Obowiązkowy KSeF a zwolnienie z VAT do 200.000 zł obrotu

Podmioty nieprzekraczające poziomu obrotu w wysokości 200.000 zł rocznie mogą korzystać ze zwolnienia z VAT. Nie muszą się rejestrować i składać deklaracji, ale powinni zastanowić się, jak obowiązkowy system KSeF wpłynie na ich działalność. Nawet podatnicy zwolnieni z VAT mogą być zobowiązani do wystawienia faktury na żądanie nabywcy, co wymaga ustrukturyzowanego podejścia. Warto być przygotowanym na ewentualne zmiany związane z KSeF.

Tematyka: VAT, zwolnienie, obowiązkowy KSeF, faktura, zwolnienie podmiotowe, podatnik, obrot, ustrukturyzowany, system e-Faktur, Krajowy System e-Faktur, faktura ustrukturyzowana, oprogramowanie interfejsowe, art. 106b ust. 2 VATU, art. 113 ust. 1 VATU

Podmioty nieprzekraczające poziomu obrotu w wysokości 200.000 zł rocznie mogą korzystać ze zwolnienia
z VAT. Nie muszą się rejestrować (choć mogą) i nie składają deklaracji (choć prowadzą ewidencję
sprzedaży). Nie muszą także wystawiać faktur VAT, choć znów - mogą. A czasami muszą, jeśli
z odpowiednim żądaniem wystąpi nabywca. Oznacza to, że podatnicy zwolnieni z VAT powinni zastanowić
się w jakim zakresie obowiązkowy system KSeF będzie dotykał ich działalności. Na pewno nie jest bowiem
tak, że obowiązki wynikające z KSeF całkowicie takich podatników ominą. Tym bardziej, że podatnicy tacy
przecież również otrzymują faktury. Trzeba też dobrze określić datę, od jakiej obowiązki te powinny być
wypełniane.
Zgodnie z art. 113 ust. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; dalej:
VATU), zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie
przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 zł netto. To tzw. zwolnienie podmiotowe,
niezależne od rodzaju prowadzonej przez danego podatnika działalności (choć niektóre branże są z niego
wyłączone, np. usługi doradcze i prawne, sprzedaż większości wyrobów akcyzowych czy też dostawa budynków,
budowli lub ich części). Podatnicy nieosiągający takiego poziomu obrotu mogą więc z zasady nie płacić VAT. Nie
ciążą też na nich inne obowiązki, w tym w zakresie rejestracji VAT, składania deklaracji JPK_VAT czy wreszcie
obowiązki w zakresie wystawiania faktur. Zgodnie z art. 106b ust. 2 VATU, nie jest obowiązany do wystawienia
faktury podatnik w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie m.in. art. 113 ust. VATU. To ważna
zasada w kontekście obowiązkowego KSeF.
Faktury ustrukturyzowane podatnika zwolnionego z VAT
Czy zatem podatnik korzystający ze zwolnienia do poziomu 200.000 zł obrotu może całkowicie odpuścić sobie
rozważania na temat obowiązkowego KSeF? Absolutnie nie. Przede wszystkim, zgodnie z art. 106b ust. 3 pkt 2
VATU, na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik taki jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą
dokonaną przez siebie (choć zwolnioną z VAT) czynność. Oczywiście, taka faktura nie zawiera w sobie kwoty VAT.
Ale to nie jest istotne. Co ważniejsze, art. 106ga ust. 2 VATU określa wprost w jakich przypadkach nie ma obowiązku
wystawiania faktury ustrukturyzowanej. Nie ma w katalogu tych przypadków czynności zwolnionych z VAT. Wniosek
z tego taki, że jeśli podatnik zwolniony z VAT chce wystawiać faktury VAT albo musi wystawić taką fakturę, powinien
uczynić to w sposób ustrukturyzowany. Co do zasady. Pamiętajmy, że zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 4 VATU nie
wystawia się faktur ustrukturyzowanych na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną
nieprowadzącą działalności gospodarczej (a więc na rzecz konsumentów).
Jeżeli więc podatnik zwolniony podmiotowo z VAT otrzyma żądanie wystawienia faktury od konsumenta, powinien
uczynić to w sposób konwencjonalny (a więc papierowo lub elektronicznie). Ale jeśli kontrahentem po drugiej stronie
jest podatnik, wówczas faktura „na żądanie” powinna mieć postać ustrukturyzowaną (ze wszelkimi konsekwencjami
wynikającymi z obowiązkowego systemu KSeF).
Wyzwanie techniczne
Zgodnie z art. 106gb ust. 1 VATU, faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego
Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem
dokumentu elektronicznego. Oprogramowanie interfejsowe jest dostępne na stronie Ministra Finansów. Wniosek
z tego taki, że podatnik zwolniony z VAT – o ile na co dzień wystawia nie faktury a rachunki, noty lub inne dokumenty
księgowe – nie musi inwestować we wdrożenie systemu KSeF do swojej (mikro)firmy. Przy założeniu rzecz jasna, że
wystawianie faktur jest dla niego incydentalną praktyką. Należy jednak pamiętać, by taką opcję mieć w zanadrzu jeśli
jakiś klient biznesowy takiej faktury sobie zażyczy. Wówczas jednak zupełnie wystarczające może okazać się
korzystanie z darmowych narzędzi publicznych.
Jeśli jednak podatnik zwolniony z VAT wystawia zwyczajowo faktury „ZW” (bo może) – w takiej sytuacji powinien
oswoić się z obowiązkowym KSeF na podobnych zasadach jak każdy inny podatnik VAT czynny. Albo (alternatywnie)
zmienić koncepcję i od faktur odstąpić. Inna sprawa, że podatnicy balansujący na progu zwolnienia i tak muszą być
w gotowości. Zwolnienie z VAT traci moc w momencie dokonania czynności, z którą wiąże się przekroczenie progu
200.000 zł netto. Pamiętajmy także, że w przypadku rozpoczyna czynności w trakcie roku kalendarzowego, próg
zwolnienia jest niższy (bo liczony proporcjonalnie). Dla podatnika dokonującego pierwszej w życiu czynności
zwolnionej z VAT np. 30.12.2023 r. próg zwolnienia to raptem… 548 zł. Łatwo go przekroczyć a w konsekwencji
„wpaść” nie tylko w opodatkowanie VAT ale też w czeluść obowiązkowego KSeF.

Komentarz
Chyba najważniejsza informacja odnośnie podatników zwolnionych z VAT zawarta została w przepisach
epizodycznych. Oto bowiem zgodnie z art. 145l ust. 1 VATU, w okresie od 1.7.2024 r. do 31.12.2024 r. podatnicy
obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych u których sprzedaż jest zwolniona od podatku m.in. na
podstawie art. 113 ust. 1 i 9 VATU mogą nadal wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
Obowiązkowe stosowanie KSeF w zakresie faktur sprzedażowych będzie więc dla tej kategorii odsunięte w czasie
o pół roku. Właśnie, faktur sprzedażowych. Często popełnianym błędem poznawczym w zakresie obowiązkowego
KSeF jest koncentracja na sprzedażowej sferze działalności podatników. Jest jednak także (niemniej ważna) sfera
zakupowa. Podatnicy zwolnieni z VAT podmiotowo kupują przecież szereg towarów i usług również od podatników
VAT czynnych. Co prawda nie odliczają oni podatku naliczonego. Ale w koszty uzyskania przychodu już jak
najbardziej zdarza się im wydatki zaliczać. Co jest podstawą takiego zaliczenia? Oczywiście, faktura. A jedyną formą
otrzymywania takich faktur będzie od 1.7.2024 r. system KSeF. Nie wyłącza on przecież z zakresu czynności
nieobjętych ustrukturyzowanym fakturowaniem czynności na rzecz podatników zwolnionych z VAT. Co więcej,
zgodnie z art. 106gb ust. 6 VATU, w przypadku gdy nabywca nie jest podatnikiem VAT czynnym, podatnik jest
obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do faktury ustrukturyzowanej, jeżeli nabywca nie zwolni podatnika
z tego obowiązku, poprzez podanie kodu QR oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury albo
oznaczenie kodem QR, umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, w przypadku gdy
faktura jest użyta poza tym systemem.
Wniosek z tego taki, że podatnicy nieprzekraczający 200.000 zł obrotu nie powinni ani ignorować obowiązkowego
KSeF ani też zwlekać z jego wdrożeniem.

Podatnicy nieprzekraczający 200.000 zł obrotu nie powinni ignorować obowiązkowego KSeF ani zwlekać z jego wdrożeniem. Nawet mimo zwolnienia z VAT, mogą być zobowiązani do wystawienia ustrukturyzowanej faktury na żądanie nabywcy. Wdrożenie systemu KSeF może być konieczne, nawet jeśli wystawianie faktur nie jest codzienną praktyką.