Obowiązkowy KSeF już w Sejmie

Projekt przepisów o obowiązkowym KSeF trafił wreszcie pod obrady Sejmu. Prace legislacyjne zmierzają konsekwentnie ku końcowi. Choć droga wciąż jeszcze daleka i wyboista, to możemy z coraz większym przekonaniem spodziewać się wejścia tych przepisów w życie. A że proces ich uchwalania trochę już trwa, warto raz na jakiś czas zerkać na aktualne założenia obowiązkowego systemu faktur ustrukturyzowanych.

Tematyka: obowiązkowy KSeF, e-fakturowanie, faktura ustrukturyzowana, VAT, podatnicy, Ministerstwo Finansów, terminy, schemat faktury

Projekt przepisów o obowiązkowym KSeF trafił wreszcie pod obrady Sejmu. Prace legislacyjne zmierzają
więc konsekwentnie ku końcowi. Choć droga wciąż jeszcze daleka i wyboista, to możemy z coraz większym
przekonaniem spodziewać się wejścia tych przepisów w życie. A że proces ich uchwalania trochę już trwa,
warto raz na jakiś czas zerkać na aktualne założenia obowiązkowego systemu faktur ustrukturyzowanych.
Wciąż bowiem pojawiają się pewne modyfikacje.
Zgodnie z art. 2 pkt. 32a ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; dalej:
VATU) faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz
z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Zgodnie z kolei z art. 106nd ust. 2 VATU KSeF
to system teleinformatyczny służący m.in. do wystawiania, otrzymywania, przechowywania oraz umożliwiania
dostępu do faktur ustrukturyzowanych oraz powiadamiania o wystawieniu takiej faktury. Projektowane rozwiązanie
dotyczące obligatoryjnego e-fakturowania jest oparte na fakultatywnym KSeF, odpowiednio rozbudowanym
i dostosowanym.
Zakres podmiotowy i przedmiotowy
Obligatoryjny KSeF nadal ma dotyczyć czynności opodatkowanych VAT w Polsce, dokonywanych pomiędzy
przedsiębiorcami (B2B) i na rzecz organów publicznych (B2G), oraz faktury VAT RR. KSeF obejmie także WDT,
eksport towarów i eksport usług, tu jednak należy uzgodnić z zagranicznym kontrahentem sposób przekazywania
faktury. W wyniku uwag zgłoszonych w ramach konsultacji publicznych z e-fakturowania wyłączone zostaną faktury
wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C).
Podatnicy zwolnieni podmiotowo (a więc drobni przedsiębiorcy o obrocie do 200.000 zł rocznie) lub wykonujący
wyłącznie czynności zwolnione na podstawie art. 43 ust. 1 VATU także będą zobowiązani do korzystania z KSeF, ale
uwaga - dopiero od 1.1.2025 r. To również zasługa wniosków zgłaszanych w trakcie konsultacji publicznych. Ma to
zapewnić niezbędny czas na wdrożenie nowego rozwiązania w zakresie e-fakturowania tym (w teorii) najmniejszym
podatnikom.
KSeF będzie fakultatywny dla zagranicznych podmiotów, co prawda zarejestrowanych do VAT w Polsce, ale
nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na
terytorium kraju. Obowiązkiem e-fakturowania nie zostaną objęci także podatnicy korzystający z procedur
szczególnych, tj. w procedurze nieunijnej dotyczącej niektórych usług, szczególnej procedurze w zakresie
świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób, szczególnej procedurze
dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych OSS.
Przyjęty projekt zakłada rezygnację z możliwości wystawiania faktur przy zastosowaniu kas rejestrujących. Proponuje
się jednak wprowadzenie takiego ograniczenia od 1.1.2025 r., tj. z półrocznym przedłużeniem stosowania. Ta sama
zasada ma dotyczyć paragonów fiskalnych z NIP do kwoty 450 zł (lub 100 euro), a także innych faktur
uproszczonych wystawianych w postaci papierowej lub elektronicznej. Jeszcze przez pół roku od dnia wejścia
w życie obligatoryjnego KSeF będą one uznawane za faktury uproszczone.
Faktury korygujące
Projekt przewiduje również dostosowanie przepisów w zakresie korekt zmniejszających wartość podatku należnego
i naliczonego. W związku z obligatoryjnym stosowaniem KSeF przez większość podatników wprowadzona zostaje
zasada, zgodnie z którą po stronie podatku należnego obniżenia podstawy opodatkowania będzie dokonywać się za
okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej. Podatnicy
wystawiający faktury korygujące we wskazany sposób co do zasady nie będą obowiązani do posiadania dodatkowej
dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie nowych warunków transakcji z nabywcą. Stanowi to uproszczenie zasad
związanych z korygowaniem podatku należnego.
Analogicznie nabywca będzie obowiązany do skorygowania podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym
otrzymał fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej. Obie zmiany zapewniają neutralność rozliczenia VAT po
stronie sprzedawcy i nabywcy.
Daty i terminy
Z wejściem w życie obowiązkowego KSeF wiążą się dwie istotne modyfikacje podejścia do kwestii dat i terminów
związanych z nowym systemem fakturowania. Po pierwsze termin zwrotu VAT - obligatoryjny KSeF to skrócony do

40 dni podstawowy termin zwrotu nadwyżki VAT naliczonego nad należnym. Ministerstwo Finansów nie wyklucza, że
finalnie termin ten może być jeszcze bardziej skrócony.
Po drugie zmieni się istotnie określenie daty wystawienia i otrzymywania faktury. Będzie nią dzień przesłania jej do
KSeF. Numer KSeF zawiera datę wystawienia, datę tę ma w sobie także urzędowe poświadczenie dokumentu
elektronicznego KSeF (tzw. UPO), które przyjmuje za datę wystawienia, a więc datę przesłania faktury do KSeF.
W przypadku wystawiania faktur w KSeF data wpisywana w polu P1, odpowiadająca dacie wystawienia dokumentu,
nie będzie kluczowa. Kluczowa jest data przesłania faktury do KSeF. Natomiast za datę otrzymania faktury uznaje się
dzień nadania tej fakturze numeru KSeF. Data ta jest widoczna dla odbiorcy e-faktury w systemie.

Komentarz
Przy okazji progresu w procesie legislacyjnym poznaliśmy już także założenia zmodyfikowanej schemy faktury
ustrukturyzowanej. Jej finalna wersja ma ujrzeć światło dzienne za kilka miesięcy. To równie ważne jak przepisy
merytoryczne. Przecież w ustrukturyzowanym fakturowaniu chodzi też o to, by podatnicy nie musieli zmagać się
z problemami natury technicznej. Fiskus obiecuje, że podatnicy objęci modelem obligatoryjnym lub korzystający
z KSeF fakultatywnie w celu wystawiania i procesowania e-faktur oraz przekazywania określonych informacji
o niektórych transakcjach będą mogli korzystać z oferowanych przez Ministerstwo Finansów nieodpłatnych narzędzi
służących zapewnieniu zgodności z udzielonym Polsce upoważnieniem do wprowadzenia obowiązkowego e-
fakturowania. Podobno zostanie także przeprowadzona szeroko zakrojona kampania informacyjna mająca na celu
zapoznanie podatników z nowymi przepisami dotyczącymi VAT w zakresie obligatoryjnego e-fakturowania. Jak
będzie – to się jeszcze okaże.
Zgodnie z szacunkami Ministerstwa Finansów obligatoryjny system KSeF będzie obsługiwał ponad 2,5 mld e-faktur
rocznie.

Ministerstwo Finansów nie wyklucza, że termin zwrotu nadwyżki VAT naliczonego nad należnym może być skrócony. Przyszła wersja schemy faktury ustrukturyzowanej ma ułatwić podatnikom proces techniczny. Zakładany obligatoryjny system KSeF ma obsłużyć ponad 2,5 mld e-faktur rocznie.