Obowiązkowy KSeF a kursy waluty obcej

Tematyka: obowiązkowy KSeF, wystawienie faktury, przeliczenia walut obcych, kursy walutowe, faktury korygujące, podatek VAT

Jedną z najbardziej istotnych zmian wprowadzanych przez obowiązkowy KSeF jest redefinicja pojęcia
wystawienia faktury. Dniem wystawienia faktury będzie bowiem każdorazowo dzień skutecznego przesłania
dokumentu do KSeF. Wystawienie faktury to ważny moment nie tylko z uwagi np. na rozpoznawanie
obowiązku podatkowego. Czasem ma znaczenie także dla przeliczenia kwot wyrażonych w fakturze
w walutach obcych.
Zgodnie z art. 31a ust. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; dalej:
VATU), w przypadku gdy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej,
przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez NBP na ostatni
dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. Podatnik może też wybrać sposób
przeliczania tych kwot na złote według ostatniego kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny
na ostatni dzień poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. Zgodnie z art. 31a ust. 2 VATU,
w przypadku gdy podatnik wystawia fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego, a kwoty stosowane do
określenia podstawy opodatkowania są określone na tej fakturze w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się
według kursu na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury. Na deser warto też pamiętać, że
kwota podatku na fakturze powinna być wyrażona zawsze w walucie krajowej.
Wszystko to sprawia, że w momencie wystawienia faktury podatnik powinien zasadniczo wiedzieć jakim kursem
waluty obcej powinien się posłużyć. Nowa definicja wystawienia faktury trochę utrudnia sprawę. Dość ławo można
bowiem wyobrazić sobie sytuację, w której data wystawienia faktury w obecnym rozumieniu (wskazana na fakturze)
będzie różnić się od daty rzeczywistej (skutecznej) wysyłki do KSeF. Faktury ustrukturyzowane oczywiście będą
mogły być wystawiane w walutach obcych. Co wówczas z przeliczeniami?
Fiskus proponuje uproszczenie
W praktyce możliwe jest wystąpienie sytuacji, gdy faktura ustrukturyzowana w walucie obcej z różnych przyczyn nie
zostanie wystawiona przy użyciu KSeF w dacie wskazanej zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 1 VATU. Przykładowo
u podatników wystawiających systemowo tysiące faktur, nawet kilkusekundowe przesunięcie wystawienia faktury na
kolejny dzień powodowałoby konieczność skorygowania zastosowanego kursu przeliczeniowego na wystawionej
w walucie obcej fakturze. Przepisy obowiązkowego KSeF wprowadzą więc pewną modyfikację i panaceum na takie
właśnie sytuacje. Oto bowiem zgodnie z art. 31a ust. 1a VATU, w przypadku dostaw towarów i świadczenia usług,
dla których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, przeliczenia na złote podatnik może
dokonać według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez NBP lub EBC na ostatni dzień roboczy
poprzedzający dzień wystawienia faktury w rozumieniu „klasycznym” (a więc dzień wskazany w fakturze
ustrukturyzowanej w pozycji P_1). Warunkiem jest jednak to, by faktura ustrukturyzowana została przesłana do KSeF
nie później niż następnego dnia po dniu wskazanym w poz. P_1. Podobna zasada dotyczyć będzie faktur
wystawianych przed powstaniem obowiązku podatkowego.

Komentarz
Pamiętajmy, że zgodnie z art. 106i ust. 7 VATU, fakturę można wystawić zasadniczo nawet 60 dni przed powstaniem
obowiązku podatkowego. W tej materii nie powinno dojść do jakichkolwiek zmian legislacyjnych. Poza rzecz jasna
samą redefinicją pojęcia wystawienia faktury, którym będzie skuteczna wysyłka dokumentu do KSeF (a nie
wskazanie daty w pozycji P_1). Zasadniczą wątpliwością wynikającą z nowych regulacji jest więc przede wszystkim
rozbieżność czasowa między zastosowaniem kursu a wystawieniem faktury a’la KSeF. Z oczywistych względów,
podatnik jest w stanie zastosować dany kurs (np. do przeliczenia kwoty VAT na PLN i wykazania tej kwoty na
fakturze) w momencie twórczej pracy nad treścią faktury ustrukturyzowanej. Punktem odniesienia dla podatnika
może być więc data generowania faktury w wymaganym formacie, przede wszystkim jednak data wskazana z polu
P_1. Nowe rozwiązanie pozwala na stosowanie kursu z dnia roboczego sprzed dnia wskazanego w P_1, ale tylko
jeśli faktura zostanie skutecznie wystawiona kolejnego dnia.
Przykładowo, jeżeli podatnik wskazał w polu P_1 datę 30.9.2024 r. i zastosował kurs z 29.9.2024 r., to jest to
działanie prawidłowe nawet, jeśli faktura została skutecznie wysłana 1.10.2024 r. Nie trzeba korygować takiej faktury.
Ale jeśli skuteczna wysyłka będzie miała miejsce później (np. 3.10.2024 r.) to zastosowany przez podatnika kurs
wymiany nie jest już poprawny. Choć przepisy o tym nie wspominają, najbardziej zasadnym panaceum na taką
sytuację może więc okazać się korekta faktury (aby wykazać kwotę podatku VAT w prawidłowej wysokości). Nie ma
się co oszukiwać, bez wdrożenia odpowiednich wentyli bezpieczeństwa przyczyni się to do wzrostu liczby faktur
korygujących (przynajmniej w teorii). Uproszczenie legislacyjne będzie działać jedynie w wąskim spectrum
przypadków.

Problem dotyczy przede wszystkim tych sytuacji, w których faktura jest wystawiana przed powstaniem obowiązku
podatkowego albo sama ma nań wpływ. Pamiętajmy, że zgodnie z zasadą ogólną z art. 19a ust. 1 VATU, obowiązek
podatkowy powstaje w momencie dostawy towarów lub świadczenia usług. Jeśli faktura jest wystawiana później,
ewentualne rozbieżności między datą skutecznego wystawienia a datą wykazaną w polu P_1 nie mają dla kwestii
przeliczania walut obcych znaczenia.
Pamiętajmy też o fakturach korygujących (one też będą obowiązkowo w KSeF). Zgodnie z art. 31b ust. 1 VATU,
w przypadku gdy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania wyrażone w walucie obcej uległy zmianie,
przeliczenia na złote dokonuje się co do zasady (są odstępstwa) według kursu danej waluty obcej przyjętego do
przeliczenia kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania przed jej zmianą (kurs historyczny). Tym
bardziej warto, aby ów kurs historyczny był stosowany prawidłowo, żeby błąd nie powielał się również przy okazji
ewentualnej korekty.

Problem dotyczy przede wszystkim sytuacji, gdy faktura jest wystawiana przed powstaniem obowiązku podatkowego lub ma nań wpływ. Ewentualne rozbieżności między datą skutecznego wystawienia a datą wykazaną w polu P_1 nie mają znaczenia dla kwestii przeliczania walut obcych. Warto również pamiętać o fakturach korygujących, które również będą obowiązkowo w KSeF, oraz o stosowaniu kursu historycznego przy ewentualnych zmianach kwot w walutach obcych.