Jak odbierać faktury w przypadku awarii KSeF?
Ustawodawca przewidział procedurę postępowania w przypadku awarii systemu KSeF. Przepisy precyzują, w jaki sposób wystawca faktury (sprzedawca) powinien wypełniać swoje obowiązki. Nabywca (odbiorca faktury) również powinien być przygotowany na sytuację awaryjną. Artykuł omawia sposób wystawiania faktur elektronicznych w okresie awarii, konieczność uzgodnień między sprzedawcą a nabywcą oraz znaczenie daty otrzymania faktury poza KSeF dla prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Tematyka: awaria KSeF, faktury elektroniczne, uzgodnienia, data otrzymania faktury, odliczenie podatku, obieg dokumentów, księgowanie faktur, system finansowo-księgowy
Ustawodawca przewidział procedurę postępowania w przypadku awarii systemu KSeF. Przepisy precyzują, w jaki sposób wystawca faktury (sprzedawca) powinien wypełniać swoje obowiązki. Nabywca (odbiorca faktury) również powinien być przygotowany na sytuację awaryjną. Artykuł omawia sposób wystawiania faktur elektronicznych w okresie awarii, konieczność uzgodnień między sprzedawcą a nabywcą oraz znaczenie daty otrzymania faktury poza KSeF dla prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Ustawodawca przewidział procedurę postępowania w przypadku awarii systemu KSeF. Przepisy precyzują, w jaki sposób wystawca faktury (sprzedawca) powinien wypełniać swoje obowiązki. Nie możemy jednak zapominać o nabywcy (odbiorcy faktury). On także powinien przygotować się na awaryjny sposób odbierania faktur, ze wszystkimi tego konsekwencjami. Zgodnie z art. 106nf ust. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; dalej: VATU) w okresie trwania awarii komunikowanej na stronach ministerialnych podatnik sprzedawca ma obowiązek wystawiania faktur w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej. W czasie trwania awarii nie będzie mógł on wysłać jej swojemu kontrahentowi standardową ścieżką KSeF. Z tego względu sprzedawca i nabywca powinni uzgodnić między sobą sposób wystawiania faktur w czasie awarii. Przepisy nie precyzują formy takiego uzgodnienia. Można więc przyjąć, że uzgodnienie może mieć miejsce zarówno ad hoc – gdy zaistniała awaria KSeF, a jednocześnie między kontrahentami jest duża potrzeba wystawienia faktury. Natomiast podmioty współpracujące ze sobą w sposób stały i powtarzalny z pewnością mogą też dokonać stosownego uzgodnienia z góry (np. w treści zawartej umowy o współpracy) i egzekwować je, gdy awaria nastąpi. Czy fiskus dopuszcza dorozumiane uzgodnienie? Przepisy milczą, kwestię ureguluje prawdopodobnie praktyka podatkowa. Jest jednak duża szansa, że dorozumiana forma również będzie akceptowana. Co bardzo ważne z perspektywy prawa do odliczenia podatku naliczonego, datą otrzymania faktury przez nabywcę jest data jej faktycznego otrzymania poza KSeF w sposób uzgodniony (poza KSeF). Przypomnijmy, że zgodnie z art. 86 ust. 10b VATU prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. I nic się w tej kwestii w ramach obowiązkowego KSeF nie zmieni (również podczas awarii KSeF). Decyduje więc data otrzymania faktury, np. mailem (jeśli tak strony uzgodniły), chyba że data ta jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (pamiętajmy, że sprzedawca ma obowiązek wysyłki do KSeF faktury po ustaniu awarii). A skoro o wilku mowa: sprzedawca ma obowiązek późniejszej wysyłki faktury do KSeF. Oczywiście zostanie jej nadany numer identyfikacyjny. Jeśli jednak podatnik odebrał już wcześniej fakturę poza KSeF w sposób uzgodniony, nie ciążą na nim żadne dodatkowe obowiązki ewidencyjne ani raportowe. Przepisy nie przewidują też po stronie nabywcy dodatkowych kar (przypomnijmy, że sprzedawca może być obciążony karą pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur). Nabywca ma za to możliwość zawnioskowania do sprzedawcy o ponowne udostępnienie faktury wystawionej poza KSeF, jeśli faktura pierwotna zaginęła. To coś na kształt duplikatów faktur. Zasadniczo nie będą one potrzebne w normalnym funkcjonowaniu KSeF (tam, jak w przyrodzie, nic nie zaginie). Awarie komunikowane w środkach społecznego przekazu (art. 106ne ust. 3 VATU) Wyżej wymienione zasady dotyczą awarii KSeF komunikowanych na stronach Ministerstwa Finansów. Chodzi więc o (miejmy nadzieję) absolutnie dominujące w swojej częstotliwości okoliczności awarii KSeF. Pamiętajmy jednak, że mogą się też pojawić awarie komunikowane w środkach społecznego przekazu. Chodzi tu o sytuacje nadzwyczajne (takie jak zagrożenie kraju lub jego infrastruktury). Zgodnie z art. 106ng VATU podatnik w okresie trwania awarii wystawia faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne. Dla tego przypadku nie przewiduje się obowiązku przekazywania faktur do KSeF po ustaniu tej awarii. Nie ma też w związku z powyższym sankcji związanych z naruszeniem ww. przepisów. A przy okazji, nie ma też konieczności uzgadniania jakiejkolwiek formy wystawiania faktur między kontrahentami. Słowem – nabywca po prostu odbiera fakturę wystawioną poza KSeF na zasadach właściwie takich jak dziś. Może się (czysto teoretycznie) zdarzyć, że w okresie awarii komunikowanej w środkach społecznego przekazu podatnik otrzyma fakturę korygującą. Oczywiście – poza KSeF. Wówczas ważne, aby potwierdził sprzedawcy otrzymanie takiej faktury. Zgodnie z art. 29a ust. 13a VATU sprzedawca może dokonać obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi. Zgodnie z art. 86 ust. 19ab VATU nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą. Komentarz Analizując skutki wprowadzenia rozwiązań obowiązkowego systemu KSeF, z reguły intuicyjnie skupiamy się na sytuacji sprzedawcy – podmiotu, który wystawia fakturę w sposób ustrukturyzowany. To pewnego rodzaju błąd logiczny. Równie dużo uwagi warto poświęcić wczuwaniu się w rolę nabywcy, a wiec podmiotu otrzymującego fakturę. Przecież odebranie faktury ustrukturyzowanej to zdarzenie równie istotne z perspektywy poprawności rozliczeń VAT (i nie tylko). Nie chodzi tu tylko o techniczną możliwość odbioru faktury (co sprowadza się do nadania odpowiednich uprawnień), równie ważne są np. procedury obiegu dokumentów, ale także administracyjne przygotowanie na sytuacje jeśli nie nadzwyczajne, to jednak stanowiące odstępstwo od nowej normy. Taką sytuacją będą też awarie systemu KSeF i każdy nabywca (a więc w istocie każdy podatnik) powinien być na taką awarię przygotowany. Warto zadbać przede wszystkim o uzgodnienie sposobu otrzymywania faktur w czasie awarii, aby nie być zaskoczonym, gdy awaria taka wystąpi. Równie ważne jest określenie sposobu księgowania faktur „awaryjnych”. Przecież podczas awarii nie będą one trafiały do podatnika z KSeF (ale w sposób uzgodniony). Pamiętajmy jednak, że takie faktury i tak trafią do KSeF (wystawca ma obowiązek tam je przesłać), a więc system finansowo-księgowy będzie je zapewne przekazywał podatnikowi także w sposób ustrukturyzowany. Istotne, aby system był na tyle „inteligentny”, aby np. nie ujmował faktury awaryjnej „wrzuconej” do KSeF po ustaniu awarii jako podstawy np. do odliczenia podatku naliczonego. Może to grozić podwójnym odliczeniem VAT z tej samej faktury, a to przepis na zaległość podatkową ze wszelkimi konsekwencjami. Ponad wszystko więc warto już dziś zastanowić się nad tym, jak będzie wyglądać biznes pod obowiązkowym KSeF i jak się przygotować również na takie niecodzienne przypadki jak awaria KSeF.
Analiza skutków wprowadzenia obowiązkowego systemu KSeF z perspektywy nabywcy faktur. Istota uzgodnień między stronami w przypadku awarii KSeF oraz konieczność przygotowania na sytuacje specjalne. Podkreślenie znaczenia odpowiedniego obiegu dokumentów i rozliczeń podczas wystąpienia awarii systemu. Wskazówki dotyczące księgowania faktur awaryjnych oraz konieczność dostosowania systemu finansowo-księgowego do nowych wymogów.