Zwrot wydatków za służbowe przejazdy taksówkami nie stanowi przychodu pracownika

Kwoty zwrotu wydatków za służbowe przejazdy taksówkami nie stanowią przychodu pracownika na gruncie PIT. Pracodawca zwraca pracownikowi koszty transportu w interesie firmy. Sąd uznał, że zwrot tych kosztów nie zwiększa majątku pracownika, lecz rekompensuje wydatki poniesione w celu realizacji obowiązków pracowniczych. Kwestia zwrotu kosztów taksówkami jest rzadziej omawiana niż w przypadku samochodów prywatnych.

Tematyka: zwrot kosztów, przejazdy taksówkami, pracownik, pracodawca, PIT, korzyść majątkowa, obowiązki pracownicze, koszty uzyskania przychodów, wyrok sądu

Kwoty zwrotu wydatków za służbowe przejazdy taksówkami nie stanowią przychodu pracownika na gruncie
PIT. Taki wydatek poniesiony jest w interesie pracodawcy, a nie pracownika. Trudno zresztą w ogóle mówić
o przysporzeniu w majątku pracownika, skoro pracodawca jedynie zwraca mu pieniądze, których pracownik
sam by nie wydał.
Stan faktyczny
Szpital zwraca pracownikom w całości koszty związane z wyjazdami służbowymi, w tym te za przejazdy taksówką.
Transport odbywa się w godzinach wczesnoporannych, późnowieczornych lub nocnych. Zwracane są koszty
transportu taksówkami z dworca lub lotniska do siedziby firmy lub domu. Służbowe przejazdy taksówkami
w przypadku szpitala to:
1. Przejazdy w celu spotkań z organami współpracującymi ze szpitalem, takimi jak NFZ, US, ZUS, banki, sądy,
urzędy, itp., a także spotkań z kontrahentami w obrębie miejscowości, w której znajduje się siedziba szpitala; są
to przejazdy taksówkami z siedziby szpitala do miejsca docelowego i z powrotem albo z miejsca zamieszkania
pracownika do miejsca docelowego i z powrotem;
2. Przejazdy w czasie delegacji krajowych albo zagranicznych, czyli przejazdy z siedziby szpitala albo miejsca
zamieszkania pracownika do lotniska albo dworca kolejowego czy też autobusowego i z powrotem;
w przeważającej części dotyczą one podróży służbowych pracownika w celu przewiezienia materiału do
przeszczepu, co wymusza jego szybkie dostarczenie;
3. Sporadyczne przejazdy dyrektora lub jego zastępcy na konferencje na terenie województwa pomorskiego.
Podatnik złożył wniosek o wydanie interpretacji podatkowej, pytając, czy zwrot kosztów powyższych przejazdów
stanowi dla pracowników przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem PIT. Zdaniem szpitala odpowiedź jest
przecząca. Jednak Dyrektor KIS uznał, że stanowisko szpitala jest nieprawidłowe. Zwrot kosztów przejazdu jako
świadczenie pieniężne niewątpliwie i bezwarunkowo oznacza zwiększenie aktywów po stronie pracownika, a więc
jest przysporzeniem. Niemniej jednak przychód ten może korzystać ze zwolnienia z PIT z tytułu pokrycia kosztów
podróży służbowej, ale wyłącznie w sytuacji zwrotu udokumentowanych kosztów przejazdu taksówkami pracownikom
w podróży służbowej, korzystającym z takiego przejazdu w miejscowości docelowej innej niż miejscowość
rozpoczęcia podróży, w związku z uzasadnioną potrzebą przewiezienia materiału do przeszczepu. Szpital zaskarżył
interpretację do sądu.
Stan prawny
Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z 26.7.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz.
1128 ze zm.) za przychody ze stosunku pracy uważa się przede wszystkim wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne.
Stanowisko WSA w Gdańsku
Sąd uchylił zaskarżoną interpretację. Jego zdaniem kwoty zwrotu wydatków za służbowe przejazdy taksówkami nie
stanowią przychodu, a więc powinny być neutralne podatkowo. Pracownik nie uzyskuje żadnej realnej korzyści
majątkowej, a jedynie zwrot kosztów jakie poniósł, opłacając przejazd taksówką. Zwrot tych kosztów nie stanowi dla
pracownika korzyści, a jedynie ich rekompensatę, których nie poniósłby, gdyby nie wyraźne działanie w interesie
pracodawcy. Należności wypłacane pracownikowi tytułem zwrotu ponoszonych przez niego wydatków nie zwiększają
jego majątku. Stanowią tylko wyrównanie wydatków ponoszonych przez pracownika w celu realizacji jego
obowiązków pracowniczych.
Do ponoszenia kosztów związanych ze świadczeniem pracy przez pracownika zasadniczo zobowiązany jest
pracodawca. W opisanym zdarzeniu to pracownik, korzystając z przejazdu taksówką w celach służbowych, w istocie
dokonuje świadczenia na rzecz pracodawcy. Organ nie wskazał, co skłoniło go do przyjęcia tezy, że pracownik
uzyskuje korzyść, otrzymując refundację wydatków związanych z przejazdem taksówką w celu realizacji obowiązków
pracowniczych (na potrzeby pracodawcy). Korzyści należy rozumieć jako otrzymane przez pracownika do własnej
dyspozycji świadczenie, stanowiące dla niego majątkowe przysporzenie, którym może on swobodnie zarządzać
i rozporządzać. Mowa tu o zwrocie wydatków, które pracownik tak czy inaczej musiałby ponieść. W niniejszej sprawie
nie mamy jednak z nimi do czynienia.

Komentarz
Kwestia zwrotu kosztów przejazdu taksówkami pojawia się na wokandzie rzadziej niż kwestia zwrotu kosztów
używania samochodu prywatnego do celów służbowych. W tym drugim przypadku utrwalony kierunek orzeczniczy
wskazuje, że pracownik-właściciel samochodu nie uzyskuje przychodu podatkowego. Sytuacja opisana powyżej jest
pokrewna, do czego zresztą nawiązał Sąd w uzasadnieniu swojego słusznego rozstrzygnięcia.
Sąd zwrócił uwagę na to, że również w niniejszej sprawie (wbrew poglądowi organu interpretującego) należy
uwzględniać tezy wynikające z wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8.7.2014 r., K 7/13,
. To ważna uwaga,
bo wg organu interpretującego kluczowy dla oceny przysporzeń pracowniczych wyrok ma zastosowanie tylko do
świadczeń niepieniężnych pracodawcy. Gdy pracownik otrzymuje od pracodawcy kwotę pieniężną, to w każdym
przypadku wiąże się ona z przysporzeniem majątkowym, które co najwyżej może korzystać ze zwolnienia
podatkowego. Sąd uznał obie powyższe tezy za błędne. W niniejszej sprawie trudno mówić o przysporzeniu po
stronie pracownika, gdyż pracodawca jedynie zwrócił mu kwotę, której pracownik sam by nie wydał, gdyby nie
polecenie służbowe. Wydatek na taksówkę nie został poniesiony w interesie pracownika, lecz w interesie
pracodawcy.
Dodajmy, że omawiana sytuacja rodzi też pytanie na gruncie CIT: Czy szpital może zaliczyć opisane wydatki do
kosztów uzyskania przychodów? Moim zdaniem odpowiedź jest twierdząca, ale z uwagi na znaną już pomysłowość
organu interpretującego w uzasadnianiu przycinania kosztów podatkowych nie można wykluczyć sporu również na
tym gruncie.

Wyrok WSA w Gdańsku z 21.12.2021 r., I SA/Gd 971/21,

Sąd stwierdził, że zwroty za służbowe przejazdy taksówkami nie są przychodem pracownika i nie powinny być opodatkowane. Pracownik nie uzyskuje realnej korzyści majątkowej, lecz jedynie rekompensatę za wydatki. Sprawa ta nawiązuje do orzecznictwa dotyczącego zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego w celach służbowych.