Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej to data wysyłki do KSeF

System KSeF oraz faktury ustrukturyzowane w kontekście VAT to tematy budzące coraz większe zainteresowanie podatników. Nowe przepisy wprowadzają wiele zmian technicznych i systemowych, jednakże pojawiają się także wątpliwości merytoryczne. Istotne jest zrozumienie pojęcia wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz związanej z nim obowiązkowej daty wysyłki do KSeF. Problemem może być rozbieżność między datą faktycznego wystawienia faktury a datą jej przesłania do systemu, co może skutkować powstaniem obowiązku podatkowego. Konieczne jest świadome dostosowanie się do nowych regulacji, aby uniknąć ewentualnych konsekwencji prawnych.

Tematyka: VAT, KSeF, faktura ustrukturyzowana, wystawienie faktury, obowiązek podatkowy, data wystawienia, system teleinformatyczny, interpretacja przepisów, konsekwencje prawne

Wejście w życie obowiązkowego systemu KSeF nastąpi najprawdopodobniej dopiero 1.1.2024 r. Niektórzy
podatnicy już dziś przygotowują się jednak do nadchodzących zmian. KSeF to kolejna już w ostatnim czasie
rewolucja na gruncie VAT o charakterze technicznym i systemowym. Pojawiają się jednak także wątpliwości
czysto merytoryczne, związane z interpretacją nowych przepisów. Fundamentalną kwestią w KSeF jest samo
pojęcie wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Może ono nastręczyć praktycznych trudności.
Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; dalej:
VATU), faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz
z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Zgodnie z kolei z art. 106nd ust. 2 VATU, KSeF
to system teleinformatyczny służący m.in. do wystawiania, otrzymywania, przechowywania oraz umożliwiania
dostępu do faktur ustrukturyzowanych oraz powiadamiania o wystawieniu takiej faktury.
Ww. przepisy (oraz szereg innych dotyczących KSeF) weszły w życie wraz z ustawą z 29.10.2021 r. o zmianie
ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r. poz. 2076, dalej: ZmVATU21(3)).
Tworzą one póki co fakultatywny system KSeF. Jest duża szansa, że w swojej obowiązkowej wersji techniczne
zasady działania KSeF będą analogiczne (poza aspektem obligatoryjności rzecz jasna).
Wystawienie i otrzymanie faktury
Oprócz definicji KSeF i faktury ustrukturyzowanej, podstawowe znaczenie ma pojęcie wystawienia i otrzymania
faktury KSeF. Wystawienie i otrzymanie faktury odgrywają przecież kluczową rolę w realizacji uprawnień
i obowiązków wynikających z VATU. I tak, zgodnie z art. 106na ust. 1 VATU, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za
wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Z kolei zgodnie z art. 106na ust. 3 VATU, faktura
ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru
identyfikującego tę fakturę.
Data wystawienia to jeden z podstawowych elementów treści faktury, zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 1 VATU każda
faktura taką datę musi zawierać. Co więcej, jeśli data wystawienia faktury różni się od daty dokonania dostawy
towarów lub świadczenia usług, faktura powinna wskazywać również tę drugą datę (art. 106e ust. 1 pkt 6 VATU).
Wystawienie faktury często decyduje o powstaniu obowiązku podatkowego. Jest tak przykładowo w przypadku art.
19a ust. 5 pkt 3 lit. a VATU (usługi budowlane) czy art. 19a ust. 5 pkt 4 VATU (np. dostawa energii elektrycznej
i cieplnej, świadczenie usług telekomunikacyjnych czy usług najmu). W przypadku czynności krajowych, prawo do
odliczenia podatku naliczonego powstaje z kolei nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał
fakturę lub dokument celny (art. 86 ust. 10b pkt 1 VATU).
Problem w tym, że data wystawienia faktury ustrukturyzowanej wcale nie musi równać się dacie jej wysłania do
systemu KSeF. Podatnik może ją wysłać później, czasem wręcz nie ma wyjścia (np. gdy system KSeF jest
niedostępny). Data wystawienia faktury, obowiązkowo wskazywana w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej, może więc
okazać się zupełnie nieadekwatna do daty, w której faktura ta będzie uznana za wystawioną (czyli: wysłaną do
systemu KSeF). A to może rodzić szereg problemów natury praktycznej. W szczególności, jeśli wysyłka faktury do
KSeF nastąpi po ustawowym terminie.
Komentarz
Podatnicy z zasady mają określone ramy czasowe, w których powinni wystawić fakturę VAT. Zgodnie z art. 106i ust.
1 VATU, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano
dostawy towaru lub wykonano usługę. Załóżmy, że podatnik dokonał dostawy towaru 31.1.2024 r. i wskazał datę
wystawienia faktury na 15.2.2024 r., jednak do KSeF wysłał ją dwa dni później. Faktura taka zostanie więc uznana za
wystawioną za późno. Nie ma znaczenia wskazana w jej treści data. Z tego tytułu podatnikowi grozi
odpowiedzialność karno-skarbowa (jakkolwiek przewinienie jest raczej niskiej wagi). Opóźnienie nie wpłynie jednak
na rozpoznanie obowiązku podatkowego. Ten powstał bowiem 31.1.2024 r. i podatnik zapewne wówczas go rozliczy.
Inny przykład. Zgodnie ze wspomnianym już art. 19a ust. 5 pkt 3 VATU, obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia
usług budowlanych powstaje w momencie wystawienia faktury. Zgodnie z art. 19a ust. 7 VATU, gdy podatnik nie
wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminów
wystawienia faktury, a w przypadku gdy nie określono takiego terminu - z chwilą upływu terminu płatności. Fakturę
z tytułu świadczenia usług budowlanych wystawia się nie później niż 30 dnia od wykonania usług (art. 106i ust. 3 pkt
1 VATU). Załóżmy, że podatnik wykonał usługi budowlane 28.1.2024 r. (wówczas podpisał wraz z nabywcą protokół
końcowy prac). Faktura wystawiona jest 29.2.2024 r. (rok przestępny!) ale wysłana do KSeF dopiero 2.3.2024 r.

Obowiązek podatkowy powstaje rzecz jasna 29.2.2024 r. (trzydziesty dzień od wykonania usługi budowlanej). Znów
jest ryzyko mandatu karno-skarbowego. Faktura zostanie uznana za wystawioną w marcu 2024 r. ale obowiązek
podatkowy powstanie wcześniej.
Jeszcze inny przykład. Zgodnie z art. 13 ust. 1 VATU, w WDT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia
faktury, nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano tej dostawy. KSeF będzie
obowiązkowy także przy tego rodzaju transakcjach, jakkolwiek kontrahent UE nie otrzyma faktury przez system (bo
nie będzie miał do niego dostępu, jeśli nie jest zarejestrowany w Polsce na VAT) tylko w konwencjonalny sposób.
Podatnik dokonał 31.1.2024 r. WDT i wystawia dokumentująca tę dostawę fakturę 14.2.2024 r. Do KSeF wysyła ją
16.2.2024 r. Obowiązek podatkowy w WDT powstaje jednak 15.2.2024 r.
Przypomnijmy, że zgodnie z art. 62 § 1 ustawy z 10.9.1999 r. kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 859;
dalej: KKS), kto wbrew obowiązkowi wystawia faktury w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze
grzywny do 180 stawek dziennych. W wypadku mniejszej wagi, sprawca ww. czynu podlega karze grzywny za
wykroczenie skarbowe. Niewykluczone, że wraz z wejściem w życie przepisów obowiązkowego KSeF, pojawią się
szczególne przepisy KKS sankcjonujące nadużycia związane z wystawianiem faktur. Warto jednak pamiętać, że
w ramach faktur KSeF w przypadku gdy data wskazana w polu P_1 będzie inna niż data przesłania, faktura nie
zostanie odrzucona przez system jako wadliwa. Trafi więc ona do obrotu, jednak konsekwencje płynące z daty jej
wystawienia oceniane będą przez pryzmat daty wysyłki a nie daty wpisanej do odpowiedniego pola.

W kontekście obowiązkowego systemu KSeF istotne jest ścisłe przestrzeganie terminów wystawiania i wysyłki faktur ustrukturyzowanych. Nieterminowe przesłanie faktury do systemu może skutkować powstaniem obowiązku podatkowego przed faktycznym terminem wystawienia. Dla podatników kluczowe jest zrozumienie zasad funkcjonowania KSeF oraz konsekwencji wynikających z daty wystawienia faktury. Prawidłowe dostosowanie się do nowych regulacji może uchronić przed ewentualnymi sankcjami karnymi.