Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych KSeF

Wejście w życie obowiązkowego systemu KSeF wkrótce stanie się faktem. Jednym z kluczowych zagadnień związanych z KSeF jest przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Zmiany wprowadzone przez KSeF znacząco wpłyną na praktykę archiwizacji dokumentów podatkowych. Definicja faktur ustrukturyzowanych oraz zasady przechowywania w systemie KSeF są kluczowe dla podatników przygotowujących się do nowych regulacji.

Tematyka: KSeF, faktura ustrukturyzowana, przechowywanie dokumentów, archiwizacja podatkowa, system teleinformatyczny, zasady przechowywania faktur, konsekwencje prawne, rozliczenia podatkowe

Wejście w życie obowiązkowego systemu KSeF nastąpi 1.1.2024 r. Niektórzy podatnicy już dziś przygotowują
się do nadchodzących zmian. Ciekawy wątek dotyczący KSeF, to kwestia przechowywania faktur
ustrukturyzowanych. Praktyka podatkowa w zakresie archiwizowania dokumentów wystawianych w sposób
konwencjonalny (papierowo lub elektronicznie) jest bardzo bogata. Obligatoryjny KSeF dość mocno jednak
tę praktykę zmieni. Znikną przede wszystkim dylematy odnośnie archiwizowania w formie elektronicznej
dokumentów otrzymywanych papierowo (i vice versa).
Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; dalej:
VATU), faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz
z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Zgodnie z kolei z art. 106nd ust. 2 VATU, KSeF
to system teleinformatyczny służący m.in. do wystawiania, otrzymywania, przechowywania oraz umożliwiania
dostępu do faktur ustrukturyzowanych oraz powiadamiania o wystawieniu takiej faktury. A także m.in. do nadawania,
zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z systemu, powiadamiania podmiotów o nadanych lub odebranych
uprawnieniach czy też analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
Definicja systemu KSeF wskazuje m.in. na przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Archiwizacja faktur wydaje
się w obliczu różnego rodzaju meandrów podatkowych stosunkowo prozaiczną kwestią. Paradoksalnie to jednak
często poważny problem. Dla wielu podatników zgodne nie tylko z przepisami, ale i własnymi możliwościami
organizacyjnymi przechowywanie faktur sprzedażowych i zakupowych jest wyzwaniem. Obowiązuje tu kilka
wymogów. Zgodnie z art. 112a ust. 1 VATU, podatnicy przechowują wystawione przez siebie oraz otrzymane faktury
w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia,
integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu
przedawnienia zobowiązania podatkowego. Z zasady - na terytorium kraju, chyba, że w formie elektronicznej
w sposób umożliwiający organom podatkowym dostęp on-line do tych faktur. Podatnicy powinni też zapewnić
organom dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich
pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
To ważne zasady. Zgodnie z art. 112 VATU, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla
celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu
upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych
Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku faktur ustrukturyzowanych. Zgodnie z art. 112aa VATU, faktury
ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku,
w którym zostały wystawione. Co równie ważne, jeżeli gwarantowany ustawowo okres przechowywania faktur
ustrukturyzowanych w KSeF jest niewystarczający dla podatnika, dopuszcza się, aby po upływie ww. okresu
przechowywania faktur w KSeF podatnik dalej przechowywał faktury ustrukturyzowane, poza tym systemem, do
czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Komentarz
Przechowywanie w formie elektronicznej faktur dokumentujących zakupy towarów i usług otrzymanych oryginalnie
w formie papierowej jest zgodne z przepisami VATU, jeśli podatnik wdroży odpowiednią procedurę kontroli
biznesowych takiego sposobu działania. Przykładowo, wystarczające jest zeskanowanie faktury i zapisane jej
w formacie PDF (lub innym uniemożliwiającym ingerencję w treść faktur) w sposób umożliwiający łatwe odszukanie
konkretnego dokumentu. Ważne jest także określenie kto dokumenty księguje i kto akceptuje. A także, czy dostępna
jest historia procesowania faktur w systemie od momentu zeskanowania. Dobrze aby czytelność elektronicznego
obrazu każdej faktury weryfikowana była przez pracownika skanującego dokumenty, a następnie przez dział
księgowości w toku dekretowania danego dokumentu. Urządzenia skanujące powinny gwarantować odpowiednią
jakość skanów tak, aby treść zdigitalizowanych faktur wprowadzonych do systemów nie odbiegała od treści
zawartych w ich papierowych i przesłanych elektronicznie odpowiednikach. Z tak zarchiwizowanych faktur
zakupowych podatnik może odliczyć podatek naliczony. Faktura papierowa może zaś trafić do niszczarki. Opisana
wyżej procedura i jej wymogi zostały opisane w jednej z naprawdę wielu interpretacji wydawanych w tym temacie
(interpretacja Dyrektora KIS z 9.6.2022 r., 0111-KDIB3-3.4012.130.2022.4.WR,
). Nie jest to oczywiście
procedura jedyna słuszna, fiskus dopuszcza także inne, w zależności od procesów funkcjonujących u różnych
podatników.
Dlaczego zapewnienie właściwej archiwizacji faktur jest ważne? Nie chodzi jedynie o rozliczenia podatkowe. Ale

także o unikanie odpowiedzialności karno-skarbowej. Zgodnie z art. 62 § 1 KKS, kto wbrew obowiązkowi nie
wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do
180 stawek dziennych. Karze tej podlega także ten, kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje wystawionej lub
otrzymanej faktury lub rachunku, bądź dowodu zakupu towarów. Jedynie w wypadku mniejszej wagi, sprawca takiego
czynu zabronionego podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.
System KSeF zlikwiduje dylematy podatników odnośnie zasad archiwizowania faktur ustrukturyzowanych.
Przechowują się one same. Podatnik nie musi więc prowadzić odrębnej archiwizacji. Co ciekawe, archiwizacja
w KSeF trwa 10 lat, licząc od końca roku, w którym faktury zostały wystawione. Termin ten nie odpowiada terminom
przedawnienia zobowiązań podatkowych. Taki sam jest jednak okres korekty wieloletniej w przypadku nabycia
gruntów, budynków, budowli czy też lokali (art. 91 ust. 2 VATU). I to może tłumaczyć, skąd takie a nie inne ramy
czasowe archiwizacji.

System KSeF eliminuje dylematy dotyczące archiwizacji faktur ustrukturyzowanych, a termin przechowywania w systemie jest precyzyjnie określony. Właściwa archiwizacja faktur ma kluczowe znaczenie nie tylko dla rozliczeń podatkowych, ale także dla uniknięcia konsekwencji prawnych związanych z brakiem dokumentacji.