Obowiązkowy KSeF: Faktury wystawiane do paragonów

Wprowadzenie obowiązkowego systemu KSeF będzie miało istotny wpływ na sposób dokumentowania transakcji przy użyciu faktur VAT i paragonów fiskalnych. Artykuł omawia propozycje Ministerstwa Finansów dotyczące zmian w dokumentowaniu transakcji oraz konsekwencje dla podatników. Przeczytaj, jak planowane regulacje mogą wpłynąć na obieg dokumentów w obrocie detalicznym i profesjonalnym.

Tematyka: faktury VAT, paragony fiskalne, KSeF, system e-faktur, dokumentowanie transakcji, obowiązkowe fakturowanie, kas rejestrujących, e-faktura, podatek VAT, Ministerstwo Finansów, zmiany w prawie podatkowym

Wbrew pozorom dość często zdarza się, że podatnicy dokumentują dokonywane transakcje zarówno poprzez
wystawienie faktur VAT, jak i paragonu fiskalnego (na kasie rejestrującej). Nie chodzi nawet o tzw. faktury na
żądanie. Często o takim „dualizmie” decydują np. względy systemowe i sprzedażowe. Wejście w życie
obowiązkowego systemu KSeF będzie wywierać wpływ na sferę dokumentowania transakcji na styku
paragonów i faktur. Warto już dziś przyjrzeć się pomysłom Ministerstwa Finansów w tym zakresie. Zmiany
mogą dość mocno namieszać niektórym podatnikom.

Zgodnie z art. 2 pkt. 32a ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; dalej:
VATU) faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz
z przydzielonym numerem identyfikującym ją w tym systemie. Zgodnie z art. 106nd ust. 2 VATU, KSeF to system
teleinformatyczny służący m.in. do wystawiania, otrzymywania, przechowywania, umożliwiania dostępu do faktur
ustrukturyzowanych oraz powiadamiania o wystawieniu takiej faktury, a także m.in. do nadawania, zmiany lub
odbierania uprawnień do korzystania z systemu, powiadamiania podmiotów o nadanych lub odebranych
uprawnieniach, czy też analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
Z zasady obowiązkowe fakturowanie dotyczy czynności w obrocie profesjonalnym. Paragony fiskalne
zarezerwowane są dla sprzedaży konsumenckiej. Czasem jednak relacja między obydwoma formami
dokumentowania czynności opodatkowanych VAT jest bliska. Opublikowany projekt przepisów o obowiązkowym
KSeF daje nam w tej materii kilka istotnych wskazówek.
Faktura dotycząca sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie
Zgodnie z obecnym brzmieniem art. 106h ust. 1 VATU, w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży
zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury, pozostającego u podatnika,
dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Obowiązkowość KSeF może przynieść modyfikację tej zasady. Oto
bowiem oprócz paragonu fiskalnego w postaci papierowej podatnik będzie mógł także alternatywnie pozostawić sam
numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej, zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.
Zgodnie z założeniem rozwiązanie to ma charakter dostosowujący do e-fakturowania sposób dokumentowania
transakcji zaewidencjonowanych na kasach rejestrujących. Jednocześnie zaproponowany przepis ma uniwersalne
zastosowanie zarówno do paragonów papierowych, jak i elektronicznych, które z upływem czasu mogą znaleźć coraz
szersze zastosowanie w obrocie detalicznym.
Faktury wystawiane przy zastosowaniu kas fiskalnych
Kasa rejestrująca może też posłużyć do wystawiania faktury VAT. Oczywiście, może to rodzić uzasadnione
wątpliwości co do kompatybilności takich faktur z systemem KSeF. Niemniej, zgodnie z założeniami podatnik
prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących może do 31.12.2024 r. wystawiać faktury
przy ich zastosowaniu. Jednak w związku z planowaną od 1.1.2025 r. rezygnacją uznawania faktur wystawionych
przy zastosowaniu kas rejestrujących za pełnoprawne faktury, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy
zastosowaniu kas rejestrujących będą zobowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny z każdej sprzedaży,
lecz nie powinni wydać faktury z kasy rejestrującej, gdyż dokument ten nie będzie uznany za e-fakturę.
Paragony z NIP nie będą fakturą uproszczoną
Od 1.1.2024 r. paragon z NIP do 450 zł nie będzie uznawany za e-fakturę. Dokumenty te nie będą spełniały
wymagań dla e-faktur. Przypomnijmy, że o takiej kwalifikacji paragonów z NIP przesądził Minister Finansów, wydając
objaśnienia podatkowe z 16.10.2020 r. (choć nie bez wątpliwości). Los art. 106e ust. 5 pkt. 3 VATU nie jest jednak
przesądzony. Póki co instytucja faktur uproszczonych ma nadal funkcjonować. Chodzi jedynie o to, że za taką fakturę
nie będą uznawane paragony.

Komentarz
Zgodnie z art. 106b ust. 3 VATU, na żądanie nabywcy (konsumenta) podatnik jest obowiązany wystawić fakturę,
jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym
dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Wielu podatników wystawia
jednak faktury i paragony w zasadzie jednocześnie, bo tak mają skonfigurowany system sprzedażowy. Oczywiście,
organy podatkowe konsekwentnie zauważają, że przepisy VATU wymuszają konsekwencję podatnika oraz regulują
szczegółowo kwestie dokumentowania transakcji, które zostały uprzednio zewidencjonowane przy zastosowaniu

kasy rejestrującej. Oznacza to, że, jeżeli klient dokonuje zakupu jako podatnik, a nie jako konsument, to powinien
o tym fakcie poinformować sprzedawcę w momencie dokonywania zakupu. Innymi słowy, kupując jako podatnik,
powinien dostać fakturę. Kupując jako nie-podatnik, właściwą formą dokumentowania jest paragon. Niemniej
praktyka przynosi w tej kwestii różne sytuacje (tak np. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 4.5.2020 r., 0112-
KDIL3.4012.147.2020.2.MŁ,
, dotyczącej usług hotelarskich).
Oczywiście, wystawianie paragonów do faktur (i odwrotnie) będzie nadal możliwe, jednak wielu podatników i tak musi
rekonfigurować swoje systemy sprzedażowe. Przywoływana wyżej branża hotelarska to dobry przykład. Z istoty
rzeczy, za wystawianie faktur odpowiada w niej z reguły szerokie spectrum pracowników (np. recepcji). Trudno
domniemywać, że wszyscy oni zyskają uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu podatnika. Podobnie
w przypadku sklepów wielkopowierzchniowych - tam już dziś możemy przecież otrzymać fakturę przy kasie (przy
pomocy kas rejestrujących - pomijamy tzw. „fakturomaty”). Całe więc szczęście, że podmioty tego typu zyskają
jeszcze dodatkowe dwanaście miesięcy na zmianę systemu. Skoro faktury wystawiane z kasy fiskalnej będą
akceptowane, zgodnie z założeniami mogą być wystawiane do 31.12.2024 r. To dość istotny wyłom, ale i ukłon
w stronę kilku branż.

Planowane zmiany w systemie faktur mogą skomplikować proces dokumentowania transakcji dla niektórych podatników. Konieczność dostosowania się do nowych przepisów oraz reorganizacja systemów sprzedażowych to wyzwanie, które warto rozważyć już teraz. Zapoznaj się z proponowanymi rozwiązaniami Ministerstwa Finansów i przygotuj się na nadchodzące zmiany.