Obowiązkowy KSeF: Niedostępność systemu

Pojawił się projekt przepisów dotyczących obowiązkowego systemu KSeF. Wejście w życie nowych rozwiązań nastąpi najprawdopodobniej dopiero 1.1.2024 r. Wraz z publikacją projektu poznaliśmy ogólne założenia Ministerstwa Finansów odnośnie systemu obowiązkowego. Abstrahując jednak od kwestii merytorycznych, podatnicy obawiają się także, czy sprostają wymogom technicznym nowego systemu, gdyż mają różne doświadczenia z elektronicznymi systemami związanymi z rozliczeniami podatkowymi. Póki co wiadomo, że przepisy będą przewidywać sposób działania w przypadku niedostępności systemu KSeF.

Tematyka: KSeF, Ministerstwo Finansów, faktura ustrukturyzowana, VATU, awaria KSeF, ZarządKryzysU, e-faktury, system teleinformatyczny, przepisy prawne, podatnicy

Pojawił się projekt przepisów dotyczących obowiązkowego systemu KSeF. Wejście w życie nowych
rozwiązań nastąpi najprawdopodobniej dopiero 1.1.2024 r. Wbrew pozorom czasu na dostosowanie jest
jednak niewiele. Wraz z publikacją projektu poznaliśmy ogólne założenia Ministerstwa Finansów odnośnie
systemu obowiązkowego. Abstrahując jednak od kwestii merytorycznych, podatnicy obawiają się także, czy
sprostają wymogom technicznym nowego systemu, gdyż mają różne doświadczenia z elektronicznymi
systemami związanymi z rozliczeniami podatkowymi. Póki co wiadomo, że przepisy będą przewidywać
sposób działania w przypadku niedostępności systemu KSeF.
Zgodnie z art. 2 pkt. 32a ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; dalej:
VATU) faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz
z przydzielonym numerem identyfikującym ją w systemie. Zgodnie z art. 106nd ust. 2 VATU, KSeF to system
teleinformatyczny, służący m.in. do wystawiania, otrzymywania, przechowywania, umożliwiania dostępu do faktur
ustrukturyzowanych oraz powiadamiania o wystawieniu takiej faktury, a także m.in. do nadawania, zmiany lub
odbierania uprawnień do korzystania z systemu, powiadamiania podmiotów o nadanych lub odebranych
uprawnieniach czy też analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
Prace serwisowe, awarie, sytuacje kryzysowe
Jak to z systemami teleinformatycznymi bywa, nieuniknione są ich usterki, awarie lub inne przejściowe czy bardziej
trwałe problemy techniczne. Projekt przepisów przewiduje trzy rodzaje okoliczności, których zaistnienie uniemożliwi
czasowe korzystanie z systemu KSeF.
Pierwsza z nich to niedostępność KSeF związana z serwisem tego systemu. Ustawodawca obiecuje, że w takich
przypadkach odpowiednio wcześniej zostanie opublikowany komunikat na BIP MF o pracach serwisowych w danym
okresie. Niedostępność systemu powinna być przy tym krótkotrwała i zaplanowana, a także odpowiednio wcześnie
komunikowana. Chodzi o to, by podatnicy mogli się zabezpieczyć i przygotować. Co bowiem kluczowe, w tym okresie
nie będzie możliwości wystawiania faktur oraz faktur korygujących.
Druga okoliczność to awaria KSeF. Z uwagi na jej nieplanowany charakter, oczywiście trudno mówić o możliwości
poinformowania użytkowników systemu z wyprzedzeniem. Niemniej w przypadku awarii KSeF publikowany będzie
komunikat na BIP Ministerstwa Finansów, informujący o dacie początkowej i (szacowanej) końcowej awarii. Ma
zostać także przygotowany dodatkowy, niezależny od KSeF interfejs informujący podatnika o awarii systemu.
Programy księgowe podatników powinny się z nim zintegrować, aby automatycznie sprawdzać dostępność KSeF. Po
opublikowaniu komunikatu interfejs będzie informował o awarii w określonym przedziale czasowym zakreślonym
wskazanymi datami.
W odróżnieniu od prac serwisowych, w przypadku awarii podatnicy mogą fakturować. Będą w tym zakresie stosować
(pod groźbą kary nie niższej niż 1000 zł) ten sam wzór faktury co po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF. Taką fakturę
podatnik będzie musiał przekazać nabywcy w uzgodniony z nim sposób. Ale uwaga: po zakończeniu awarii KSeF
faktury wystawiane w tym okresie wystawca będzie miał obowiązek przesłać do KSeF w terminie do 7 dni od dnia
zakończenia awarii. Jeśli podatnik nie spełni ww. obowiązku, organ podatkowy nałoży na podatnika karę pieniężną
(minimum 500 zł).
Trzecią okolicznością, która w założeniu ustawodawcy może skutkować niemożliwością korzystania z KSeF, będą
sytuacje kryzysowe - niezwiązane z awarią samego systemu. Zgodnie z przepisami ustawy z 26.4.2007 r.
o zarządzaniu kryzysowym (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 261; dalej: ZarządKryzysU) należy przez to rozumieć sytuację
wpływającą negatywnie na poziom bezpieczeństwa ludzi, mienia w znacznych rozmiarach lub środowiska,
wywołującą znaczne ograniczenia w działaniu właściwych organów administracji publicznej ze względu na
nieadekwatność posiadanych sił i środków. W takich okolicznościach faktury będą mogły być wystawiane
i dostarczane nabywcom wg dotychczasowych zasad (faktury w postaci papierowej lub elektronicznej). Minister
Finansów udostępni wówczas w środkach masowego przekazu informację o braku możliwości korzystania
z Krajowego Systemu e-Faktur oraz informację o przywróceniu możliwości korzystania z tego systemu. Z założenia
to rozwiązanie będzie miało zastosowanie w sytuacjach nadzwyczajnych, np. zagrożenia kraju lub jego infrastruktury.
Regulacja ta odnosi się do takich sytuacji, które na danym obszarze działania podatnika uniemożliwiają mu dostęp do
KSeF. Po ustąpieniu sytuacji kryzysowej podatnik jest obowiązany do wystawiania e-faktur.

Komentarz
Ww. przepisy mogą wywoływać istotne problemy praktyczne. Prace serwisowe są równoznaczne z brakiem

możliwości wystawiania faktur. Podatnicy muszą więc śledzić komunikaty, co ma znaczenie w szczególności
w przypadkach, gdy faktura ma być wystawiana pod koniec ustawowego okresu (np. 15. dnia miesiąca
następującego po miesiącu dostawy), aby nie okazało się, że podatnik spóźni się z realizacją swego obowiązku.
Znacznie trudniej będzie w przypadku awarii. Podatnicy mogą wówczas wystawiać faktury. Wypełniony wzór wraz
z wprowadzoną datą wystawienia stanowić będzie więc pełnoprawną fakturę, którą następnie podatnik będzie
zobowiązany przekazać nabywcy w sposób z nim uzgodniony. W przypadku awarii KSeF wypełnienie przez
podatnika pola P1: „data wystawienia”, we wzorze faktury będzie uznane za wystawienie faktury w dacie wskazanej
przez podatnika w tym polu. Data wskazana przez podatnika w polu P1 będzie również przyjmowana i będzie
widniała w numerze identyfikacyjnym KSeF, który zostanie nadany po jej wprowadzeniu do systemu KSeF, po
ustaniu awarii. Ta data będzie przyjmowana również do UPO i tym samym będzie wyznaczała moment wejścia
faktury do obrotu prawnego podczas awarii KSeF.

Ww. przepisy mogą wywoływać istotne problemy praktyczne. Prace serwisowe są równoznaczne z brakiem możliwości wystawiania faktur. Podatnicy muszą więc śledzić komunikaty, co ma znaczenie w szczególności w przypadkach, gdy faktura ma być wystawiana pod koniec ustawowego okresu (np. 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy), aby nie okazało się, że podatnik spóźni się z realizacją swego obowiązku. Znacznie trudniej będzie w przypadku awarii.