Awaria systemu KSeF

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, stanowi istotne wyzwanie zarówno dla podatników, jak i Ministerstwa Finansów. Artykuł omawia konsekwencje awarii systemu, zwracając uwagę na różnice między awarią a niedostępnością oraz sposoby informowania o wystąpieniu awarii. Przepisy precyzyjnie określają postępowanie podatników w przypadku awarii, włącznie z obowiązkiem kontynuowania wystawiania faktur elektronicznych i oznaczania ich kodem umożliwiającym dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur.

Tematyka: KSeF, Ministerstwo Finansów, awaria systemu, faktury elektroniczne, oznaczenie faktur, Krajowy System e-Faktur, procedury awaryjne, zakłócenia systemu, BIP MF, e-faktury, korygowanie faktur, system finansowy, przepisy podatkowe

Obowiązkowy KSeF to wyzwanie nie tylko dla podatników, ale także dla Ministerstwa Finansów. Nauczeni
doświadczeniami z wdrażania rozwiązań „na styku” sprawozdawczości podatkowej i systemów
teleinformatycznych, podatnicy już dziś zadają sobie często pytanie: co będzie, gdy serwery KSeF nie
wytrzymają obciążeń? Jak się zachować, jeśli KSeF nie będzie działał? Ustawodawca przewidział takie
wypadki. Jedną z okoliczności, w których KSeF nie działa może być awaria systemu. Przepisy określają
względnie precyzyjnie proces działania w takich przypadkach.
Awaria to zgodnie z potocznym rozumieniem stan niesprawności uniemożliwiający korzystanie z danego urządzenia
lub systemu, który wystąpił w sposób nagły i niespodziewany. Awaria może dotyczyć więc także KSeF. Trzeba
odróżnić ją od stanu niedostępności KSeF, pod którym to pojęciem ustawodawca przewiduje przede wszystkim
prowadzenie zaplanowanych prac serwisowych. Innymi słowy niedostępność będzie planowana a informacja o niej
pojawi się z wyprzedzeniem. Awaria będzie zaś zaskakiwać podatników niczym zima drogowców.
Co się więc zadzieje, gdy KSeF ulegnie awarii? Na start rozróżnić trzeba dwa rodzaje awarii. Ważna jest tu – co
ciekawe – perspektywa sposobu informowania o wystąpieniu takiej awarii.
Awarie komunikowane na stronach BIP (art. 106ne ust. 1 VATU)
Awarie KSeF z zasady komunikowane będą na stronach BIP MF i w oprogramowaniu interfejsowym (art. 106ne ust.
1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; dalej: VATU). Zgodnie z art.
106nf ust 1 VATU, w okresie trwania awarii komunikowanej na stronach ministerialnych, podatnik ma nadal
obowiązek wystawiania faktur w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem schemy faktury ustrukturyzowanej. Tyle
tylko, że faktury wystawiane w takiej formie podatnik powinien udostępniać nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
Podatnik jest także obowiązany do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym
Systemie e-Faktur, umożliwiającym weryfikację danych na niej zawartych oraz umożliwiającym zapewnienie
autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury. Co równie ważne, datą wystawienia takiej faktury jest
data wskazana na fakturze w pozycji P_1. Datą otrzymania takiej faktury jest zaś data jej faktycznego otrzymania
przez nabywcę. Chyba, że data ta jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę
w Krajowym Systemie e-Faktur (wówczas za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia
tego numeru).
Faktura wystawiana w sposób uzgodniony z kontrahentem może zaginąć. Fiskus przewidział rozwiązanie także na
taki wypadek. Oto bowiem na wniosek nabywcy podatnik może udostępnić ponownie tę fakturę, jeżeli ponowne
udostępnienie faktury następuje przed jej przesłaniem do KSeF. Alternatywnie podatnik może też wystawić ponownie
fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy, przy czym faktura wystawiona
ponownie może zawierać datę wystawienia i wyraz „DUPLIKAT”.
Gdy awaria zostanie okiełznana, w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii, wskazanego w BIP
w komunikacie o zakończeniu tej awarii, podatnik musi przesłać fakturę do KSeF w celu przydzielenia numerów
identyfikujących. Jeżeli podatnik nie wypełni ww. obowiązków (a więc wystawi w okresie awarii fakturę niezgodną ze
wzorem lub nie wyśle do KSeF faktury w ciągu 7 dni od uporania się z awarią), naczelnik urzędu skarbowego
nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej
fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur. W przypadku faktur bez wykazanego podatku, kara
pieniężna może być nałożona w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze
wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur. Tyle dobrego, że kary te mogą być nakładane dopiero od 1.1.2025
r.
Awaria nie wyklucza korygowania faktur. Mamy tu dwa przypadki do rozpatrzenia. Po pierwsze – faktura korygująca
do faktury wystawionej w czasie awarii. Zgodnie z przepisami, powinna ona zawierać numer KSeF. Oznacza to, że
fakturę korygującą można wystawić dopiero po nadaniu przez system numeru KSeF (a więc w praktyce po ustaniu
awarii). Po drugie – faktura korygująca wystawiona w czasie awarii (do faktury ustrukturyzowanej wystawionej
w czasie sprawności KSeF). Korekty takie wystawia się zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej. Na zasadach
wskazanych wyżej (również z obowiązkiem wysłania ich do KSeF w ciągu 7 dni od dnia kończącego okres awarii).
Awarie komunikowane w środkach społecznego przekazu (art. 106ne ust. 3 VATU)
Inaczej rzecz ma się w przypadku awarii komunikowanych w środkach społecznego przekazu. Tu – zgodnie z art.
106ng VATU, podatnik w okresie trwania awarii wystawia faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne. Dla
tego przypadku nie przewiduje się obowiązku przekazywania faktur do KSeF po ustaniu tej awarii. Nie ma też

w związku z powyższym sankcji związanych z naruszeniem ww. przepisów. Inna sprawa, że z założenia to
rozwiązanie może być stosowane jedynie w sytuacjach nadzwyczajnych (np. zagrożenie kraju lub jego infrastruktury).
Fiskus tłumaczy propozycję takiego rozwiązania „ogólną sytuacją geopolityczną Polski”. Po zakończeniu awarii
komunikowanej w ww. sposób podatnik będzie z powrotem obowiązany do wystawiania e-faktur. Oby jednak sytuacji
tej nie trzeba było sprawdzać w praktyce.

Komentarz
Sposób oznaczania faktur wystawianych w czasie awarii a udostępnionych nabywcy w sposób inny niż przy użyciu
KSeF oraz wymagania techniczne dla tego sposobu oznaczania określi Minister Finansów w drodze rozporządzenia.
Projekt już znamy. Faktura będzie oznaczana kodem weryfikującym, który stanowi unikalny ciąg znaków
przedstawiony w postaci dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego QR zgodnego z normą ISO/IEC
18004:2015.
Praktyczny wniosek płynący z ww. przepisów jest jednak także taki, że podatnicy powinni zachować możliwość
fakturowania „konwencjonalnego” na wypadek sytuacji nadzwyczajnych. Nie będzie taką sytuacją przypadek
jakiejkolwiek awarii KSeF, o czym trzeba pamiętać. Co ważne, komunikaty o awarii mają precyzyjnie wskazywać
okres jej trwania (zakończenia). Warto wiec zadbać o to, aby systemy finansowo-księgowe śledziły te komunikaty
i przekazywały tę informację automatycznie.
Inna ciekawostka: faktura w czasie awarii powinna być przekazana nabywcy w sposób uzgodniony. Powinna być ona
zgodna ze wzorem schemy. Wydaje się jednak możliwe przekazanie jej w formie papierowej, jeśli taka będzie wola
kontrahenta. Wydaje się także, że może on nie uzgodnić innego niż ustrukturyzowany sposobu przekazania faktur.
Wtedy w czasie trwania awarii nie będzie w praktyce opcji wystawiania faktury. Skoro jednak datą wystawienia takiej
faktury będzie data z pola P_1, terminy fakturowania pozostaną dochowane.

Awarie systemu KSeF wymagają od podatników szybkiej reakcji i przestrzegania określonych procedur. W przypadku komunikowania awarii na stronach BIP Ministerstwa Finansów, podatnicy muszą kontynuować wystawianie faktur elektronicznych z zachowaniem określonych zasad. Natomiast awarie komunikowane w mediach społecznościowych pozwalają na tymczasowe wystawianie faktur w formie papierowej lub elektronicznej. Konieczne jest śledzenie komunikatów o zakończeniu awarii i powrót do obowiązku fakturowania elektronicznego.