Archiwizacja faktur w postaci dokumentów elektronicznych
Kwestie związane z archiwizacją faktur w postaci dokumentów elektronicznych stanowią istotną część działalności gospodarczej firm. W publikacji omawiane są problemy związane z przechowywaniem faktur w formie elektronicznej, w kontekście kosztów oraz wymagań prawa podatkowego. Analizowany jest również brak możliwości uzyskania interpretacji organu podatkowego w sprawie przechowywania dokumentów elektronicznych.
Tematyka: archiwizacja faktur, dokumenty elektroniczne, przechowywanie dokumentów, koszty archiwizacji, interpretacja podatkowa
Kwestie związane z archiwizacją faktur w postaci dokumentów elektronicznych stanowią istotną część działalności gospodarczej firm. W publikacji omawiane są problemy związane z przechowywaniem faktur w formie elektronicznej, w kontekście kosztów oraz wymagań prawa podatkowego. Analizowany jest również brak możliwości uzyskania interpretacji organu podatkowego w sprawie przechowywania dokumentów elektronicznych.
Kwestie związane z technikami rachunkowości, w tym sposobem przechowywania w systemie informatycznym dokumentów w postaci plików elektronicznych, nie mogą być zweryfikowane w postępowaniu interpretacyjnym – wynika z wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego. Wniosek o interpretację „E.” S.A. we wniosku o interpretację indywidualną prawa podatkowego wskazała, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie udzielania leasingu operacyjnego oraz finansowego samochodów osobowych i dostawczych, maszyn, urządzeń, sprzętu elektronicznego oraz nieruchomości, otrzymuje dużą ilość faktur oraz innych dokumentów księgowych. Określone w prawie podatkowym terminy ich przechowywania powodują, że archiwizacja dokumentów generuje wysokie koszty. W celu ich ograniczenia „E.” S.A. zamierza przechowywać faktury tylko w formie elektronicznej. W związku z powyższym zadała pytanie: Czy dokumenty księgowe przechowywane w formie dokumentów elektronicznych, dokumentów zdygitalizowanych przez kontrahenta i dokumentów zdygitalizowanych otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, która to papierowa forma następnie zostanie zniszczona, będą uprawniać „E.” S.A. do zaklasyfikowania udokumentowanych nimi wydatków do kosztów uzyskania przychodów, przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy z 15.2.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1406 ze zm.; dalej: DOPrU)? Organ interpretacyjny odmówił wszczęcia postępowania uznając, że nie jest uprawniony do interpretacji przepisów ustawy z 29.9.1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.; dalej: RachunkU). Treścią pytania nie jest bowiem sensu stricto zagadnienie związane z przedmiotem, podmiotem, powstaniem zobowiązania podatkowego, podstawa opodatkowania, rozliczeniem podatku, ale zagadnienie techniczne związane ze sposobem/procedurą przechowywania dokumentów wymagających dokonania oceny materiału dowodowego, co nie należy do kompetencji organu interpretacyjnego. Zgodnie z art. 14b § 2a ustawy z 29.8.1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.; dalej: OrdPU) z interpretacji wyłączone są zagadnienia, które – choć unormowane przez przepisy prawa podatkowego – dotyczą właściwości, a także uprawnień i obowiązków organów podatkowych. To organ podatkowy prowadząc postępowanie rozstrzyga, jakie dokumenty i okoliczności mogą być uznane za dowód w sprawie podatkowej. Stanowisko WSA Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu uchylił postanowienie organu stwierdzając, że wątpliwość skarżącej sprowadza się do formy dokumentowania wydatków w kontekście art. 9 ust. 1 PDOPrU przy założeniu, że wszystkie warunki z art. 15 ust. 1 PDOPrU są spełnione. Wbrew twierdzeniom organu, poza wnioskiem o interpretację pozostaje zagadnienie klasyfikowania przedmiotu tych wydatków jako kosztów uzyskania przychodu. Ocena, czy opisana we wniosku o wydanie interpretacji forma przechowywania dokumentów odpowiada wymogom dokumentacji podatkowej, które wynikają z art. 9 ust. 1 PDOPrU i pozwalają na zastosowanie art. 15 ust. 1 PDOPrU, nie wymaga prowadzenia postępowania dowodowego, zastrzeżonego do ustawowych kompetencji innego organu podatkowego. Zdaniem Sądu, wydanie interpretacji w odpowiedzi na wniosek skarżącej pozwoliłoby na wyjaśnienie jej wątpliwości co do prawidłowości planowanego przez nią sposobu dokumentowania (przechowywania) wydatków. Podkreślono przy tym, że ocena, czy opisana we wniosku o wydanie interpretacji forma dokumentu księgowego spełnia wymogi dokumentacji podatkowej, nie jest kwestią czysto techniczną, lecz ma znaczenie prawnopodatkowe. Zakwalifikowanie wydatku do kosztu uzyskania przychodu zależy bowiem od jego prawidłowego udokumentowania. NSA – uznanie wydatków za koszty a sposób ich dokumentowania Naczelny Sąd Administracyjny uchylił zaskarżony wyrok i przekazał sprawę do ponownego rozpoznania WSA we Wrocławiu stwierdzając, że skarżąca w istocie dążyła do uzyskania z góry oceny możliwości przechowywania dokumentów podatkowych w postaci plików elektronicznych, a nie do uzyskania interpretacji przepisu prawa podatkowego. Przepisy PDOPrU w żadnym miejscu nie odnoszą się wprost do kwestii sposobu przechowywania dokumentów księgowych, a art. 9 ust. 1 PDOPrU zobowiązuje podatników do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami. Organ nie mógł odnieść się do kwestii przechowywania dokumentów księgowych w formie cyfrowej, bowiem oczekiwanie analizy przepisów RachunkU, poprzez wykładnię art. 9 ust. 1 PDOPrU, jest zbyt daleko idące. W uzasadnieniu wyroku wyjaśniono, że w badanej sprawie należy odróżnić pojęcie uznania określonych wydatków za koszty uzyskania przychodów, od sposobu właściwego ich udokumentowania, a w konsekwencji udowodnienia poniesienia tych kosztów. Obowiązek przedstawienia dowodów potwierdzających prawidłowość operacji gospodarczych nie jest wprost elementem zastosowania art. 15 ust. 1 PDOPrU. Z reguły pojawia się on dopiero na etapie późniejszych postępowań podatkowych. Dlatego udzielenie odpowiedzi na pytanie „E.” S.A. musiałoby być uzależnione od oceny konkretnych dokumentów przechowywanych w systemie informatycznym podatniczki w postaci plików elektronicznych, na podstawie których zostały ewidencjonowane określone koszty uzyskania przychodów. Zdaniem NSA taka pełna i wiążąca ocena może być przeprowadzona wyłącznie w ramach postępowania dowodowego, które nie jest możliwe w trybie wydawania interpretacji indywidualnych na podstawie art. 14b § 1 OrdPU. NSA podkreślił, że ma świadomość funkcjonowania w obrocie dokumentów elektronicznych jednak nie można z góry założyć, iż wszystko co podlega archiwizacji w sposób opisany we wniosku dokumentuje taki wydatek, który bez analizy tych dokumentów można uznać go za koszt uzyskania przychodu. Opisane we wniosku „E.” S.A. okoliczności dotyczące właściwego udokumentowania wydatku podlegają ocenie w postępowaniu podatkowym. Dlatego kwestie związane z technikami rachunkowości, w tym opisanego sposobu przechowywania przez „E.” S.A. w systemie informatycznym dokumentów w postaci plików elektronicznych, nie mogą być zweryfikowane w postępowaniu interpretacyjnym. Wyrok NSA z 14.10.2021 r., II FSK 513/19,
NSA podkreśla konieczność prowadzenia postępowań podatkowych w celu oceny prawidłowości dokumentowania wydatków. Sposób przechowywania dokumentów elektronicznych nie może być jednoznacznie zaklasyfikowany jako koszt uzyskania przychodu bez analizy konkretnych dokumentów. Problematyka archiwizacji faktur w formie plików elektronicznych wymaga szczegółowej oceny w ramach postępowań podatkowych.