Obowiązkowy KSeF: Propozycja faktury korygującej

Obowiązkowy system KSeF poddawany jest konsultacjom w związku z planowanym wejściem w życie 1.1.2024 r. Rewolucja dotyczyć będzie nie tylko faktur ustrukturyzowanych, ale także propozycji faktury korygującej. Ministerstwo Finansów proponuje rozwiązanie, które ma uprościć proces korekty błędów na fakturach.

Tematyka: KSeF, faktura korygująca, propozycja korekty, Ministerstwo Finansów, akceptacja faktury, numer identyfikacyjny, archiwizacja faktur, e-faktury

Obowiązkowy system KSeF poddawany jest konsultacjom. Wiele wskazuje na to, że przepisy wejdą w życie
1.1.2024 r. i czeka nas wszystkich niemała rewolucja. Rdzeniem systemu KSeF są faktury ustrukturyzowane,
jednak zmiany sięgną głębiej. Nie ominą one siłą rzeczy instytucji noty korygującej wystawianej przez
nabywcę, której zgodnie z pierwotnymi założeniami KSeF miał w ogóle nie obsługiwać. Ministerstwo
Finansów zaproponowało jednak rozwiązanie pośrednie. Chodzi o tzw. propozycję faktury korygującej, którą
ma składać odbiorca faktury, zaś ewentualna akceptacja będzie należała do wystawcy. Będzie to
równoznaczne z wystawieniem faktury korygującej.
Zgodnie z art. 2 pkt. 32a ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; dalej:
VATU) fakturą ustrukturyzowaną jest ta wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz
z przydzielonym numerem identyfikującym ją w systemie. Zgodnie z art. 106nd ust. 2 VATU, KSeF to system
teleinformatyczny służący m.in. do wystawiania, otrzymywania, przechowywania oraz umożliwiania dostępu do faktur
ustrukturyzowanych oraz powiadamiania o wystawieniu takiej faktury.
Wejście w życie obowiązkowego systemu KSeF wywróci do góry nogami zasady związane z fakturowaniem. Zmiany
nie ominą także not korygujących, które w takiej samej postaci pozostaną w użyciu jedynie w przypadku niewielu
okoliczności, w których faktury ustrukturyzowane nie będą obowiązkowe. W systemie KSeF noty księgowe nie będą
już funkcjonowały. Zastąpi je (najprawdopodobniej, bo wciąż dyskutujemy o projekcie) zupełnie nowa instytucja.
Propozycja faktury korygującej
Zgodnie z pomysłem Ministerstwa Finansów, w przypadku faktury ustrukturyzowanej zawierającej pomyłki,
z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt. 4 VATU (a więc dotyczących numeru
identyfikacyjnego nabywcy) nabywca towaru lub usługi, korzystający z Krajowego Systemu e-Faktur, może
udostępnić wystawcy faktury propozycję faktury korygującej, w celu wystawienia faktury korygującej przez wystawcę.
Propozycja faktury korygującej jest oznaczana numerem identyfikującym tę propozycję w Krajowym Systemie e-
Faktur. Zostanie ona oznaczona odrębnym numerem systemowym, innym niż numer KSeF, aby rozróżnić przesyłane
dokumenty (numer KSeF będzie potwierdzać wyłącznie wprowadzenie faktury do obrotu prawnego).
Autor propozycji faktury korygującej będzie miał konieczność podania numeru KSeF faktury korygowanej. Propozycja
korekty nie będzie wywoływała skutków prawnych do czasu oznaczenia numerem identyfikującym tę fakturę w KSeF.
Taki dokument pozostaje w KSeF ze statusem „niezaakceptowana”. Co za tym idzie propozycja będzie wymagać
akceptacji. Po akceptacji sprzedawcy dokument ten uzyskuje numer identyfikujący fakturę korygującą w KSeF.
Z chwilą nadania numeru KSeF dokument-propozycja staje się pełnoprawną ustrukturyzowaną fakturą korygującą.
Można więc uznać, że realne wystawienie faktury korygującej będzie wykonywane przez wystawcę, choć
w rzeczywistości jest wyłącznie czynnością zaakceptowania propozycji faktury korygującej. Propozycje faktur
korygujących przygotowywane przez nabywców będą archiwizowane w KSeF na takich samych zasadach jak e-
faktury, tj. przez okres 10 lat.

Komentarz
Zgodnie z obecnie obowiązującym art. 106k ust. 2 VATU nota korygująca wymaga akceptacji ze strony wystawcy
faktury. Niemniej nota korygująca, która koryguje błąd w NIP, nie wywiera przecież wpływu na wartość dokonanej
transakcji. Zatem brak akceptacji noty nie skutkuje brakiem możliwości odliczenia podatku naliczonego z faktury
pierwotnej zawierającej błędny numer NIP nabywcy. Wobec powyższego, gdy faktury zawierają jedynie błędny numer
NIP, a na podstawie posiadanych faktur jest możliwa identyfikacja nabywcy, to nabywca ma prawo do odliczenia
podatku naliczonego z takich faktur (szerzej: Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 21.1.2022 r., 0113-KDIPT1-
3.4012.901.2021.1.MWJ,
.
Ww. pogląd nie zachowa aktualności, jeśli przepisy o obowiązkowym KSeF wejdą w życie również w zakresie
propozycji faktury korygującej (co nie wydaje się jeszcze przesądzone). Po pierwsze, akceptacja będzie konieczna.
Po drugie, propozycja korekty siłą rzeczy nie będzie mogła dotyczyć numeru NIP. Oto bowiem wysłanie faktury
ustrukturyzowanej na niewłaściwy NIP nabywcy sprawi, że fakturę otrzyma zupełnie niewłaściwy podmiot (NIP to
klucz do odpowiedniego zaadresowania dokumentu).
Ciekawostka jest taka, że zgodnie z pierwotną propozycją propozycja faktury korygującej może dotyczyć w zasadzie
każdej pomyłki na fakturze (poza numerem NIP nabywcy). A więc także pozycji do tej pory niedostępnych do korekty
w drodze noty korygującej (chodzi o dane zawarte w art. 106e ust. 1 pkt. 8-15 VATU, a więc np. cenę, kwotę
należności oraz kwotę podatku. Jak jednak będzie - jeszcze zobaczymy. Konsultacje trwają.

Zmiany związane z obowiązkowym systemem KSeF wprowadzą nowe zasady fakturowania, w tym propozycję faktury korygującej. Akceptacja propozycji będzie konieczna, a po nadaniu numeru identyfikacyjnego stanie się ona pełnoprawną fakturą korygującą. Propozycje archiwizowane będą na równi z e-fakturami przez 10 lat.