Jakich faktur nie wystawimy przez KSeF?

Wejście w życie obowiązkowego systemu KSeF z 1.1.2024 r. będzie miało istotny wpływ na formę wystawianych faktur VAT. Niektóre rodzaje faktur, takie jak noty korygujące, duplikaty czy faktury pro forma, nie będą zgodne z wymaganiami KSeF. Istnieją także faktury, np. bez NIP nabywcy, które nie będą kompatybilne z systemem. Artykuł omawia szczegółowe wyłączenia dotyczące wystawiania faktur przez KSeF oraz potencjalne konsekwencje dla podatników.

Tematyka: KSeF, faktury, noty korygujące, duplikaty, faktury pro forma, NIP, VAT, system podatkowy, podatnicy, obieg dokumentów, rozliczenia VAT

Wejście w życie obowiązkowego systemu KSeF nastąpi z 1.1.2024 r. Niektórzy podatnicy już dziś
przygotowują się do nadchodzących zmian. Zmiana formy wystawianych faktur VAT wpłynie dość wyraźnie
na szczególnego rodzaju faktury, funkcjonujące w obrocie gospodarczym. Nie wszystkie można będzie
wystawiać w sposób ustrukturyzowany. Stąd też pojawiają się wątpliwości odnośnie m.in. faktur RR, not
korygujących czy duplikatów.
Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.,
dalej: VATU), faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz
z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Zgodnie z kolei z art. 106nd ust. 2 VATU, KSeF
to system teleinformatyczny służący m.in. do wystawiania, otrzymywania, przechowywania oraz umożliwiania
dostępu do faktur ustrukturyzowanych oraz powiadamiania o wystawieniu takiej faktury. A także m.in. do nadawania,
zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z systemu, powiadamiania podmiotów o nadanych lub odebranych
uprawnieniach czy też analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
Mówiąc w dużym uproszczeniu, faktura dokumentuje dokonywaną przez podatników sprzedaż na rzecz innych
podatników. Choć nic nie stoi na przeszkodzie, by fakturę otrzymał też konsument (zgodnie z art. 106b ust. 3 VATU
może wręcz z zasady zażądać wystawienia takiej faktury). Wbrew pozorom, faktury mogą być różne. Niektóre
rodzaje faktur nie są i nie będą kompatybilne z KSeF, o czym warto pamiętać już dziś.
Noty korygujące
Zgodnie z art. 106k ust. 1 VATU, nota korygująca to faktura wystawiana przez nabywcę w przypadku, gdy otrzymana
przez niego faktura zawiera pomyłki i wymaga korekty. Nie wszystkie pomyłki można w ten sposób skorygować.
W praktyce, chodzi najczęściej o pomyłki drobne (np. błąd co do oznaczenia danych podatnika, nazwy towaru czy
oznaczenia MPP). Wystawienie noty korygującej nie jest obowiązkowe. Równie dobrze, to sprzedawca może
wystawić fakturę korygującą. Dla poprawności formalnej często warto to jednak uczynić. Nota wymaga akceptacji
sprzedawcy, choć w praktyce jej roli nie należy wyolbrzymiać.
KSeF nie przewiduje możliwości wystawiania i przesyłania not korygujących w postaci ustrukturyzowanej do faktur
ustrukturyzowanych. Zdaniem Ministerstwa Finansów, to technicznie niemożliwe ze względu na specyfikę. Póki KSeF
jest fakultatywny, noty można jednak spokojnie wystawiać „po staremu”.
Faktury wystawione ponownie (duplikaty)
Zgodnie z art. 106l VATU, gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik wystawia ponownie fakturę na
wniosek nabywcy, zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika lub nabywcy. Faktura
wystawiona ponownie zawiera datę wystawienia i (od 1.1.2022 r.) może (a nie musi) zawierać wyraz „DUPLIKAT”. Do
faktur ustrukturyzowanych nie mają zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów. Nie istnieje
bowiem możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury ustrukturyzowanej w systemie. Faktura wystawiona ponownie
traci więc swój sens.
Faktury pro forma
Pro forma oznacza „dla zachowania formy, pozorów”. W praktyce obrotu gospodarczego, faktury pro forma
oczywiście nie są „pozornymi” dokumentami. Mają pewną rolę do odegrania, np. jako potwierdzenie zawarcia
umowy. Najczęściej jednak, tego rodzaju dokument wystawia się w celu otrzymania przedpłaty lub zaliczki. To
bezpieczniejsze niż wystawianie „z góry” faktury zaliczkowej.
Pro formie nie można przypisać waloru faktury w rozumieniu VATU (ani dokumentu księgowego jako takiego). Zatem
nie będzie można wystawiać takich dokumentów przez KSeF.
Faktury niezgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej – bez NIP
Istnieją faktury, w których nie trzeba wskazywać numeru NIP nabywcy. A to właśnie numer NIP stanowi obligatoryjny
elementy faktury ustrukturyzowanej, będący podstawą identyfikacji odbiorcy faktury. Co za tym idzie, system KSeF
nie będzie „obsługiwał” np. faktur dokumentujących dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku
na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2-6, 8-36 VATU lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 VATU. Może więc
chodzić np. o zwolnione z VAT usługi finansowe czy dostawę nieruchomości. Inna sprawa, że w takich przypadkach
sprzedawca w ogóle nie ma obowiązku wystawiania faktury (art. 106b ust. 2 VATU).

Innym przykładem faktur, których przez KSeF się nie wystawi są faktury za przejazd autostradą płatną lub przejazd
na dowolną odległość, wystawiana w formie biletu jednorazowego (§ 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów
z 29.10.2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 1979)). Ale już fakturę uproszczoną do 450 zł/100
EUR wystawić przez KSeF można. Taki dokument powinien bowiem zawierać NIP nabywcy (art. 106e ust. 5 pkt 3
VATU).
Inne szczególne rodzaje faktur
Przez KSeF nie da się wystawić faktur przy użyciu kasy rejestrującej. Chodzi o techniczny akt wystawienia faktury
przy pomocy takiej kasy (art. 106h ust. 2 VATU) a nie o faktury wystawiane do sprzedaży zaewidencjonowanej za
pomocą kasy rejestrującej. KSeF nie posłuży również do wystawiania faktur RR. Zgodnie z art. 116 ust. 1 VATU,
podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT czynny nabywający produkty rolne od rolnika ryczałtowego wystawia
w dwóch egzemplarzach fakturę dokumentującą nabycie tych produktów. Oryginał faktury jest przekazywany
dostawcy. Rolnik ryczałtowy korzysta ze zwolnienia z VAT zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 3 VATU, w praktyce system
KSeF miałby więc problem żeby „przekazać” fakturę ustrukturyzowaną takiemu podmiotowi.

Komentarz
Analizując opisywane wyłączenia nasuwa się pytanie, czy wejście w życie obligatoryjnego KSeF sprawi, że ww.
dokumenty w ogóle stracą rację bytu. Innymi słowy, czy ulegną one unicestwieniu i całkowitemu wyrugowaniu
z przepisów VATU.
Wydaje się, że odpowiedź na takie pytanie powinna być przecząca. Można sobie bowiem wyobrazić sytuację,
w której nabywca towaru czy usługi wystawia poza systemem KSeF notę korygującą dostawcy, który popełnił błąd
w numerze NIP kontrahenta. Tego rodzaju korekta nie ingeruje w zasadnicze kalkulacyjne elementy rozliczenia
podatkowego. Podobnie w przypadku dokumentów pro forma, skoro nie są to faktury per se, nic nie stoi na
przeszkodzie ich dalszemu stosowaniu w konwencjonalnym, nieustrukturyzowanym obiegu. Wywoływać będą one
takie same skutki jak dziś (czyli w praktyce dla rozliczeń VAT właściwie żadne). Nie sposób też sobie wyobrazić, że
począwszy od 1.1.2024 r. z obiegu wyeliminowane zostaną całkowicie faktury VAT_RR. Stanowią one trzon rozliczeń
z rolnikami ryczałtowymi. Wielce prawdopodobne więc, że nadal będą funkcjonowały, tyle że poza KSeF.

Pamiętajmy, że przepisy o KSeF i fakturach ustrukturyzowanych dotyczą jedynie formy dokumentu i wynikających
z tego konsekwencji. Ale nadal, wystawienie faktury to końcowy element łańcucha zdarzeń gospodarczych.
I z drobnymi wyjątkami (np. w zakresie określenia momentu otrzymania faktury, a więc powstania prawa do
odliczenia podatku naliczonego), KSeF nie powinien wpływać na elementy konstrukcyjne systemu VAT.

Wprowadzenie KSeF nie oznacza całkowitego wyeliminowania faktur RR czy innych szczególnych rodzajów faktur. Istniejące wyłączenia i alternatywne formy dokumentów pozostaną ważne po wejściu w życie systemu. KSeF wpłynie głównie na formę dokumentów, natomiast podstawowe zasady rozliczeń VAT pozostaną bez zmian.