Udostępnienie faktury w portalu klienta to nie wystawienie faktury

Wystawienie i wysłanie faktury mailem lub pocztą oraz jednoczesne udostępnienie jej w portalu klienta nie jest podwójnym fakturowaniem tej samej czynności. Organy podatkowe nie powinny więc stosować w tym wypadku sankcji z powodu pustej faktury. Faktura udostępniana w portalu ma wiernie odzwierciedlać treść faktury wystawionej w umówiony sposób między stronami. Udostępnienie faktury na portalu nie oznacza automatycznego wprowadzenia jej do obrotu. Zgodnie z interpretacją KIS udostępnienie faktury na portalu klienta, jednocześnie wysłanej elektronicznie lub papierowo, nie stanowi naruszenia przepisów, a faktura udostępniona na portalu jest jednym dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego.

Tematyka: fakturowanie, udostępnienie faktury, portal klienta, podwójne fakturowanie, interpretacja KIS, faktura elektroniczna, faktura papierowa, obieg faktury, dokument potwierdzający, obowiązek podatkowy, VATU, przepisy podatkowe

Wystawienie i wysłanie faktury mailem lub pocztą oraz jednoczesne udostępnienie jej w portalu klienta nie
jest podwójnym fakturowaniem tej samej czynności. Organy podatkowe nie powinny więc stosować w tym
wypadku sankcji z powodu pustej faktury. Dobrze byłoby jednak, gdyby faktura udostępniana w portalu
wiernie odpowiadała treścią tej wystawionej w umówiony sposób między stronami. O ile nabywca nie zdążył
ściągnąć takiej faktury, to samo jej udostępnienie w portalu nie jest jednoznaczne z wprowadzeniem do
obrotu.

Zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.;
dalej: VATU) w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba
fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty. Przepis ten ma charakter
sankcyjno-prewencyjny, mający zapobiegać nadużyciom w systemie VAT. Dlatego też należy stosować go po
dogłębnej analizie, czy zaistniała sytuacja, wytworzona w następstwie wystawienia faktury, niesie za sobą ryzyko
jakiegokolwiek obniżenia wpływów z tytułu podatków, zgodnie z zasadą neutralności VAT.
Art. 108 ust. 1 VATU nie ustanawia jednak samoistnej sankcji, lecz jest raczej narzędziem zapobiegającym
wyłudzeniom podatku VAT z budżetu. Zasadność zastosowania przez organy podatkowe tego artykułu powinna być
jednak każdorazowo analizowana pod tym właśnie kątem. W praktyce podatkowej wskazuje się, że art. 108 ust. 1
VATU dotyczy sytuacji, w których wystawiane faktury nie dokumentują żadnej dokonanej transakcji. Jeżeli więc
podatnik wystawia fikcyjne faktury, niezwiązane z żadną rzeczywistą transakcją, to uzasadnione jest zastosowanie
przez organy podatkowe normy art. 108 ust. VATU i określenie kwoty podatku do zapłaty na jej podstawie. Przepis
przewiduje więc dość szczególny przypadek samoistnego powstania obowiązku podatkowego w efekcie samego
wystawienia faktury wykazującej kwotę podatku VAT, przy czym obowiązek ten przyjmuje postać swoistej sankcji.
Problem w tym, że organy podatkowe często wychodzą poza ww. zakres stosowania sankcyjnego przepisu.
Podstawą do sięgnięcia po sankcję jest np. podwójne fakturowanie. Zagadnienie przeżywa w praktyce podatkowej
swoją drugą młodość, w szczególności po wejściu w życie przepisów art. 106b ust. 5 i 6 VATU i uznaniu, że
paragony z NIP do 450 zł stanowią faktury uproszczone. Nie wystawia się więc do nich faktur konwencjonalnych, pod
groźbą sięgnięcia przez organy podatkowe właśnie po art. 108 ust. 1 VATU (co potwierdziły w końcu objaśnienia
podatkowe Ministra Finansów). Praktyka obrotu gospodarczego zna jednak i inne przypadki, mogące przynajmniej
w teorii wskazywać na ryzyko „podwójnego fakturowania”. Czy i wówczas istnieje ryzyko sankcji?
Czego dotyczyła sprawa
Podatnik prowadzący działalność produkcyjną wdrożył w swojej firmie elektroniczny portal klienta. Funkcjonalność
portalu polega m.in. na udostępnieniu klientom, posiadającym zarejestrowane konto, informacji o wszystkich
złożonych zamówieniach i utworzonych do nich dostawach, o wykorzystaniu limitu kredytowego oraz na umożliwieniu
klientom pobrania dokumentów WZ. W gestii podatnika pozostaje, które dane dostępne na portalu będą widoczne dla
klienta na jego koncie. Konto klienta jest tworzone przez podatnika lub przez samego klienta poprzez wypełnienie
formularza rejestracyjnego. Dodatkowo przed utworzeniem konta klient musi wypełnić wniosek o aktywację dostępu
do portalu. Określa w nim konkretne osoby i zakres ich uprawnień. Wniosek musi zostać podpisany przez osobę
upoważnioną do reprezentacji danego podmiotu.
Podatnik przesyła nabywcom towarów i usług faktury w formie elektronicznej (na adres e-mail podany przez
kontrahenta), jeżeli dany nabywca wyraził zgodę na otrzymywanie dokumentów księgowych w tej formie.
W przeciwnym wypadku doręczenie następuje w formie papierowej. Podatnik planuje jednak rozwijanie portalu
poprzez dodanie funkcji, polegającej na umożliwieniu klientom, po zalogowaniu się na swoje konto, wglądu do
wystawianych faktur, a także umożliwieniu nabywcom pobierania faktur w postaci załącznika w formacie pdf. Faktura
będzie automatycznie udostępniana na koncie konkretnego nabywcy w momencie jej wprowadzenia do systemu
księgowego. Informacja o udostępnieniu faktury na portalu nie będzie zaś w żadnej formie przekazywana do
nabywcy.
Niezależnie od zamiaru udostępniania faktur na portalu podatnik planuje nadal wysyłać nabywcom faktury w formie
papierowej lub elektronicznej, na adres e-mail podany przez nabywcę. W konsekwencji podatnik będzie przekazywał
niektórym klientom faktury w formie elektronicznej oraz dodatkowo udostępniał je na portalu, zaś innym - na portalu
oraz w formie papierowej. Faktura udostępniona na portalu będzie zawierała te same dane co faktura wysyłana
w formie elektronicznej lub papierowej.

Możliwe są sytuacje, w których: podatnik w wyniku błędu wystawi przez portal faktury dokumentujące niedokonane
czynności, lub faktura taka nie zostanie wysłana do kontrahentów elektronicznie lub papierowo; faktura zostanie
wysłana (papierowo), ale nie będzie odebrana lub adresat ją zwróci. Istnieje możliwość, że podatnik, zorientowawszy
się w błędzie, usunie pustą fakturę z portalu zanim zostanie pobrana przez nabywcę. Pytanie brzmi: Czy w tego
rodzaju sytuacjach podatnikowi nie grozi sankcyjne zastosowanie art. 108 VATU?
Stanowisko organu
Dyrektor KIS rozstrzygnął sprawę, wydając interpretację indywidualną z 3.2.2022 r., 0111-KDIB3-
1.4012.934.2021.1.IK,
. Organ uznał, że faktura jest dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia
gospodarczego i nierozerwalnie wiąże się z powstaniem obowiązku podatkowego. Wystawienie faktury należy
rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to
wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. Faktura VAT sporządzona, a niewprowadzona do obrotu prawnego, nie
stanowi podstawy do zapłaty wykazanego w niej podatku w trybie art. 108 ust. 1 VATU.
Fiskus zauważył zatem, że udostępnienie na portalu faktury, wystawionej uprzednio w systemie finansowo-
księgowym i przekazywanej w formie elektronicznej lub papierowej nie powoduje, że dochodzi do wystawienia więcej
niż jednej faktury dotyczącej tej samej transakcji. Faktura udostępniana klientom w portalu i zarazem przekazywana
w formie elektronicznej bądź papierowej jest jednym dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia
gospodarczego. Tym samym przyjęcie takiego modelu fakturowania nie narusza przepisów i nie jest podstawą do
zastosowania art. 108 ust. 1 VATU.
Odnosząc się do omyłkowego wystawiania faktur niedokumentujących rzeczywistego obrotu gospodarczego,
Dyrektor KIS przyznał, że samo wystawienie faktury w portalu bez jednoczesnej wysyłki faktury na adres email nie
skutkuje wprowadzeniem faktury do obrotu. Co ciekawe do obrotu nie jest też wprowadzona faktura wysłana
papierowo, ale nieodebrana lub ostentacyjnie zwrócona. Ważne jednak, by podatnik zareagował odpowiednio
wcześnie i uniemożliwił kontrahentowi pobranie faktury z portalu. Przy założeniu spełnienia ww. okoliczności podatnik
może skorzystać z anulowania faktury nieprzewidzianej wprost w przepisach VATU i zapomnieć o sprawie.

Komentarz
Z tej ciekawej interpretacji płyną cenne wskazówki praktyczne. Po pierwsze stosunkowo często w praktyce
zauważany jest swego rodzaju dualizm w zakresie wystawiania faktur. Faktura wystawiona i wysłana w sposób
konwencjonalny (czyli papierowo lub elektronicznie), ale zarazem udostępniona przez portal klienta nie jest fakturą
zmultiplikowaną. Ważne jednak, by dokumenty udostępniane na ww. sposoby były tożsame co do treści.
W omawianym przypadku dla niepoznaki mają wręcz identyczną formę graficzną. Nie jest ona obligatoryjna, ale
wskazana. Dyrektor KIS potwierdza, że taki dualizm nie narusza przepisów. VATU nie reguluje zresztą wprost kwestii
udostępniania klientom wersji elektronicznej faktur, które są wystawiane w systemie finansowo-księgowym,
a następnie przekazywane klientom w formie elektronicznej lub papierowej. Tym samym nie ma ograniczeń, aby tę
samą fakturę (która będzie zawierała te same dane, w tym formę graficzną), wysłaną do klienta elektronicznie lub
papierowo, udostępniać na portalu.
Drugi wątek to rozstrzygnięcie, która faktura (wysłana e-mailem lub udostępniona na portalu) jest „ważniejsza”.
Cudzysłów i przymrużenie oka są wskazane, ale pytanie jest ciekawe i ma praktyczne znaczenie. Dyrektor KIS
pośrednio zdaje się wskazywać, że samo udostępnienie faktury na portalu ma jednak słabszą pozycję od przesłania
jej mailem lub pocztą. Zdaniem organu nawet wtedy, gdy faktura jest udostępniona na portalu, ale nie zostanie
wysłana; gdy jest wysłana lub gdy nie zostanie odebrana lub odesłana przez kontrahenta do nadawcy, mamy do
czynienia z fakturą niewprowadzoną do obrotu. W drodze wyjątku można ją anulować. Podatnik powinien jednak
zadbać, by kontrahent nie pobrał faktury z portalu. Niemniej samo wstawienie jej do portalu to za mało by uznać, że
faktura została wystawiona.
Zagadnienie zyskuje i zyska jeszcze bardziej na aktualności, w związku z wejściem w życie przepisów o fakturach
ustrukturyzowanych. Od 1.1.2022 r. są one stosowane fakultatywnie. Ale już od przyszłego roku faktura
ustrukturyzowana ma stać się jedyną słuszną formą. Gdy tak się stanie, udostępnianie faktur na dowolnych portalach
handlowych będzie miało jedynie walor czysto informacyjny. Wówczas wątpliwości wokół art. 108 ust. 1 VATU,
omawiane w niniejszym tekście, stracą na aktualności.

Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 3.2.2022 r., 0111-KDIB3-1.4012.934.2021.1.IK,

Interpretacja KIS wyjaśnia, że udostępnienie faktury na portalu klienta, równocześnie przesłanej w inny sposób, nie jest podwójnym fakturowaniem. Faktura udostępniona na portalu nie musi być przesłana klientowi w formie elektronicznej lub papierowej, aby stanowiła podstawę do obrotu. Wprowadzenie dokumentu na portal nie gwarantuje uznania go za wystawiony. Przepisy VATU nie regulują bezpośrednio udostępniania faktur na portalach, co otwiera możliwość stosowania różnych form dostarczania dokumentów klientom.