Błędy w fakturach KSeF

Wejście w życie obowiązkowego systemu KSeF przynosi wiele zmian i wyzwań dla podatników przygotowujących się na tę rewolucję. Jednym z głównych problemów, który budzi obawy, są skutki błędów w wystawianych fakturach ustrukturyzowanych. Publikacja omawia różne rodzaje błędów, począwszy od formalnych, poprzez rachunkowe, aż po błędne NIP nabywcy, analizując konsekwencje oraz procedury korygujące.

Tematyka: KSeF, VAT, faktura ustrukturyzowana, błędy w fakturach, system teleinformatyczny, numer NIP, faktura korygująca, Ministerstwo Finansów, pakiet SLIM VAT

Wejście w życie obowiązkowego systemu KSeF nastąpi najprawdopodobniej dopiero 1.1.2024 r. Niektórzy
podatnicy już dziś przygotowują się do nadchodzących zmian. KSeF to kolejna już w ostatnim czasie
rewolucja na gruncie VAT. Będzie ona miała swój ważny wymiar techniczny i systemowy. Pojawiają się
jednak także wątpliwości czysto merytoryczne, związane z interpretacją nowych przepisów. Jedna
z najczęstszych obaw podatników w związku z systemem KSeF dotyczy skutków błędów w wystawianych
fakturach.
Zgodnie z art. 2 pkt. 32a ustawy z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; dalej:
VATU) faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF) wraz
z przydzielonym numerem identyfikującym ją w tym systemie. Zgodnie zaś z art. 106nd ust. 2 VATU KSeF jest to
system teleinformatyczny, służący m.in. do wystawiania, otrzymywania, przechowywania oraz umożliwiania dostępu
do faktur ustrukturyzowanych oraz powiadamiania o ich wystawieniu. Ma zastosowanie także w nadawaniu, zmianie
i odbieraniu uprawnień do korzystania z systemu, powiadamianiu podmiotów o nadanych lub odebranych
uprawnieniach czy też analizie i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
Przepisy KSeF weszły w życie wraz z ustawą z 29.10.2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz
niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r. poz. 2076; dalej: ZmVATU21(3)). Tworzą one póki co fakultatywny system
KSeF. Jest wielce prawdopodobne, że podstawowe pojęcia znane już dziś zachowają swoją aktualność również pod
rządami systemu obligatoryjnego. Dlatego można pokusić się o interpretację kwestii budzących wątpliwości. Jedną
z nich są błędy w fakturach ustrukturyzowanych oraz ich następstwa.
Faktury: Błędy formalne
Zgodnie z udostępnionymi informacjami system KSeF będzie walidował zgodność struktury pliku XML faktury
ustrukturyzowanej ze wzorem logicznym e-Faktury w formacie XSD. Dodatkowo będzie także weryfikował posiadane
uprawnienia do korzystania z KSeF osoby, która taką fakturę wystawiła. Jeżeli system zidentyfikuje błędy w tym
zakresie, to wysyłka faktury nie dojdzie do skutku. Zatem faktura nie będzie uznana za wystawioną w rozumieniu art.
106na ust. 1 VATU. W takim wypadku trzeba będzie zweryfikować poprawność wprowadzonych danych i ponowić
wysyłkę faktury.
Faktura, która została odrzucona, nie jest uznawana za wystawioną, zatem nie można do niej wystawić korekty ani jej
anulować. To od decyzji podatnika zależy, czy będzie on chciał ją poprawić i wysłać ponownie do KSeF. Nie ulega
też wątpliwości, że przed wysyłką (próbą wysyłki) faktury do KSeF podatnicy powinni więc weryfikować jej
poprawność formalną.
Faktury: Błędy rachunkowe
Załóżmy jednak, że faktura spełnia wymogi formalne. Zaistnieją jednak w jej treści uchybienia, np. błędy rachunkowe
lub inne pomyłki. Dla odmiany faktura taka zostanie przyjęta do KSeF. Nie weryfikuje on bowiem błędów
rachunkowych zawartych w fakturze. W przypadku ich wystąpienia konieczne jest wystawienie faktury korygującej.
Zwłaszcza, jeśli błędy dotyczą pozycji wskazanych w art. 106e ust. 1 pkt. 8-15 VATU, czyli np. ceny towaru lub usługi
(jednostkowej lub łącznej) lub stawki podatku. W takich wypadkach nie ma możliwości wystawienia przez nabywcę
noty korygującej zgodnie z art. 106k ust. 1 VATU.
Z kolei w przypadku korekt niewpływających na wartość podstawy opodatkowania i kwotę podatku (np. data
sprzedaży, adnotacja MPP itp.) wciąż istnieje możliwość wystawienia w tym zakresie noty korygującej przez nabywcę
(poza KSeF). Trudno przewidzieć, czy taka możliwość będzie zachowana w momencie obligatoryjności KSeF. Z całą
pewnością w takich sytuacjach możliwe jednak jest (i będzie) także wskazać prawidłową treść korygowanych pozycji.
Faktura: Błędny NIP nabywcy
Szczególnym rodzajem błędu na fakturze może być jej wystawienie ze wskazaniem niewłaściwego numeru NIP
nabywcy. Sytuacja w tym zakresie może być dwojaka. Po pierwsze faktura została wystawiona na kompletnie
niewłaściwego kontrahenta i wszystkie dane identyfikacyjne w niej zawarte są nieprawidłowe (nie tylko NIP, ale też
np. nazwa i adres). Po drugie jednak dane indentyfikacyjne (np. nazwa i adres) są prawidłowe, ale wkradł się błąd
w numerze identyfikacyjnym. Co w takiej sytuacji począć?
Ministerstwo Finansów wskazuje, że w przypadku przesłania do systemu KSeF faktury z błędnym NIP-em nabywcy,
w celu skorygowania zaistniałej sytuacji należy przesłać fakturę korygującą „do zera” błędnym NIP-em nabywcy
i dodatkowo przesłać odrębną fakturę (pierwotną) z prawidłowym numerem NIP nabywcy. Takie podejście wynika

z uwarunkowań systemowych. Faktura z błędnym NIP-em nabywcy zostanie bowiem po przetworzeniu udostępniona
podmiotowi o takim numerze NIP. Trafi ona więc nie tam, gdzie powinna. W takich przypadkach nie należy wystawiać
faktury korygującej błędny numer NIP na inny prawidłowy. W KSeF nie będzie miała miejsca sytuacja, w której
fakturę odebrał podmiot będący rzeczywistą stroną transakcji, a jedynie numer NIP podany w fakturze był błędny.
Niezbędne jest „zerowanie”. To dalej idąca zasada niż dziś, bowiem „zerowanie” faktur, jakkolwiek powszechne,
w praktyce akceptowane jest tylko w przypadku całkowicie błędnie określonego nabywcy.

Komentarz
Od 1.1.2021 r. obowiązują przepisy ustawy z 27.11.2020 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz
niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2020 r. poz. 2419; dalej: ZmVATU20). Tzw. pakiet SLIM VAT wywrócił do góry
nogami zasady rozliczania faktur korygujących. Zwłaszcza w przypadku faktur in minus podatnicy wciąż borykają się
z wątpliwościami interpretacyjnymi odnośnie definiowania uzgodnienia i spełnienia przyczyn korekty (zgodnie z art.
29a ust. 13 VATU).
Już dziś zgodnie z art. 29a ust. 15 pkt. 5 VATU, w przypadku wystawiania faktur ustrukturyzowanych podatnik-
wystawca faktury korygującej nie musi uzbrajać się w dokumentację potwierdzającą uzgodnienie i spełnienie
warunku korekty. Podobnie odbiorca korygującej faktury ustrukturyzowanej in minus jest obowiązany do zmniejszenia
kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał przy użyciu KSeF fakturę korygującą w postaci
faktury ustrukturyzowanej (art. 86 ust. 19d VATU). Nie musi bazować w tym zakresie na uzgodnieniu i spełnieniu
warunku korekty. Obydwie ww. zasady „wyłączają” kontrowersyjne przepisy SLIM VAT w przypadku faktur
ustrukturyzowanych, co samo w sobie jest chyba największą (póki co) zachętą do korzystania z fakultatywnego
KSeF. Jest spora szansa, że wraz z wejściem w życie obligatoryjnego KSeF obecne zasady rozliczania faktur
korygujących in minus okażą się nieużyteczne i również trafią do lamusa. Nikt po nich nie będzie płakał. Jeśli więc
szukać korzyści związanych z wejściem w życie KSeF, to właśnie w tym miejscu.

Przepisy KSeF oraz związane z nimi błędy w fakturach to tematy gorące i wymagające uwagi. Wprowadzenie obowiązkowego systemu KSeF stawia przed podatnikami nowe wyzwania oraz konieczność zachowania szczególnej ostrożności przy wystawianiu dokumentów księgowych.