Fakultatywne elementy faktury ustrukturyzowanej KSeF

Wejście w życie obowiązkowego KSeF najprawdopodobniej nastąpi dopiero 1.1.2024 r. Niektórzy podatnicy już przygotowują się do nadchodzących zmian. Odwzorowanie treści faktur w systemie KSeF to spore wyzwanie. Zastanówmy się więc, jakie dane zawiera faktura ustrukturyzowana, zwłaszcza fakultatywne elementy. Czym dokładnie są te pola i jakie informacje mogą zawierać. Przeczytaj dalej, by dowiedzieć się więcej!

Tematyka: Faktura ustrukturyzowana, KSeF, fakultatywne pola, elementy faktury, obowiązkowe, opcjonalne, system e-faktur, VAT, przepisy podatkowe, treść faktury

Wejście w życie obowiązkowego KSeF nastąpi najprawdopodobniej dopiero 1.1.2024 r. Niektórzy podatnicy
już dziś przygotowują się do nadchodzących zmian. Odwzorowanie w funkcjonalności systemu KSeF treści
wystawianych dziś w sposób konwencjonalny faktur to będzie spore wyzwanie. Warto więc już dziś przyjrzeć
się temu, jakie dane będzie zawierać faktura ustrukturyzowana. Zwłaszcza, że zawiera ona trzy rodzaje pól:
obowiązkowe, opcjonalne i fakultatywne. Nawet tak szeroki wachlarz nie wyczerpuje jednak wszystkich
informacji, jakie w treści faktury mogą się znaleźć.
Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.,
dalej: VATU), faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz
z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Zgodnie z kolei z art. 106nd ust. 2 VATU, KSeF
to system teleinformatyczny służący m.in. do wystawiania, otrzymywania, przechowywania oraz umożliwiania
dostępu do faktur ustrukturyzowanych oraz powiadamiania o wystawieniu takiej faktury. A także m.in. do nadawania,
zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z systemu, powiadamiania podmiotów o nadanych lub odebranych
uprawnieniach czy też analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
Ww. przepisy (oraz szereg innych dotyczących KSeF) weszły w życie wraz z ustawą z 29.10.2021 r. o zmianie
ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r. poz. 2076, dalej: ZmVATU21(3)).
Tworzą one fakultatywny system KSeF. Jest duża szansa, że w swojej obowiązkowej wersji techniczne zasady
działania KSeF będą analogiczne (poza aspektem obligatoryjności rzecz jasna). Już dziś pojawiają się obawy
odnośnie treści faktury ustrukturyzowanej, w szczególności co do zakresu danych, jakie powinny być w niej zawarte.
Faktury ustrukturyzowane zawierają trzy rodzaje pól. Obligatoryjne – konieczne do wypełnienia w każdym przypadku,
z uwagi na przepisy VATU i poprawność semantyczną pliku. Opcjonalne – do wypełnienia tylko gdy zaistnieją
szczególne okoliczności z nimi związane. Oraz fakultatywne – wypełnienie tych pól nie jest jako takie niezbędne dla
poprawności semantycznej pliku ani nie jest wymagane na gruncie przepisów. Może jednak wynikać z wymogów
innych przepisów albo handlowej praktyki stosowanej przez podatnika.
Fakultatywne pola faktury ustrukturyzowanej
Ujmując rzecz w uproszczeniu, fakultatywne są te pola, które nie zostały wymienione w treści art. 106e VATU. Część
fakultatywnych pozycji ma charakter uniwersalny i może znaleźć się w zasadzie w każdej fakturze, bez względu na
rodzaj transakcji, którą dokumentuje. To przykładowo tzw. stopka faktury (zawierająca np. podziękowanie za zakup,
zachętę do dalszej współpracy, kod rabatowy, wartość kapitału zakładowego, numer EORI, adres email itp.).
Uniwersalnym elementem fakultatywnym są też zazwyczaj informacje dotyczące warunków płatności za towar lub
usługę. A zatem m.in. dane w zakresie należności otrzymanych do momentu wystawienia faktury, terminów płatności,
formy płatności (przyszłej lub już dokonanej), czy wreszcie numeru rachunku bankowego, na który spodziewana jest
wpłata.
Ale są też inne fakultatywne pola. Zwłaszcza w przypadku transakcji towarowych na fakturze pojawić mogą się dane
o warunkach transakcji. Zawierają one informacje dotyczące warunków transakcji, na których realizowana jest
dostawa towarów, w tym m.in. daty oraz numery zamówień, numery partii towarów, informacje w zakresie warunków
Incoterms, informacje dotyczące warunków transportu towaru (np. dane dotyczące rodzaju stosowanego transportu,
dane identyfikujące przewoźnika, numer zlecenia transportu, adres miejsca wysyłki itp.). Jeszcze inny fakultatywny
element faktury może dotyczyć podmiotów trzecich. Mogą się zdarzyć sytuacje, że faktura powinna zawierać dane
podmiotu innego niż sprzedawca i nabywca. Np. płatnika lub odbiorcę towaru albo faktora. Rozwiązanie te
z pewnością będzie stosowane także w przypadku transakcji z jednostkami samorządu terytorialnego, rozliczającymi
VAT w sposób scentralizowany. Oraz z członkami grup VAT, tworzących jednego podatnika VAT, składającego się
jednak z co najmniej dwóch niezależnych (na innych płaszczyznach) podmiotów.
System KSeF będzie gotowy także na szereg innych fakultatywnych informacji. Przykładowo, w fakturze
ustrukturyzowanej można wskazać status podatnika w kontekście przepisów o uldze na złe długi (znajdowanie się
w stanie likwidacji, postępowania restrukturyzacyjnego, upadłości itp.). Kwestia wypełnienia takiego pola należy do
decyzji podatnika niezależnie czy podatnik ten posiada jeden z wymienionych wyżej statusów. Są też fakultatywne
dane przydatne w przypadku ściśle określonych transakcji. Przykład to informacja dodatkowa niezbędna dla rolników
ubiegających się o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego. Albo wskazanie stosowanej
przez podatnika procedury uprawniającej do stosowania 0% stawki VAT.
Wreszcie, podatnicy mogą w fakturze ustrukturyzowanej wskazywać oznaczenia dotyczące szczególnych procedur
wskazywanych w ramach JPK (WSTO_EE, I_42, I_63, B_SPV, itd.) oraz kodów GTU. Przepisy w tym zakresie nie

uległy i (raczej) nie ulegną zmianie. Oznaczenia te są obligatoryjne jedynie na poziomie JPK. Ujęcie ich w fakturze
ustrukturyzowanej może jednak ułatwić podatnikowi sporządzenie JPK VAT z deklaracją. Już dziś wielu podatników
zamieszcza na swoich fakturach stosowne oznaczenia.

Komentarz
Przewidziane przez ustawodawcę fakultatywne pola faktury KSeF nie wyczerpują wszystkich możliwych sytuacji,
w których podatnik może chcieć zawrzeć w treści faktury dodatkową informację. Nie szkodzi. Inne dodatkowe
informacje można bowiem jeszcze wpisać w polach DodatkowyOpis, Chodzi w tym wypadku o element zawierający
pola rezerwowe przeznaczone dla wykazywania dodatkowych informacji na fakturze, w tym wymaganych przepisami
prawa, dla których nie przewidziano innych pól/elementów. Stosownych pól może być w treści faktury kilkanaście.
W jakich przypadkach podatnicy mogą wypełniać te pola? W dowolnych, w zależności od potrzeby. Przykładowo,
sprzedawca energii elektrycznej może zawrzeć w tym polu stan licznika, a dostawca usług telefonii komórkowej ilość
wysłanych przez abonenta wiadomości czy liczbę wykonanych połączeń. Dostawca towaru może z kolei zawrzeć
w tym polu informację o wliczeniu do podstawy opodatkowania kosztów transportu.
Faktury KSeF mogą więc zawierać naprawdę szeroki zakres danych. Trzeba tylko pamiętać, że jeśli podatnik w tych
danych się pomyli, powinien wystawić ustrukturyzowaną fakturę korygującą. Ministerstwo Finansów wskazuje, że
należy ją wystawić w przypadku korygowania obligatoryjnych, opcjonalnych jak i fakultatywnych elementów faktury.

Fakultatywne pola faktury ustrukturyzowanej to istotny element procesu wystawiania faktur. Zawierają dodatkowe informacje, które mogą być przydatne dla podatników. Pamiętaj jednak, że w przypadku błędów konieczne może być wystawienie faktury korygującej. Poznaj więcej szczegółów na temat fakultatywnych elementów faktury KSeF i bądź przygotowany na nadchodzące zmiany!