprzedawców, jak i nabywców. Wystawienie dokumentu przypominającego fakturę VAT, lecz z oznaczeniem 'dokument informacyjny', nie generuje obowiązku zapłaty podatku VAT, jak potwierdziła interpretacja indywidualna Dyrektora KIS. Jednak podatnik nadal musi wystawić pełnowartościową fakturę VAT zgodnie z przepisami.

Tematyka: faktura, VAT, dokument informacyjny, podatek, interpretacja, KIS, system ERP, zgodność z przepisami, automatyzacja, biznes

Nie rodzi konsekwencji podatkowych wystawienie dokumentu co prawda łudząco przypominającego
wyglądem fakturę VAT, ale zgodnie z intencją wystawcy fakturą VAT niebędącym. Nie jest też takie działanie
naganne. O ile oczywiście podatnik wyda na świat fakturę VAT spełniającą wymogi tak co do formy jak
i terminowości wystawienia.
Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 685 ze
zm., dalej: VATU), dokonując sprzedaży na rzecz innego podatnika VAT, podatnik ma obowiązek wystawienia faktury
VAT. Faktura pełni kluczową funkcję podatkową tak dla sprzedawcy (dokumentacja dokonanej czynności
opodatkowanej) jak i nabywcy (bez faktury nie odliczy on podatku naliczonego). Faktura pełni też funkcję
informacyjną – jako odzwierciedlenie na piśmie (lub w formie elektronicznej) warunków danej transakcji. Faktury są
też w stanie podnieść ciśnienie lepiej niż dobra kawa (zwłaszcza, gdy są to faktury korygujące w nowym reżimie tzw.
SLIM VAT). W skrajnych przypadkach, mogą zaś wpędzić w tarapaty – za kraty (wystawianie pustych faktur grozi
wieloletnim więzieniem, podobnie jak odliczanie z takich faktur podatku z pełną premedytacją).
Faktury VAT muszą też zawierać określony w art. 106e ust. 1 VATU zestaw składników. Przyjęło się w praktyce, że
nic nie stoi na przeszkodzie, by składników było więcej niż ustawa przewiduje. Można więc uwzględnić w treści
faktury wyznania miłości do kontrahenta, przepis na tort bezowy a nawet subiektywną opinię podatnika
o przyjazności systemu podatkowego w Polsce (do czego jednak nie zachęcamy). Reguła ta nie działa w drugą
stronę – z zasady nie można świadomie rezygnować z obowiązkowych elementów faktury (zapomnijmy na chwilę
o fakturach uproszczonych będących paragonami z NIP, albo na odwrót). Czasem jednak można to zrobić
intencjonalnie, w celu osiągnięcia zamierzonego rezultatu. Ciekawy przypadek opisujemy poniżej.
Czego dotyczyła sprawa
Podatnik produkuje wyroby chemii budowlanej. Na potrzeby prowadzonej działalności, wdrożył on zaawansowany
system ERP przeznaczony do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem. Jedną z funkcjonalności tego
systemu jest automatyczne generowanie faktur na podstawie wprowadzonych do systemu informacji o wpływających
zamówieniach i ich realizacji. Faktury te mają postać elektroniczną i w tej formie przesyłane są do kontrahentów, za
ich zgodą. Faktury generowane są i wysyłane po dokonaniu dostawy lub po otrzymaniu wpłaty zaliczki na poczet
dostawy, tj. po powstaniu obowiązku podatkowego.
Część klientów oczekuje jednak aby w związku z dostawą podatnik wysyłał do nich dokument, który zawierałby pełną
informację o przedmiocie sprzedaży, o nabywcy i cenie, numerze, dacie wystawienia a jednocześnie nie stanowiłby
przedwcześnie wystawionej faktury. Z uwagi na skomplikowaną inżynierię systemu ERP, wprowadzenie nowego
szablonu takiego dokumentu stanowi bardzo dużą komplikację. Podatnik rozważa więc rozwiązanie uproszczone:
chce wykorzystywać w tym celu wzór faktury, ale ogołocony z niektórych obligatoryjnych elementów. A imię jego
będzie nie „faktura VAT” lecz „dokument informacyjny”.
Niezależnie od powyższego, po dokonaniu dostawy, w terminach przewidzianych w przepisach VATU, wysyłana
będzie do klientów zupełnie pełnowartościowa faktura, zawierająca wszystkie wymagane elementy. Cały proceder
wystawiania „dokumentów informacyjnych” i faktur VAT nie wpłynie też zdaniem podatnika na chronologię oraz
konsekwencję w stosowaniu właściwej numeracji (numery dokumentów informacyjnych mają odpowiadać numerom
korespondujących z nimi faktur).
Podatnik mimo wszystko odczuwał obawę co do tego, czy „dokument informacyjny” nie zostanie przypadkiem uznany
za fakturę VAT. A to skutkowałoby podwójnym fakturowaniem, na co znajdzie się odpowiedni paragraf (a konkretnie
art. 108 VATU właściwy dla tzw. pustych faktur po stronie sprzedaży).
Stanowisko organu
Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 21.7.2021 r., 0113-KDIPT1-3.4012.280.2021.2.MWJ uznał, że „dokument
informacyjny” jest dokumentem wystawianym kontrahentowi w celu poinformowania go o warunkach planowanej
transakcji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu jako „dokument informacyjny” oraz wskazanie, że nie stanowi on
podstawy do dokonywania rozliczeń na potrzeby podatku VAT powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury
w rozumieniu przepisów VATU. Zatem „dokument informacyjny” nie stanowi faktury.
Wystawienie dokumentu nazwanego jako „dokument informacyjny” nie powoduje skutków w zakresie podatku VAT.
Ale jednocześnie nie zwalnia podatnika z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru
lub wykonanie usługi albo otrzymanie całości lub części należności przed dostawą lub wykonaniem usługi. A skoro

tak, wystawienie „dokumentu informacyjnego” nie będzie rodzić obowiązku zapłaty kwoty podatku, na podstawie art.
108 ust. 1 VATU.

Komentarz
Samo życie. Opisywana interpretacja dotyczy zagadnienia może niezbyt wyrafinowanego, ale za to do bólu
praktycznego. Funkcjonalność systemu ERP w kontekście prawidłowości rozliczeń podatkowych to dla wielu
podatników spore wyzwanie. Tam gdzie sprawozdawczość podatkowa styka się z IT oraz zarządzaniem biznesem,
często pojawiają się kłopoty.
Wystawianie dokumentów informacyjnych nie jest niczym nadzwyczajnym. Najbardziej klasycznym przykładem w tym
zakresie są tzw. faktury pro forma. Najczęściej dotyczą zaliczek i przedpłat i to na ich właśnie podstawie realizowane
są płatności przed dokonaniem dostawy towaru lub wyświadczeniem usługi. Dokumenty takie mają swoje logiczne
uzasadnienie, faktury zaliczkowe z zasady powinny być wystawiane po otrzymaniu zaliczki. Odwrotna kolejność rodzi
ryzyko faktury przedwczesnej, a w konsekwencji pustej (więc nadającej się do korekty przed upływem 30 dni od daty
wystawienia, o ile zapłata nie wpłynie na konto).
Jednak kontekst wystawiania różnego rodzaju dokumentów quasi VAT-owskich jest oczywiście znacznie szerszy.
I nie zawsze zgodny nie tylko z praktyką biznesową, ale i przepisami VATU. Tu przykład to tzw. paragony kelnerskie.
Czyli dokumenty „imitujące” wydruk z kasy fiskalnej i stanowiące podstawę do rozliczenia np. z gościem restauracji.
Problem w tym, że za paragonem kelnerskim często nie idzie w ślad paragon fiskalny. Sprzedaż nie jest więc
zafiskalizowana a to rodzi wysokie prawdopodobieństwo, że i podatek nie jest stosownie rozliczony. Walka z szarą
strefą w tym zakresie toczona jest przez fiskusa od lat.
Opisywany przypadek jest oczywiście inny. Bo i sam podatnik wystawia faktury VAT zgodnie z przykazaniem
ustawowym. Być może taka podwójna dokumentacja generuje dodatkowy wysiłek i rodzi wątpliwości praktyczne
(które częściowo przynajmniej rozwiewa na szczęście omawiana interpretacja). Ale w branży chemii budowlanej, jak
w każdej pewnie innej branży rządzi zasada „klient nasz pan”. Jeśli klient chce dokumentu informacyjnego, to go
dostanie.

Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 21.7.2021 r., 0113-KDIPT1-3.4012.280.2021.2.MWJ

Interpretacja dotycząca 'dokumentów informacyjnych' a faktur VAT stanowi praktyczne wyzwanie dla podatników korzystających z zaawansowanych systemów ERP. Wskazuje to na konieczność zgodności dokumentacji podatkowej z przepisami prawa, nawet w kontekście automatyzacji procesów biznesowych.