Obowiązkowy KSeF tylko do 31.12.2027 r.?

Podatnicy VAT czekają na wejście w życie obowiązkowego systemu KSeF, który może być z nami tylko do 31.12.2027 r. Prace przygotowawcze trwają, rozpalając wyobraźnie księgowych, dostawców oprogramowania i doradców podatkowych. System KSeF to polski wynalazek zaaprobowany przez organy unijne jako odstępstwo od normy. Dyrektywa unijna nie przewiduje rozwiązań polegających na wystawianiu faktur ustrukturyzowanych, ale ogólne zasady obowiązujące w UE czeka reforma. Polscy podatnicy powinni śledzić ten temat z zainteresowaniem.

Tematyka: KSeF, faktury elektroniczne, VATDyr, fakturowanie elektroniczne, systemy rozliczeń, rewolucja podatkowa, obowiązkowe fakturowanie, unijne przepisy, system sprawozdawczości cyfrowej

Podatnicy VAT czekają już (choć pewnie nie z utęsknieniem) na wejście w życie obowiązkowego systemu
KSeF. Nastąpi to najpewniej 1.7.2024 r. Prace przygotowawcze trwają, rozpalając wyobraźnie księgowych,
dostawców oprogramowania, doradców podatkowych i pewnie wielu innych grup zawodowych. Najgorsze
w tym wszystkim jest jednak to, że system KSeF może wcale nie zostać z nami na bardzo długo. Wiele
wskazuje na to, że od 1.1.2028 r. czeka nas kolejna zmiana w zakresie sposobu fakturowania. Tym razem na
poziomie unijnym.
Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; dalej:
VATU), faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz
z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Zgodnie z kolei z art. 106nd ust. 2 VATU, KSeF
to system teleinformatyczny służący m.in. do wystawiania, otrzymywania, przechowywania oraz umożliwiania
dostępu do faktur ustrukturyzowanych oraz powiadamiania o wystawieniu takiej faktury. A także m.in. do nadawania,
zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z systemu, powiadamiania podmiotów o nadanych lub odebranych
uprawnieniach czy też analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
KSeF to polski wynalazek, choć zaaprobowany przez organy unijne jako odstępstwo od normy i tzw. szczególny
środek. Dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej
(Dz.Urz. UE L. z 2006 r. Nr 347, s. 1; dalej: VATDyr) nie przewiduje rozwiązań polegających na wystawianiu faktur
ustrukturyzowanych. Póki co. Zgodnie z zaprezentowanym jakiś czas temu projektem zmian pod szyldem VAT in
digital age, ogólne zasady obowiązujące w całej UE czeka reforma. Nie będzie ona aż tak daleko idąca jak nasza
krajowa, związana z obowiązkowym KSeF. Polscy podatnicy powinni jednak się tym tematem zainteresować.
Faktury elektroniczne ustrukturyzowane
Dotychczasowe przepisy VATDyr, faktury papierowe i elektroniczne stawiają w zasadzie na równi. Art. 232 VATDyr
określa jedynie, że stosowanie faktury elektronicznej podlega akceptacji odbiorcy (co sugeruje dorozumiany priorytet
faktur papierowych). Ten z pozoru niewinnie wyglądający przepis utrudnia jednak państwom członkowskim
wdrożenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego. Nawet przyjmując (tak jak to ma miejsce w Polsce), że
akceptacja elektronicznego fakturowania może być udzielona w sposób dorozumiany.
Co najważniejsze, VATDyr całkowicie zmienia definicję faktury elektronicznej. Trzeba ją dostosować do pojęcia
zawartego w dyrektywie 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych, która
reguluje fakturowanie elektroniczne w transakcjach między przedsiębiorstwami a administracją publiczną.
W rezultacie w przypadku odniesień do faktur elektronicznych będzie w VATDyr mowa o fakturach
w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym. Zgodnie z propozycją znowelizowanego art. 217 VATDyr, faktura
elektroniczna powinna być rozumiana jako faktura zawierająca wszelkie wymagane informacje, wystawioną,
przesłaną i otrzymaną w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym pozwalającym na jej automatyczne
i elektroniczne przetwarzanie.
Znowelizowany art. 218 VATDyr przewidywać ma, że fakturowanie elektroniczne będzie domyślnym systemem
wystawiania faktur. Stosowanie faktur papierowych będzie możliwe tylko w sytuacjach, w których państwa
członkowskie na nie zezwolą (a będą też w tej kwestii wyjątki i wyłączenia). Państwa członkowskie powinny uznawać
za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone
w niniejszym rozdziale. Będą mogły jednak nałożyć na podatników obowiązek wystawiania faktur elektronicznych.
Państwa członkowskie powinny jednak umożliwić wystawianie faktur elektronicznych zgodnych z normą europejską.
Co ważne, przepisy w ww. zakresie mają wejść w życie już 1.1.2024 r.
Treść faktur elektronicznych
Zmiany dotkną także przepisów określających treść faktur elektronicznych. Trzeba na nie spojrzeć w szerszym
kontekście i przy uwzględnieniu celu jakim jest dostarczanie organom podatkowym niezbędnych informacji,
a jednocześnie zminimalizowanie obciążeń administracyjnych dla podatników. Wystawianie faktur elektronicznych
zostanie w systemie sprawozdawczości wykorzystane do automatyzacji procesu sprawozdawczego. Aby było to
możliwe, konieczne jest umieszczanie na fakturze wszystkich informacji wymaganych przez organy podatkowe
w związku z obowiązkiem sprawozdawczym. Zmieniona ma być zatem treść art. 226 VATDyr. Pojawią się na
fakturze nowe elementy obowiązkowe. Chodzi konkretnie o identyfikator rachunku bankowego, na którym zostanie
zaksięgowana płatność za fakturę, uzgodnione daty i kwoty każdej płatności związanej z konkretną transakcją,
a w przypadku faktury korygującej fakturę pierwotną – identyfikator tej faktury pierwotnej.

Przepisy w powyższym zakresie mają wejść w życie 1.1.2028 r.

Komentarz
Jak to często bywa, najważniejsze jest dla oka niewidoczne. Przepisy unijne co prawda przewidują daleko idące
ustrukturyzowanie faktur. Nie wprowadzają jednak odpowiednika krajowego systemu e-faktur KSeF. Zgodnie
z założeniami, wystawianie faktur elektronicznych przez podatników i ich przesyłanie nie powinno podlegać
uprzedniemu obowiązkowemu zatwierdzeniu ani weryfikacji przez organy podatkowe. Oznacza to, że na poziomie
unijnym (póki co) nie zostanie nałożony obowiązek wysyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych przez specjalny
system, nad którym pieczę sprawuje lokalny Minister Finansów. Prawodawca unijny zauważa jednak, że kilku
państwom członkowskim przyznano środek szczególny umożliwiający stosowanie obowiązkowego fakturowania
elektronicznego, w ramach którego takie systemy rozliczeń zostały wdrożone. Co ważne, aby zapewnić zbieżność
z unijnym systemem sprawozdawczości cyfrowej, wspomniane systemy (a więc także nasz KSeF) mogą być
stosowane tylko do 1.1.2028 r.
Wniosek z tego taki, że Polska nie po raz pierwszy już przeciera szlaki i jest o krok przed rozwiązaniami
ogólnodostępnymi w innych krajach członkowskich. Dotyczy to zarówno momentu wprowadzenia tych rozwiązań
w życie jak i zakresu ich obowiązywania. Czy jest to powód do satysfakcji? Rzecz względna. Bardziej martwi
oczywista refleksja, że jeśli rozwiązania unijne wejdą w życie, polskich podatników czeka kolejna rewolucja.
Oznaczają one bowiem, że system KSeF jaki poznamy od 1.7.2024 r. nie będzie miał szans na przeżycie dłużej niż
do 31.12.2027 r. Tak oto wprowadzimy wielkim wysiłkiem rozwiązanie co prawda unikatowe, ale o stosunkowo
krótkim okresie stosowania. Inna sprawa, że w tak zwanym międzyczasie i tak wiele się jeszcze może pozmieniać.

Przepisy unijne przewidują ustrukturyzowanie faktur, ale nie wprowadzają odpowiednika polskiego systemu KSeF. Polska jest o krok przed innymi krajami członkowskimi, wprowadzając unikatowe rozwiązanie, które jednak będzie obowiązywać tylko do 31.12.2027 r. W międzyczasie wiele jeszcze może się zmienić.