Niedostępność systemu KSeF

Podatnicy powątpiewają w sprawność techniczną systemu KSeF. Często zdarza się, że system ulega awariom lub wymaga serwisu. Publikacja omawia problem niedostępności KSeF i sposób fakturowania kontrahentów w takich sytuacjach. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, jak postępować, gdy system jest niedostępny z powodu planowanych prac serwisowych. Prace serwisowe mają być krótkotrwałe i nieuciążliwe dla podatników. W przypadku wystawiania faktur w czasie serwisu, należy przestrzegać określonych zasad, w przeciwnym razie grozi kara pieniężna.

Tematyka: system KSeF, niedostępność, prace serwisowe, faktury, Ministerstwo Finansów, planowane prace, kary finansowe, automatyczna weryfikacja, termin wysyłki, zgodność z przepisami, unikanie ryzyka

Podatnicy powątpiewają w sprawność techniczną systemu KSeF. Nie da się ukryć, z pewnością czasem coś
się zepsuje a czasem będzie wymagało serwisu i konserwacji. W jaki więc sposób fakturować swoich
kontrahentów w przypadku, gdy KSeF będzie niedostępny? KSeF jak każdy poważny system IT będzie
wymagał swoich prac serwisowych. A biznes pracuje w sposób ciągły i może chcieć wystawiać faktury
w zasadzie o każdej porze dnia i nocy. Przepisy podpowiadają w jaki sposób wystawiać i odbierać faktury
w takich przypadkach.
Zgodnie z założeniami zaprezentowanymi przez Ministerstwo Finansów, niedostępność KSeF to pojęcie związane
z zaplanowanymi pracami serwisowymi systemu. Należy odróżnić taką sytuację od awarii KSeF (a więc zdarzenia,
które pojawiło się w sposób niespodziewany). Oraz od braku możliwości wystawienia e-faktury przez podatnika
z przyczyn leżących po jego stronie (np. z uwagi na awarię lub prace serwisowe po stronie podatnika), chociaż w tym
przypadku podobnie jak przy niedostępności mamy do czynienia z działaniem w tzw. „tryb offline”. W przypadku
niedostępności KSeF związanej z serwisem systemu, odpowiednio wcześniej, będzie opublikowany komunikat na
BIP MF, że w danym okresie będą prowadzone prace serwisowe. Niedostępność systemu – zgodnie z założeniami –
powinna być krótkotrwała i przez to nieuciążliwa dla podatników. Miejmy nadzieję, że prace serwisowe nie będą
planowane zwłaszcza w okolicach ustawowych terminów wystawiania faktur KSeF (np. w okolicach 15 dnia
miesiąca). To jednak tylko przewidywania. Zastanówmy się, w jaki sposób wystawiać faktury gdy KSeF podlega
akurat przeglądowi technicznemu.
Prace serwisowe
Zgodnie z art. 106nh ust. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; dalej:
VATU), w okresie trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik powinien wystawiać faktury
w postaci elektronicznej zgodnej z wzorem faktury ustrukturyzowanej. Podatnik powinien uzgodnić ze swoim
kontrahentem sposób przesyłania faktur w czasie prac serwisowych KSeF. Podatnik jest też obowiązany do
oznaczenia faktury kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, umożliwiającym
weryfikację danych na niej zawartych oraz umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności
treści tej faktury.
Datą wystawienia faktury w ww. sposób jest data wskazana przez podatnika na tej fakturze w pozycji P_1. Za datę
otrzymania faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. W przypadku gdy data otrzymania
faktury jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za
datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru. Fakturę korygującą fakturę
wystawioną w czasie prac serwisowych wystawia się po przydzieleniu tej fakturze numeru identyfikującego
w Krajowym Systemie e-Faktur. Można ją więc wystawić dopiero po zakończeniu serwisu. Jeśli zaś zdarzy się tak, że
faktura wystawiona w czasie prac serwisowych ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik na wniosek nabywcy
udostępnia ponownie tę fakturę, jeżeli ponowne udostępnienie faktury następuje przed jej przesłaniem do Krajowego
Systemu e-Faktur. A ewentualnie, wystawia ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej
w posiadaniu nabywcy, przy czym faktura wystawiona ponownie może zawierać datę wystawienia i wyraz
„DUPLIKAT”.
Co jednak najważniejsze, faktura wystawiona w czasie serwisu KSeF w sposób opisany wyżej powinna zostać
wysłana do systemu KSeF w celu przydzielenia numeru identyfikującego te faktury. Czas na taką wysyłkę jest krótki.
Należy to bowiem uczynić nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu
niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur (w przypadku awarii termin ten wynosi 7 dni roboczych od ustania
awarii). Jeżeli podatnik nie wypełni ww. obowiązków (a więc wystawi w okresie prac serwisowych fakturę niezgodną
ze wzorem tudzież nie wyśle do KSeF faktury w następnym dniu roboczym po ustaniu prac), naczelnik urzędu
skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku
wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur. W przypadku faktur bez wykazanego
podatku, kara pieniężna może być nałożona w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej
fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur. Karę pieniężną uiszcza się, bez wezwania naczelnika
urzędu skarbowego, na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia
decyzji o nałożeniu tej kary. Tyle dobrego, że kary te mogą być nakładane dopiero od 1.1.2025 r.

Komentarz
Niedostępność systemu KSeF ma być planowana, krótkotrwała i uzależniona od zapotrzebowania na prowadzenie
prac serwisowych. Ponad wszystko, ma być także anonsowana z wyprzedzeniem (choć nie wiadomo z jakim) w BIP

Ministerstwa Finansów. Zdecydowanie warto więc zadbać o to, aby system finansowo-księgowy podatnika w sposób
automatyczny weryfikował komunikaty w tym zakresie. Równie ważne jest weryfikowanie momentu zakończenia prac
serwisowych. Wysłanie faktury do KSeF będzie wówczas obwarowane bardzo krótkim terminem.
Wniosek z tego taki, że najlepiej będzie być może całkowicie unikać wystawiania faktur w okresie serwisu. Za duże
obciążenie administracyjne a i ryzyko spore. To zatem kolejny powód aby dobrze zaplanować wewnątrzfirmową
rzeczywistość po wejściu w życie przepisów o obowiązkowym KSeF. Znów widać więc, że wdrożenie KSeF to nie
tylko techniczne aspekty zgodności faktury ze schematem. Przede wszystkim to porządkowanie procesów wewnątrz
firmy.

Niedostępność systemu KSeF ma być planowana, krótkotrwała i uzależniona od zapotrzebowania na prowadzenie prac serwisowych. System powinien automatycznie weryfikować komunikaty o niedostępności. Wysłanie faktury do KSeF po zakończeniu prac serwisowych będzie miało bardzo krótki termin. W związku z tym zaleca się unikanie wystawiania faktur w okresie serwisu, aby uniknąć kar finansowych i zapewnić prawidłowy proces fakturowania.