Numer KSEF na fakturach rozliczeniowych i korygujących

Prezydent podpisał ustawę wprowadzającą obowiązkowy KSeF. Zmiany dotyczące faktur zaliczkowych i korygujących wymagają posługiwania się numerami KSeF w pewnych przypadkach. Faktury zaliczkowe i rozliczeniowe podlegają szczególnym wymaganiom. Numer KSeF na fakturach rozliczeniowych jest kluczowy zgodnie z art. 106na ust. 3 VATU. Natomiast faktury korygujące muszą zawierać specyficzne numery identyfikujące w KSeF zgodnie z art. 106j ust. 2 pkt 2a VATU.

Tematyka: KSeF, numer KSeF, faktury zaliczkowe, faktury korygujące, art. 106na VATU, art. 106j VATU, e-fakturowanie, digitalizacja rozliczeń, noty korygujące

Prezydent podpisał ustawę wprowadzającą obowiązkowy KSeF. Jakkolwiek zasadnicze rozwiązania systemu
obowiązkowego wchodzą w życie 1.7.2024 r., niektóre zmiany wynikające z podpisanej ustawy trafiły do
porządku prawnego wcześniej. Na początku września 2023 r. pojawiły się regulacje dotyczące faktur
zaliczkowych i faktur korygujących, z których wynika konieczność posługiwania się w pewnych przypadkach
numerami KSeF faktur zaliczkowych i faktur pierwotnych.
Zgodnie z art. 106f ust. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; dalej:
VATU), faktury zaliczkowe powinny zawierać szczególny zakres danych (w tym m.in. otrzymaną kwotę zapłaty oraz
kwotę podatku wyliczoną metodą „w stu”). Zgodnie z art. 106f ust. 3 VATU, jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmuje
całej zapłaty, w fakturze rozliczeniowej wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sumę wartości towarów
lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot
podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. Z powyższej zasady wynika więc, że
wystawienie faktury rozliczeniowej jest obowiązkowe jedynie wówczas, gdy zaliczka nie opiewa na pełną wysokość
podstawy opodatkowania. Inna sprawa, że nawet w przypadku 100% zaliczki podatnicy często wystawiają faktury
rozliczeniowe (co ma znaczenie chociażby na potrzeby rozliczeń podatku dochodowego). Z drugiej strony, od
niedawna godnie z art. 106b ust. 1a VATU, podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej jeżeli
całość lub część zapłaty, o której mowa w tym przepisie, otrzymał w tym samym miesiącu, w którym dokonał
czynności, na poczet których otrzymał całość lub część tej zapłaty.
Numer KSeF na fakturach rozliczeniowych…
Zgodnie z art. 106na ust. 3 VATU, faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego
Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Numer identyfikacyjny
KSeF to co innego niż numer faktury (o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 VATU). Jak do tej pory, faktura
rozliczeniowa wystawiana do faktur zaliczkowych powinna referować w swojej treści do numerów tych faktur. Od
1.9.2023 r. wprowadzony został wymóg, aby zawierała ona numer identyfikujący w KSeF – jeżeli faktura zaliczkowa
została wystawiona w sposób ustrukturyzowany (nie musi zawierać za to numeru faktury). Dodatkowo, w przypadku
gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą
zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery identyfikujące poprzednie faktury w Krajowym
Systemie e-Faktur - ponownie w zakresie faktur wystawianych w sposób ustrukturyzowany. W pozostałym zakresie
nadal właściwe są numery poprzednich faktur.
… i na fakturach korygujących
Zgodnie z art. 106j ust. 2 pkt 2 VATU, faktura korygująca powinna zawierać numer kolejny oraz datę jej wystawienia.
Powinna także zawierać m.in. numer faktury korygowanej (to się zasadniczo nie zmieni). Zgodnie z art. 106j ust. 2
pkt 2a VATU, faktura korygująca powinna zawierać także numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur
fakturę, której dotyczy faktura korygująca. Zasada ta nie dotyczy jednak faktur korygujących wystawianych do faktur,
dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur. Zasadę ww. stosuje się do faktur
korygujących wystawionych od 1.9.2023 r. do faktur wystawionych przed tym dniem.

Komentarz
Trudno nazwać opisywane zmiany szczególnie rewolucyjnymi. Ich celem jest jedynie realne umożliwienie
wystawiania w KSeF faktur korygujących do faktur pierwotnych, które były wystawione poza KSeF. Do tej pory było
tak, że w przypadku wystawiania korekty w KSeF należało posługiwać się obligatoryjnie numerem KSeF faktury
korygowanej. A to uniemożliwiało wystawianie korekty do faktur pozbawionych tego numeru. Faktem jest jednak to,
że opisywane rozwiązania to tylko przygrywka i przygotowanie do systemu obligatoryjnego. Tam nie będzie już tego
rodzaju dywagacji bo przecież KSeF z całym dobrodziejstwem inwentarza będzie jedyną słuszną metodą
fakturowania dla większości podatników – w tym także w zakresie faktur korygujących i rozliczeniowych.
A skoro mówimy już o szczególnych rodzajach faktur, warto wspomnieć o rozwiązaniach które z KSeF wypadły.
Chodzi przede wszystkim o znane i lubiane w obecnym systemie noty korygujące. Zgodnie z art. 106k ust. 1 VATU,
nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych
określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 VATU, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą. Noty wymagają
akceptacji wystawców faktur (choć praktyka w tej materii jest zdecydowanie bardziej liberalna niż wcześniej). Warto
jednak pamiętać, że w projekcie przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF rezygnuje się z rozwiązania
stosowania not korygujących. Zarówno wystawianych w KSeF jak i poza KSeF. Propozycja ta jest wynikiem uwag
zgłoszonych w trakcie konsultacji publicznych projektu. Wskazywano tam na nadmiarowość takiego rozwiązania -

zbyt wiele dokumentów księgowych. Po zmianach bez względu na przyczynę konieczności zmiany danych na
fakturze będzie wystawiana faktura korygująca. Jednocześnie, zdaniem Ministerstwa Finansów należy oczekiwać, że
wprowadzenie e-fakturowania i rozwinięcie procesu digitalizacji rozliczeń u podatników, przyczyni się do ogólnej
poprawy jakości danych wprowadzanych na fakturach, które to dane dotychczas z uwagi na błędy podlegały
poprawianiu na podstawie wystawianych przez nabywców not korygujących.

Zmiany wprowadzone w systemie faktur dotyczących numerów KSeF mają na celu ułatwienie procesu fakturowania. Ostatecznie system KSeF stanie się jedyną metodą fakturowania dla większości podatników. Propozycja rezygnacji z not korygujących jest reakcją na nadmiar dokumentów księgowych i ma poprawić jakość danych na fakturach.