SLIM VAT 3: Uproszczenia związane z kasami fiskalnymi

SLIM VAT 3 to kolejny pakiet zmian wyszczuplających przepisy VAT, mający na celu dalsze ułatwienie dla podatników poprzez eliminację zbędnych obciążeń. Nowe przepisy, wchodzące w życie 1.1.2023 r., skupią się głównie na drobnych zmianach legislacyjnych dotyczących kas fiskalnych. Zmiany te mają przynieść kosmetyczne poprawki, a nie rewolucję, co może być korzystne dla wszystkich stron. Oczekujemy głównie uproszczeń, zwłaszcza w kontekście przechowywania dokumentów kasowych i sposobu wystawiania paragonów oraz faktur elektronicznych.

Tematyka: SLIM VAT 3, zmiany VAT, kasy fiskalne, uproszczenia dla podatników, elektronizacja procesów fiskalizacji, e-paragony, faktury elektroniczne

SLIM VAT 3 to kolejny pakiet zmian wyszczuplających przepisy VAT, a więc w założeniu Ministerstwa
Finansów - dalsza eliminacja obciążeń podatników zbędnymi (jak się okazuje) obowiązkami. Zmiany mają
wejść w życie 1.1.2023 r. W odróżnieniu od poprzednich edycji pakietów SLIM VAT tym razem nie będzie
wielkich rewolucji. Pojawią się raczej legislacyjne drobiazgi, ale może to i lepiej. Zmiany nie ominą kas
fiskalnych. W tej materii dużo się ostatnio działo (by wspomnieć chociażby kasy online, paragony z NIP,
paragony elektroniczne). Tym razem spodziewamy się jednak wyłącznie kosmetyki.
Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; dalej:
VATU), podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz
rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Art. 111
ust. 3a VATU określa szereg obowiązków, jakie muszą spełnić podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy
zastosowaniu takich właśnie kas. Obowiązki te są uszczegóławiane licznymi przepisami wykonawczymi. Przede
wszystkim podatnicy muszą oczywiście wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży
(papierowo lub za zgodą – elektronicznie). To podstawowy obowiązek, ale istnieje też szereg przepisów
określających zasady ewidencjonowania i archiwizowania innych dokumentów.
Przechowywanie dokumentów kasowych
Podatnicy muszą np. przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany przepisami oraz
prowadzić i przechowywać dokumentację o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej, ale także dokonać wydruku
dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, z wyjątkiem rzecz jasna paragonów przesyłanych
drogą elektroniczną. Ta ostatnia reguła ma ulec zmianie. Proponowana przez ustawodawcę nowelizacja w art. 111
ust. 3a pkt. 8 VATU wprowadza rezygnację z obowiązku drukowania raportów fiskalnych i dokumentów niefiskalnych
wystawianych przez podatników prowadzących ewidencję sprzedaży przy ich zastosowaniu. Co jednak ważne,
rozwiązanie to znajdzie zastosowanie tylko do kas online, w tym kas wirtualnych. Pozwoli to podatnikom na wybór,
czy decydują się na przechowywanie raportów fiskalnych oraz innych dokumentów niefiskalnych w postaci
papierowej, czy też wyłącznie elektronicznej. Raporty fiskalne nadal będą więc wystawiane tak jak do tej pory, tj.
w postaci elektronicznej. Nie trzeba będzie ich tylko drukować. Rozwiązanie takie ma zatem stanowić ułatwienie oraz
zmniejszenie kosztów wywiązywania się z obowiązków ewidencyjnych.
Faktura dołączana do e-paragonu
Zgodnie z art. 106h ust. 1 VATU, w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy
zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon
dokumentujący tę sprzedaż. Począwszy od 1.4.2023 r. przepisy uregulują przypadek dołączenia do takiej faktury
danych identyfikujących paragon w postaci elektronicznej, tj. numer paragonu, numer unikatowy kasy rejestrującej.
Taki numer e-paragonu pozostawiony zostanie w dokumentacji podatnika wraz z unikatowym numerem kasy
rejestrującej. Podobnie, w przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej
przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik pozostawi w dokumentacji paragon fiskalny w postaci papierowej,
dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę, albo numer paragonu fiskalnego w postaci
elektronicznej oraz numer unikatowy kasy rejestrującej.
Podatnicy zwolnieni: łatwiej otrzymać 700 zł
Podatnicy, u których powstał obowiązek prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących online, albo
którzy dopiero rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących online, mają prawo
do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90% jej ceny
zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. A gdy nie ma jej od czego odliczyć, podatnikom przysługuje
zwrot. Warunkiem jest, by zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia
rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji. W odniesieniu do podatników zwolnionych z VAT, zwrot powinien nastąpić
w terminie do 25. dnia od dnia złożenia wniosku przez podatnika.
Ustawodawca proponuje, by w przypadku wniosku składanego przez podatnika zwolnionego z VAT, który to wniosek
nie budzi wątpliwości, organ dokonywał zwrotu kwoty wydanej na zakup kasy rejestrującej bez wydawania decyzji.
Dopiero w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w złożonym przez podatnika wniosku naczelnik urzędu
skarbowego wyda decyzję, w której określi prawidłową wysokość zwrotu, lub odmówi jego dokonania.

Komentarz
Uzasadniając zmianę procedury zwrotu kwoty wydanej na zakup kasy rejestrującej przez podatnika zwolnionego

z VAT, ustawodawca podparł się swoimi statystykami. Okazuje się, że liczba wydanych decyzji przez urzędy
skarbowe na podstawie art. 111 ust. 5 VATU w 2019 r. to ok. 26.000, przy zaangażowaniu ok. 660 pracowników
urzędów skarbowych. W związku z tym nowe rozwiązanie ma stanowić uproszczenie całego procesu, zarówno dla
podatników, jak i organów skarbowych, które będą musiały poświęcić mniej czasu na załatwienie tej konkretnej
procedury. Wprowadzenie proponowanej regulacji nie narusza praw podatników, ponieważ sprawdzenie wniosku
odbywać się będzie zgodnie z przepisami procedury podatkowej, a zwrot należnej kwoty wydatkowanej na zakup
kasy rejestrującej nastąpi (tak jak dotychczas) na rachunek podatnika. Omawiana zmiana nie jest może zbyt
widowiskowa i ma mimo wszystko niszowe znaczenie, biorąc pod uwagę cały system VAT, jednak ucieleśnia ideę
SLIM zarówno po stronie podatnika, jak i organu podatkowego. O to chodzi!
Pozostałe opisane zmiany to przejaw postępującej elektronizacji jako trendu dotyczącego procesów fiskalizacji obrotu
w przypadku sprzedaży konsumenckiej. Mamy już m.in. kasy online (tu elektronizacja dotyczy sposobu
przekazywania danych do Centralnego Repozytorium Kas), ale też np. e-paragony fiskalne (to już postęp
technologiczny mający ułatwiać życie podatnikom i konsumentom). Brak konieczności drukowania raportów
kasowych to zdecydowanie krok w dobrym kierunku. Zwłaszcza w przypadku wspomnianych kas online,
dotychczasowy obowiązek był nazbyt dużym i nie do końca zrozumiałym obciążeniem.

Uproszczenia wprowadzone w ramach SLIM VAT 3 mają na celu ułatwienie zarówno dla podatników, jak i organów skarbowych. Nowe regulacje przewidziane od 1.1.2023 r. mają zmniejszyć obowiązki ewidencyjne związane z kasami fiskalnymi, a także usprawnić procedury zwrotu kwoty wydanej na zakup kas rejestrujących. Elektronizacja procesów fiskalizacji stanowi postęp w obszarze sprzedaży konsumenckiej, wprowadzając ułatwienia zarówno dla przedsiębiorców, jak i klientów.