Faktury KSeF a transakcje zagraniczne

Wejście w życie obowiązkowego systemu KSeF nadchodzi, a podatnicy zastanawiają się, jakie zmiany ich czekają. Rewolucja na gruncie VAT stawia przed nimi wyzwania techniczne i merytoryczne. Czy transakcje zagraniczne podlegają reżimowi faktur ustrukturyzowanych? Przepisy milczą na ten temat, jednak istnieje potrzeba analizy funkcjonalności KSeF w kontekście działań z podmiotami spoza kraju.

Tematyka: KSeF, faktury ustrukturyzowane, transakcje zagraniczne, podatnicy zagraniczni, obowiązkowy system fakturowania, dualizm dokumentacyjny, wyzwania podatkowe

Wejście w życie obowiązkowego systemu KSeF nastąpi najprawdopodobniej 1.1.2024 r. Niektórzy podatnicy
już dziś przygotowują się do nadchodzących zmian. KSeF to kolejna w ostatnim czasie rewolucja na gruncie
VAT. Będzie ona miała swój ważny wymiar techniczny i systemowy. Pojawiają się jednak także wątpliwości
czysto merytoryczne, związane z interpretacją nowych przepisów. Póki co przepisy nie wspominają nic
o wystawianiu faktur KSeF przez na rzecz podmiotów zagranicznych. Wcale nie musi to oznaczać, że
transakcje z podmiotami z innych krajów wymykają się reżimowi faktur ustrukturyzowanych.
Zgodnie z art. 2 pkt. 32a ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; dalej:
VATU) faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF) wraz
z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie. Zgodnie z art. 106nd ust. 2 VATU, KSeF to system
teleinformatyczny służący m.in. do wystawiania, otrzymywania, przechowywania oraz umożliwiania dostępu do faktur
ustrukturyzowanych; powiadamiania o wystawieniu takiej faktury, nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do
korzystania z systemu, powiadamiania podmiotów o nadanych lub odebranych uprawnieniach czy też analizy
i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
Przepisy KSeF weszły w życie wraz z ustawą z 29.10.2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz
niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r. poz. 2076; dalej: ZmVATU21(3)). Tworzą one póki co fakultatywny system
KSeF. Jest wielce prawdopodobne, że podstawowe pojęcia znane już dziś zachowają swoją aktualność również pod
rządami systemu obligatoryjnego, dlatego można pokusić się o interpretację kwestii budzących wątpliwości. Jedna
z nich dotyczy funkcjonalności KSeF w przypadku transakcji z podmiotami z innych krajów. Przepisy na ten temat,
póki co, milczą.
Faktury na rzecz podatników z innych krajów
Chodzi w praktyce przede wszystkim o trzy rodzaje czynności: wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (art. 13 ust.
1 VATU), eksport towarów (art. 2 pkt 8 VATU), a także o dostawy towarów i świadczenie usług opodatkowanych na
terytorium innych krajów, oraz względnie w kraju – gdy usługobiorcą jest podmiot zagraniczny (np. określona w art.
28e VATU usługa związana z położoną w Polsce nieruchomością, ale świadczona na rzecz podmiotu
zagranicznego).
Jeżeli nabywcy towarów i usług w sytuacjach wskazanych wyżej nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni na
terenie kraju, oczywiście nie będą w stanie odebrać faktury ustrukturyzowanej za pomocą KSeF. Nie zmienia to faktu,
że podatnik-sprzedawca nadal powinien wystawiać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem systemu KSeF. Tyle
tylko, że wysyłka takiej faktury do kontrahenta powinna mieć miejsce w sposób „tradycyjny” (a więc elektronicznie,
względnie papierowo). Mamy więc dualizm wysyłki faktury.
Faktury od podmiotów zagranicznych
Jak wiadomo istnieją przypadki, gdy rozliczenie podatku należnego ma miejsce także w przypadku zagranicznych
transakcji zakupowych. Chodzi przede wszystkim o import usług (art. 2 pkt 9 VATU) oraz wewnątrzwspólnotowe
nabycie towarów (art. 9 ust. 1 VATU). Jest jeszcze import towarów (art. 2 pkt 7 VATU), ale w tym akurat przypadku
podstawą rozliczenia nie jest faktura, a dokumenty celne. Zatem kwestia KSeF jest mniej problematyczna.
Podmioty niezarejestrowane do celów VAT w Polsce, dokonujące dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz
polskich podatników, oczywiście nie wystawiają faktur w sposób ustrukturyzowany, nie mają bowiem dostępu do
KSeF. Faktury wystawiane będą więc w sposób konwencjonalny, jak do tej pory (papierowo lub elektronicznie).
Ministerstwo Finansów zwraca uwagę, że KSeF nie służy do raportowania faktur od dostawców zagranicznych.
Zatem sam fakt otrzymania faktury dokumentującej WNT czy import usług w żaden sposób nie musi być
odnotowywany w KSeF. Nie do tego zresztą KSeF służy: przypomnijmy, że nie jest on substytutem ewidencji
i deklaracji JPK.
Mogą jednak istnieć podmioty zagraniczne, które są zarejestrowane do celów VAT w Polsce. Wydaje się, że takie
podmioty również powinny stosować system KSeF, gdy stanie się on obowiązkowy. To może być jednak
problematyczne i wymagać ustanowienia pełnomocnika (poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-FA, w którym
podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF, w tym do nadawania uprawnień, odbierania
uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur). Problem dotyczyć może zwłaszcza tych
podmiotów, które nie posiadają w kraju wiele więcej niż sam tylko numer VAT (np. z uwagi na uczestnictwo
w transakcjach łańcuchowych).

Komentarz
Przepisy póki co milczą na temat objęcia obowiązkowym KSeF podatników zagranicznych. Opublikowany niedawno
projekt decyzji Rady UE upoważniającej Polskę do wprowadzenia obowiązkowego KSeF wskazuje jednak, że
„szczególny środek” (czyli obligatoryjny KSeF) nie powinien naruszać prawa klientów do otrzymywania faktur
papierowych w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych. Co więcej w treści samej decyzji wskazane ma być, że
upoważnia się Polskę do akceptowania wyłącznie tych faktur, które zostały wystawione w postaci dokumentów lub
not w formie elektronicznej, w przypadku podatników mających siedzibę na terytorium Polski. A to już zauważalnie
zawęzi katalog podmiotów objętych obowiązkowym KSeF.
W przypadku transakcji realizowanych na rzecz takich podmiotów KSeF także będzie sporym wyzwaniem. Weźmy
przykładowe WDT, dla którego obowiązek podatkowy powstaje przecież z chwilą wystawienia faktury przez
podatnika (nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy). Fakturę ustrukturyzowaną uznaje
się za wystawioną w momencie przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Zatem terminowe wysłanie faktury do
KSeF będzie równoznaczne z powstaniem obowiązku podatkowego przy WDT. Rzecz w tym, że nabywca z innego
kraju UE nie odbierze takiej faktury przez KSeF. Dlatego niezbędna jest także osobna (na zasadach
dotychczasowych) wysyłka faktury do tego podmiotu. Najczęściej fakturze towarzyszyć będą także dodatkowe
dokumenty, np. dokumenty przewozowe, w których nabywca potwierdzi finalnie, że towar dotarł do celu. Ten dualizm
dokumentacyjny (wystawienie faktury przez KSeF i konwencjonalnie) wymaga spójności między tymi dokumentami,
aby kontrahent z innego kraju rozpoznał WNT na zasadach analogicznych do WDT wynikających z faktury KSeF.
Łatwo nie będzie, a może być jeszcze trudniej (np. gdy transakcja wewnątrzwspólnotowa będzie miała charakter
łańcuchowy). Faktycznie więc dobrze już dziś przeanalizować skalę wyzwań.

Przepisy póki co nie precyzują, jak system KSeF będzie dotyczył podmiotów zagranicznych. Projekt decyzji Rady UE wskazuje na konieczność uwzględnienia prawa klientów do faktur papierowych. Wprowadzenie obligatoryjnego KSeF może stanowić wyzwanie dla transakcji zagranicznych, wymagając spójności między dokumentacją elektroniczną a tradycyjną.