Faktura korygująca nieprawidłową datę sprzedaży
Jeżeli podatnik w wystawionej fakturze VAT wskazał nieprawidłową datę sprzedaży, powinien skorygować swój błąd poprzez wystawienie faktury korygującej. Powinna ona dotyczyć konkretnie popełnionego błędu, zmieniając nieprawidłową datę na datę prawidłową. W przypadku stwierdzenia pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury, podatnik ma obowiązek wystawić fakturę korygującą z uwzględnieniem korekty podstawy opodatkowania lub podatku należnego. Przepisy dotyczące faktur korygujących nie ulegały znaczącym zmianom, jednak wciąż budzą wątpliwości podatników co do poprawnego postępowania, zwłaszcza w kontekście nadchodzącego systemu KSeF.
Tematyka: faktura korygująca, data sprzedaży, korekta faktury, podatek VAT, system KSeF, błędy na fakturach, rozliczanie podatków, ograniczenia systemów finansowo-księgowych, zerowanie faktur, ryzyko podatkowe
Jeżeli podatnik w wystawionej fakturze VAT wskazał nieprawidłową datę sprzedaży, powinien skorygować swój błąd poprzez wystawienie faktury korygującej. Powinna ona dotyczyć konkretnie popełnionego błędu, zmieniając nieprawidłową datę na datę prawidłową. W przypadku stwierdzenia pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury, podatnik ma obowiązek wystawić fakturę korygującą z uwzględnieniem korekty podstawy opodatkowania lub podatku należnego. Przepisy dotyczące faktur korygujących nie ulegały znaczącym zmianom, jednak wciąż budzą wątpliwości podatników co do poprawnego postępowania, zwłaszcza w kontekście nadchodzącego systemu KSeF.
Jeżeli podatnik w wystawionej fakturze VAT wskazał nieprawidłową datę sprzedaży, powinien skorygować swój błąd poprzez wystawienie faktury korygującej. Powinna ona dotyczyć konkretnie popełnionego błędu, a więc zmieniać nieprawidłową datę poprzez zastąpienie jej datą prawidłową. Inną formą sanacji jest w takich okolicznościach nota korygująca wystawiona przez nabywcę. Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; dalej: VATU) podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, dokonywaną przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej, podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Zgodnie z art. 106j ust. 1 pkt. 5 VATU, w przypadku gdy po wystawieniu faktury stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury, podatnik wystawia fakturę korygującą. Faktura korygująca powinna zawierać kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej - jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego. W innych wypadkach faktura korygująca powinna zawierać zaś prawidłową treść korygowanych pozycji. Przepisy o treści faktur korygujących wydają się mało kontrowersyjne i zasadniczo nie ulegały w ostatnich latach daleko idącym modyfikacjom (czego nie można powiedzieć o przepisach o sposobie ich rozliczania, ale to inna historia). Wystawianie faktury korygującej to zresztą w praktyce funkcjonowania przedsiębiorstw również chleb powszedni. Mimo to podatnicy wciąż mają wątpliwości, w jaki sposób i w jakich okolicznościach mogą albo powinni wystawiać faktury korygujące. Wątpliwości te będą tylko narastać, chociażby w obliczu nadchodzącego wielkimi krokami obowiązkowego systemu KSeF. Czego dotyczyła sprawa? Podatnik dokonuje sprzedaży maszyn poligraficznych na rzecz klientów krajowych, prowadzących działalność gospodarczą. Co zrozumiałe, podatnik dokumentuje swoją sprzedaż fakturami. Zdarza się, że w wystawionych fakturach podatnik identyfikuje błędy, konkretnie - są to błędy w zakresie daty sprzedaży. W takiej sytuacji podatnik wystawia fakturę korygującą, poprzez którą koryguje właśnie błędną datę sprzedaży. Podatnik nabrał wątpliwości, czy dla dokonania korekty daty sprzedaży postępuje prawidłowo, wystawiając fakturę korygującą. Jego zdaniem jest to jednak jedyna słuszna droga postępowania w takich sytuacjach. Co na to fiskus? Dyrektor KIS wydał w tej sprawie interpretację indywidualną z 9.3.2023 r., 0114-KDIP1- 3.4012.86.2023.1.JG, , i zgodził się ze stanowiskiem podatnika w całej rozciągłości. Organ przypomniał, że faktura jest dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego. Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. W praktyce zdarzają się jednakże sytuacje, gdy po wystawieniu faktury następują zdarzenia gospodarcze mające wpływ na treść pierwotnej faktury lub faktura zawiera błędy. W takiej sytuacji ustawodawca wskazuje na obowiązek skorygowania takiej faktury przez wystawienie faktury korygującej. O prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe. Jeżeli w fakturach dokumentujących transakcje występują tzw. wadliwości mniejszej wagi, należy uznać, że nie ma podstawy do kwestionowania faktur wyłącznie z powodu braków mających charakter tzw. wadliwości mniejszej wagi. Są to tego rodzaju wadliwości, które, co prawda powodują, że faktura nie odpowiada wymogom określonym w przepisach, jednakże same w sobie nie wpływają na przedmiot i podstawę opodatkowania. Niemniej opisane błędy powinny być skorygowane tak, aby faktura odzwierciedlała faktycznie dokonaną transakcję pomiędzy prawidłowo oznaczonymi podmiotami gospodarczymi. W sytuacji więc, gdy podatnik otrzyma fakturę, w której została wykazana np. nieprawidłowa data sprzedaży, może ona zostać skorygowana poprzez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej lub poprzez wystawienie przez nabywcę noty korygującej. W sytuacji gdy faktura zawiera błędną datę sprzedaży, korekta tej daty odbywa się więc poprzez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej lub poprzez wystawienie przez nabywcę noty korygującej. Skorygowanie błędu polegającego na nieprawidłowym wskazaniu daty sprzedaży może nastąpić poprzez wystawienie faktury korygującej, w szczególności wskazującej jako przyczynę korekty błędne określenie daty oraz prawidłową treść korygowanej pozycji, czyli prawidłową datę sprzedaży, która jest zgodna z rzeczywistym przebiegiem transakcji. Komentarz Korygowanie błędów na fakturach bywa problematyczne niekoniecznie ze względu na niewiedzę podatników, ale często z uwago na tzw. „problemy systemowe”. Zaskakująco wielu podatników boryka się bowiem z daleko idącymi ograniczeniami swoich systemów finansowo-księgowych. W najbardziej błahych przypadkach (np. zmiana adresu nabywcy, numeru faktury albo np. numeru zamówienia, który nie jest w ogóle obowiązkowym elementem faktury VAT) podatnicy są zmuszeni do korygowania pierwotnej faktury „do zera” i dopiero następnie wystawiają na nowo fakturę zawierającą prawidłowe dane. To oczywiście postępowanie niezgodne z przepisami VATU i zarazem ryzykowne. Musimy pamiętać, że na wystawienie faktury podatnicy mają określony czas (z zasady do piętnastego dnia miesiąca następującego po miesiącu powstania obowiązku podatkowego). Zerowanie i wystawianie nowych faktur często narusza ten termin, a to skutkuje ryzykiem podatkowym albo KKS. Nie wspominając już o tym, że „zerowanie faktur” w błahych nawet przypadkach to igranie z przepisami SLIM VAT w zakresie faktur korygujących in minus, a ich prawidłowe rozliczenie wymaga uzgodnienia i spełnienia warunków korekty, a także odpowiedniej dokumentacji. W przypadku „zerowania” może być z tym kłopot. Zerowanie faktur nie jest też akceptowane przez organy podatkowe. Przykładowo Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 2.2.2022 r., 0111-KDIB3-1.4012.942.2021.1.KO, , krytycznie odniósł się do wystawiania „korekt do zera”. Podatnik wskazał, że w sytuacji gdy np. po wystawieniu faktury VAT okazuje się, że zmieniły się dane nabywcy (zagraniczny kontrahent uzyskał rejestrację w Polsce i został mu nadany polski numer NIP), kontrahent występuje o korektę faktury w zakresie korekty NIP. Program księgowy podatnika (ze względów technicznych) nie pozwala na zmianę wyłącznie danych nabywcy czy numeru zamówienia. W takich sytuacjach podatnik wystawiał fakturę korektę „do zera” i następnie generował nową fakturę na prawidłowe dane. Organ uznał, że skorygowanie faktury nie powinno polegać na jej „wyzerowaniu”, lecz na zastąpieniu błędnych danych tymi poprawnymi. Fakturę korygującą „do zera” wystawia się w przypadku, gdy nie doszło do dokonania dostawy lub wykonania usługi. W konsekwencji wystawienie kolejnego dokumentu w postaci nowej faktury, która zawiera co prawda prawidłowe dane, jest nieprawidłowe. Trudności techniczne prawidłowego rozliczenia podatku mają charakter drugorzędny i nie mogą wpływać na kwestie podatkowe. Nie można bowiem interpretować przepisów prawa podatkowego przez pryzmat udogodnień sfery techniczno-organizacyjnej, jakie niesie ze sobą w praktyce stosowanie określonej normy prawnej. Korekta daty sprzedaży sama w sobie też może być problematyczna. Data sprzedaży zasadniczo wyznacza bowiem moment powstania obowiązku podatkowego. Jeśli więc skorygowana data jest wcześniejsza niż pierwotnie wskazana nieprawidłowa data, rozliczenia podatkowe ulegają istotnej zmianie (a być może powstanie także zaległość). Prawidłowość wystawiania (i korygowania) faktur VAT stanie się niebawem kwestią jeszcze bardziej palącą. Chodzi rzecz jasna o nadchodzącą rewolucję w fakturowaniu, a związaną z obowiązkowym systemem KSeF. Ministerstwo Finansów przedstawiło właśnie zmodyfikowane założenia systemu obowiązkowego. Będzie on obejmował także faktury korygujące. Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 9.3.2023 r., 0114-KDIP1-3.4012.86.2023.1.JG,
Korygowanie błędów na fakturach, zwłaszcza dotyczących daty sprzedaży, jest istotne dla prawidłowego rozliczania podatków. Problemem często są ograniczenia systemów finansowo-księgowych, które nie pozwalają dokonać precyzyjnej korekty. Zerowanie faktur, czyli wystawianie korekt 'do zera', nie jest zgodne z przepisami i może generować ryzyko podatkowe. Nadchodzący obowiązkowy system KSeF wprowadzi nowe wyzwania w obszarze fakturowania, obejmując także faktury korygujące.