Podatnik VAT może używać nazwy skróconej na wystawianych fakturach

Podatnik VAT może używać nazwy skróconej na wystawianych fakturach. Jest to istotne szczególnie dla podatników o nazwach skomplikowanych. Zgodnie z przepisami podatnik powinien wskazać swoją nazwę na fakturach, ale możliwe jest także stosowanie nazwy skróconej. Formularze rejestracyjne NIP-2 i VAT-R również przewidują możliwość użycia nazwy skróconej. Czy jednak podobna zasada może dotyczyć faktur VAT? Odpowiedzi udziela Dyrektor KIS.

Tematyka: podatnik VAT, nazwa skrócona, faktury VAT, interpretacja Dyrektora KIS, obieg dokumentów księgowych, formularze rejestracyjne, KSeF, numer NIP

Podatnik może dla celów rozliczeń VAT posługiwać się swoją nazwą skróconą. Nazwa skrócona może więc
znajdować się na wystawianych przez podatnika fakturach. Kontrahenci również skróconą nazwą mogą się
posługiwać. Nie ma znaczenia, że nazwa skrócona nie znajduje odzwierciedlenia w KRS. To ważne
w szczególności w przypadku podatników o nazwach skomplikowanych albo przesadnie rozbudowanych.
Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931;
dalej: VATU), w wystawianych przez siebie fakturach podatnik powinien wskazać m.in. swoją nazwę. Z kolei zgodnie
z art. 5 ust. 1 ustawy z 13.10.1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz.U. z 2022 r.
poz. 2500; dalej: EwidPodU), podatnicy są obowiązani do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika
urzędu skarbowego albo organu właściwego na podstawie odrębnych przepisów. Zgłoszenie identyfikacyjne
podatników wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego zawiera dane objęte treścią wpisu w Krajowym Rejestrze
Sądowym, z wyłączeniem rejestru dłużników niewypłacalnych, przekazywane automatycznie za pośrednictwem
systemu teleinformatycznego. Ale dodatkowo także dane uzupełniające, w tym skróconą nazwę (firmę), wykaz
rachunków bankowych lub SKOK.
Również formularze rejestracyjne NIP-2 i VAT-R przewidują w swoich pozycjach możliwość wskazania nazwy
skróconej. Podatnicy w obrocie gospodarczym powinni więc stosować nazwę pełną lub nazwę skróconą podaną
w zgłoszeniu identyfikacyjnym oraz w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R, bądź dokonanych aktualizacjach
przedmiotowych zgłoszeń. Pytanie tylko, czy podobna zasada może dotyczyć wystawianych przez podatników faktur
VAT. Odpowiedzi udziela Dyrektor KIS.
Czego dotyczyła sprawa
Podatnik jest spółką z o.o. Podatnik nie wyklucza zintensyfikowania swojej aktywności gospodarczej na rynkach
zagranicznych, w związku z czym chciałby dokonać zmiany nazwy spółki, pod którą działa. Zmiana będzie wiązała
się ze znacznym wydłużeniem nazwy oraz dodaniem określeń fantazyjnych a to może wiązać się z trudnościami
w obrocie. Konieczne byłoby dokładne wpisywanie całej nazwy na fakturach, co często z przyczyn technicznych jest
niemożliwe. Dodanie do rdzenia firmy wyrazów obcojęzycznych, fantazyjnych spowoduje komplikacje w przypadku
pomyłek kontrahentów. Ale też jednocześnie spółka podejmując działania zmierzające do ekspansji na innych
rynkach (w tym zagranicznych) chce mieć możliwość posługiwania się nową, dłuższą nazwą. Widzi w tym również
pewne znaczenie marketingowe, reklamowe.
Panaceum na problemy spółki może być posługiwanie się przez nią skrótem nowej nazwy. Nadzwyczajne
zgromadzenie wspólników podjęło uchwałę w przedmiocie stosownej zmiany. Zgodnie z uchwałą, spółka może
używać skrótu firmy oraz wyróżniającego ją znaku graficznego. Uchwała została zaprotokołowana w akcie
notarialnym. Zarząd spółki nie dokonał jeszcze zgłoszenia zmiany do sądu rejestrowego. Problem w tym, że nie ma
technicznej możliwości ujawnienia w rejestrze przedsiębiorców KRS skrótu firmy. W związku z powyższym podatnik
postanowił potwierdzić, czy może posługiwać się w obrocie gospodarczym, na fakturach oraz wszelkich innych
dokumentach księgowych swoim nowym skrótem, zamiast oznaczeniem pełnej firmy oraz przyjmować te dokumenty
z wpisaną skróconą nazwą od swoich kontrahentów bez konieczności wystawiania korekt faktur.
Stanowisko organu
Dyrektor KIS wydał w tej sprawie interpretację indywidualną z 6.3.2023 r., 0111-KDIB3-2.4012.847.2022.1.MN,
. Organ zauważył, że w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną dane identyfikacyjne stanowią
przede wszystkim nazwa pełna oraz nazwa skrócona. W fakturze ww. podatnicy powinni umieszczać nazwę pełną
lub nazwę skróconą podaną w zgłoszeniu identyfikacyjnym oraz w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R. Jeżeli dane
zawarte w zgłoszeniu rejestracyjnym ulegną zmianie, podatnik jest obowiązany zgłosić zmianę do naczelnika urzędu
skarbowego w terminie 7 dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana. Obowiązek ten nie dotyczy przypadków, gdy
następuje wyłącznie zmiana danych objętych obowiązkiem aktualizacji. W razie zmiany danych objętych
obowiązkiem zgłoszenia identyfikacyjnego oraz zgłoszenia rejestracyjnego, podatnik zobowiązany jest dokonać
aktualizacji danych na stosownym formularzu NIP, VAT-R.
Celem wypełnienia dyspozycji wynikających z powołanych wyżej zasad, w przypadku podatnika niebędącego osobą
fizyczną dane identyfikacyjne stanowią przede wszystkim nazwa pełna oraz nazwa skrócona. Podatnicy w obrocie
gospodarczym powinni stosować nazwę pełną lub nazwę skróconą podaną w zgłoszeniu identyfikacyjnym oraz
w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R, bądź dokonanych aktualizacjach przedmiotowych zgłoszeń.

Koniecznym jest zatem, by dane dotyczące podatnika podawane na fakturach (w tym fakturach korygujących i notach
korygujących) były zgodne z danymi identyfikacyjnymi wskazanymi w tych zgłoszeniach. Celem wystawienia faktury
VAT jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, pełni ona bowiem
szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT. W sytuacji, gdy nazwa skrócona umożliwiająca
jednoznaczną identyfikację została wykazana w zgłoszeniu rejestracyjnym/aktualizacyjnym dla celów podatku VAT
i jest znana organowi podatkowemu, to posługiwanie się nazwą skróconą firmy na fakturach (w tym fakturach
korygujących i notach korygujących) jest prawidłowe. Podobnie podatnik może przyjmować faktury z wpisaną
skróconą nazwą bez konieczności ich korygowania.

Komentarz
Omawiana interpretacja jest korzystna i stanowi przejaw odformalizowania obrotu gospodarczego. Po to podatnicy
mają nazwy skrócone, aby mogli się nimi posługiwać. Nawet na fakturze. Problem w tym, że tego rodzaju praktyka
może niebawem stracić na aktualności. Zgodnie z opublikowanym schematem obowiązkowej faktury
ustrukturyzowanej, obowiązkowym jej elementem będzie nazwa pełna podatnika (oraz jego kontrahenta). Nie ma
w niej miejsca na nazwę skróconą. A jedynie na nazwę handlową, stosowaną w celu odróżnienia od innych
podmiotów na rynku. Jest to jednak element fakultatywny. W żadnym zakresie nie może on zastąpić nazwy pełnej.
Inna sprawa, że w elektronicznym formacie XML skomplikowana i rozbudowana nazwa podatnika nie będzie
odgrywała aż takiego znaczenia.
Inna sprawa, że kluczowym polem faktury ustrukturyzowanej, pozwalającym na autoryzację podatnika w KSeF jest
identyfikator podatkowy NIP. Bez wskazania w polu NIP właściwego identyfikatora, obsługa faktury w ramach KSeF
nie będzie możliwa. Nie nazwa a numer NIP jest więc w ramach KSeF najważniejszym elementem. Nie zmienia to
jednak faktu, że na nazwę skróconą w fakturze ustrukturyzowanej zwyczajnie zabraknie miejsca.

Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 6.3.2023 r., 0111-KDIB3-2.4012.847.2022.1.MN,

Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS wskazuje, że podatnicy mogą stosować nazwę pełną lub skróconą podaną w zgłoszeniu identyfikacyjnym i rejestracyjnym VAT-R. Wystawiając faktury, ważne jest, aby dane identyfikacyjne były zgodne z danymi w zgłoszeniach. Choć nazwa skrócona ułatwia identyfikację, nowe regulacje mogą wprowadzić zmiany w tym zakresie.