Nowy wzór VAT-R i łatwiejsza rejestracja na VAT przez CEIDG

Ministerstwo Finansów rozpoczęło prace nad nowym wzorem zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R, umożliwiając składanie go elektronicznie przy rejestracji CEIDG. Zaplanowano ułatwienia dla podmiotów rozpoczynających działalność gospodarczą bez posiadania NIP. Zmiana ma usprawnić i przyspieszyć proces rejestracji w VAT bez konieczności wcześniejszego uzyskania NIP.

Tematyka: Ministerstwo Finansów, VAT-R, CEIDG, rejestracja VAT, NIP, zmiany legislacyjne, podatnicy VAT, wniosek CEIDG-1, mObywatel, procedura rejestracyjna, wzór dokumentu, uproszczenia, organ podatkowy, odmowa rejestracji

Ministerstwo Finansów rozpoczęło prace legislacyjne nad nowym wzorem zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R.
W ich efekcie ma być możliwe składanie tego zgłoszenia drogą elektroniczną przy okazji rejestracji CEIDG
również przez podmioty, które jeszcze nie posiadają numeru NIP. „Za jednym zamachem” będzie więc można
uzyskać NIP, rejestrację VAT oraz rejestrację w rejestrze przedsiębiorców.
Zgodnie z art. 96 ust. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; dalej:
VATU) podatnicy VAT są obowiązani przed dniem wykonania pierwszej czynności opodatkowanej, złożyć
naczelnikowi urzędu skarbowego zgłoszenie rejestracyjne. A jeśli wykonują czynności wyłącznie zwolnione z VAT,
nie muszą ale mogą takie zgłoszenie złożyć. Zgodnie z art. 98 VATU, Minister Finansów ma kompetencję do
określenia w drodze rozporządzenia wzoru zgłoszenia rejestracyjnego oraz określać niezbędne elementy takiego
wniosku.
Podatnikami VAT mogą być rzecz jasna także osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą (w rozumieniu
przepisów VATU) oraz spółki cywilne. Jedną z możliwych form składania wniosku interpretacyjnego jest skorzystanie
z platformy CEIDG (w formie załącznika do wniosku CEIDG-1). Jest to jednak opcja dostępna jedynie osobom, które
mają już nadany NIP. Składając wniosek CEIDG-1 można więc złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R dopiero po
otrzymaniu NIP, co oznacza, że po otrzymaniu NIP trzeba wykonać dodatkową czynność i złożyć kolejny wniosek.
Równie dobrze, można taki wniosek złożyć w urzędzie skarbowym VAT-R w formie papierowej. Nie jest to wszystko
jednak szczególnie wygodne.
Stąd Ministerstwo Finansów zaproponowało zmianę mającą na celu umożliwienie dokonania zgłoszenia
rejestracyjnego w zakresie VAT, przez podmioty rozpoczynające działalność gospodarczą, które nie mają jeszcze
nadanego numeru identyfikacji podatkowej NIP oraz składają wniosek CEIDG-1 wraz z załącznikiem w postaci
formularza VAT-R za pośrednictwem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, względnie przy
użyciu aplikacji mObywatel poprzez CEIDG. Chodzi o ułatwienie i przyśpieszenie założenia działalności
gospodarczej i dokonania zgłoszenia rejestracyjnego w zakresie podatku VAT bez konieczności wcześniejszego
uzyskania przez podatnika NIP.
W wyniku zmiany, podmioty rozpoczynające działalność i dokonujące rejestracji za pośrednictwem CEIDG oraz
osoby, które mają zainstalowaną aplikację mObywatel, będą mogły złożyć wniosek CEIDG-1 wraz z załącznikiem
VAT-R, na podstawie którego NIP zostanie im nadany przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Złożenie
wniosku CEIDG-1 wraz z VAT-R za pośrednictwem CEIDG lub przy użyciu aplikacji mObywatel poprzez CEIDG
zakończy więc w praktyce proces rejestracji działalności.
Nowy wzór VAT-R
Środkiem do realizacji ww. celu ma być wprowadzenie zmian do rozporządzenia Ministra Finansów z 9.3.2020 r.
w sprawie wzorów dokumentów związanych z rejestracją w zakresie podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r.
poz. 55). W zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R w rubryce nr 1 „Identyfikator podatkowy NIP podatnika” zostanie
dodany odnośnik informujący, że pola nie wypełnia się w przypadku, gdy formularz jest składany przez podmiot
dokonujący rejestracji w zakresie VAT, któremu nie został nadany numer identyfikacji podatkowej (NIP), wyłącznie
w postaci elektronicznej jako załącznik do wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności
Gospodarczej. Będzie to nowy wariant tego druku, czyli VAT-R(17). Formularz „bez NIP” przeznaczony wyłącznie do
dokonania zgłoszenia rejestracyjnego w postaci elektronicznej jako załącznik do wniosku CEIDG-1 nie będzie
dostępny w postaci papierowej. Druk VAT-R(17) dostępny w formie elektronicznej i „papierowej” (PDF) będzie
zawierał tak jak dotychczas pole z NIP. Natomiast forma elektroniczna tego druku, która będzie dostępna jako
załącznik do wniosku CEIDG-1, również będzie zawierała pole z NIP, które nie będzie obowiązkowe. Wyróżnikiem
będzie tu dodawany odnośnik 1 zawierający informację w tym zakresie.
Co ważne, pozostawiona będzie możliwość złożenia zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R na dotychczasowych
zasadach, czyli w postaci papierowej bezpośrednio do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, listownie lub
w postaci elektronicznej. Nie wszyscy przedsiębiorcy podlegają rejestracji w CEIDG (nie tylko co oczywiste spółki, ale
przykładowo także osoby prowadzące tzw. działalność nierejestrową albo całe grono sprzedawców nieruchomości
uznawanych za podatników VAT).
W przypadku zgłoszeń aktualizacyjnych, do których będzie dołączany VAT-R(17), podatnik będzie musiał wypełnić
rubrykę 1 podając NIP, który kiedyś został mu już nadany. Zgodnie z propozycją, możliwe będzie stosowanie
obecnego wzoru formularza VAT-R nie dłużej niż do 31.12.2023 r. Pozwoli to na dostosowanie systemów
informatycznych do obsługi nowego wzoru zgłoszenia.

Komentarz
Uproszczenie uproszczeniem, pamiętajmy jednak że zgodnie z art. 96 ust. 4a VATU organ podatkowy może też
odmówić rejestracji jako podatnik VAT. Będzie tak np. gdy dane przytoczone w zgłoszeniu VAT-R są niezgodne
z prawdą. Ten przepis jest wykorzystywany przez fiskusa jako podstawa do weryfikacji tytułu prawnego podatnika do
lokalu, w którym wskazana jest siedziba. Wizyty urzędników w takich lokalach to nie jest legenda z mchu i paproci,
lecz rzeczywistość praktyki funkcjonowania biznesu. Co ważne, pojęcie „adresu siedziby” nie oznacza adresu
przewidzianego do celów doręczania korespondencji (np. nie jest to adres wynajętej skrzynki pocztowej). Za adres
siedziby nie może być również uznany adres, w którym nie wykonywane są jakiekolwiek czynności zarządcze, ani
w którym nie podejmowane są czynności w zakresie działalności gospodarczej (tak np. wyrok WSA w Olsztynie
z 25.1.2023 r., I SA/Ol 491/22,
).
Organ podatkowy odmawia też rejestracji gdy uzna wnioskodawcę za podmiot nieistniejący. A więc taki, który
pozoruje działalność, rejestruje się (zgodnie z uzasadnionym przypuszczeniem organu) dla bliżej nieokreślonych
innych celów.

Nowy wzór VAT-R(17) ma uprościć rejestrację VAT dla podmiotów bez NIP. Możliwe będzie złożenie wniosku CEIDG-1 wraz z VAT-R przez CEIDG lub mObywatel, co zakończy proces rejestracji działalności. Organ podatkowy może odmówić rejestracji VAT w przypadku niezgodności danych lub gdy uzna podmiot za nieistniejący.