Obowiązkowy KSeF a udzielenie rabatu

Obowiązkowy KSeF wprowadza zmiany w rozliczeniach faktur korygujących in minus oraz udzielania rabatów. Nowe przepisy mają uprościć sposób rozliczeń, choć system oparty na uzgodnieniach i spełnieniu warunków korekty może być mało czytelny. Obowiązkowy KSeF zmieni zasady obniżenia podstawy opodatkowania za faktury korygujące, wprowadzając m.in. faktury ustrukturyzowane. Zmiany dotyczyć będą również nabywców, którzy będą musieli zmniejszać kwotę podatku naliczonego zgodnie z nowymi zasadami. Udzielenie rabatu wymagać będzie precyzyjnego rozliczenia i dokumentacji.

Tematyka: Obowiązkowy KSeF, faktury korygujące, rabat, obniżenie podstawy opodatkowania, faktury ustrukturyzowane, nabywcy, podatek naliczony, dokumentacja, udzielenie rabatu, rozliczenia podatkowe

Obowiązkowy KSeF uprości nieco sposób rozliczeń faktur korygujących in minus. To ważne również dla
podatników udzielających, ale i otrzymujących różnego rodzaju rabaty. Rabat jako podstawa korekty wymaga
dziś analizy uzgodnień i spełnienia warunków korekty oraz posiadania stosownej dokumentacji.
Zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; dalej:
VATU) obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze
z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod
warunkiem że z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub
usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone
w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura jest zgodna z posiadaną dokumentacją. Wyżej
wymieniony sposób rozliczeń obowiązuje od 1.1.2021 r., a więc od wejścia w życie przepisów ustawy z 27.11.2020 r.
o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2020 r. poz. 2419; dalej:
ZmVATU20) – w ramach tzw. pakietu SLIM VAT 1. Nowe zasady miały uprościć sposób rozliczeń faktur
korygujących. Jednak nie uprościły, a system oparty na uzgodnieniu i spełnieniu warunków korekty okazał się mało
czytelny. Niespecjalnie pomogły też objaśnienia MF w tym zakresie.
Co zmieni obowiązkowy KSeF
O tyle więc dobrze, że wejście obowiązkowego KSeF ponownie zmieni zasady gry w kwestii faktur korygujących in
minus. Zgodnie z propozycją nowelizacji art. 29a ust. 13 VATU od 1.7.2024 r. obniżenia podstawy opodatkowania,
w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres
rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej. Zgodnie zaś z art.
29a ust. 13a VATU, jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą inną niż faktura ustrukturyzowana, obniżenia
podstawy opodatkowania dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania
faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi (a więc „po staremu”, w sposób typowy dla okresu sprzed SLIM
VAT).
Zmienią się też zasady rozliczeń korekt in minus przez nabywców. Dziś nabywca jest obowiązany do zmniejszenia
kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy
towarów lub świadczenia usług lub kwoty podatku wykazanego na fakturze zostały uzgodnione z dostawcą towarów
lub usługodawcą, jeżeli przed upływem tego okresu rozliczeniowego te warunki zostały spełnione. Od 1.7.2024 r.
nabywca będzie zmniejszać kwotę podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą
w postaci faktury ustrukturyzowanej.
Udzielenie rabatu
Jedną z częstszych przyczyn wystawienia faktur korygujących in minus jest rabat, a więc opust i obniżka ceny
udzielone po sprzedaży. Czasem rabat udzielany jest ad hoc, aby zacieśnić relacje między kontrahentami. Częściej
jednak zasady i warunki udzielenia i rozliczenia rabatu są określone z góry. Charakterystyczne są np. tzw. rabaty
retro, udzielane w zamian za osiągnięcie przez kontrahenta np. określonego poziomu zakupów lub sprzedaży
w danym okresie rozliczeniowym. Wówczas sprzedawca zwraca nabywcy część (określony procent) ceny produktów
sprzedawanych w danym okresie. Możliwe są jednak bardziej wyrafinowane rozliczenia, np. udzielenie rabatu „z
góry”, w oczekiwaniu na spełnienie warunku rabatu w przyszłości (interpretacja indywidualna Dyrektora KIS
z 18.7.2022 r., 0111-KDIB3-1.4012.273.2022.4.KO,
). Praktyka zna również tzw. rabaty pośrednie, a więc
udzielane przez podmiot niebędący bezpośrednim kontrahentem. Inny ciekawy wątek to rabaty rozliczane „pod
płaszczykiem” usług marketingowych – ale to proceder niezgodny z praktyką podatkową i przez to niepolecany.
Obowiązkowy KSeF dotyczy również faktur korygujących. Oczywiście także tych dokumentujących udzielenie rabatu
potransakcyjnego. Dziś moment rozliczenia korekty podatku zależy w dużej mierze od uzgodnienia i spełnienia
warunku korekty. Od 1.7.2024 r. jedynym kryterium dla faktur ustrukturyzowanych będzie wystawienie i otrzymanie
faktury korygującej. Trzeba pamiętać o definicjach z art. 106na VATU: fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za
wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana jest z kolei uznana za
otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę
fakturę. Choć teoretycznie nie musi być to ten sam dzień, rozwiązanie zapewnia zasadniczo neutralność rozliczenia
korekty.

Komentarz
W związku z obligatoryjnym stosowaniem KSeF przez większość podatników utraci na znaczeniu obowiązek

posiadania dodatkowej dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunków
obniżenia podstawy opodatkowania. Rozwiązanie wprowadzone przez SLIM VAT 1 miało na celu przede wszystkim
zadbanie o interes budżetu i uniknięcie sytuacji, w której korekta in minus podatku należnego wyprzedzi w czasie
korektę podatku naliczonego. Od 1.7.2024 r. potwierdzenie właściwego dostarczenia korekty do nabywcy zapewni
system KSeF. W uzasadnieniu do ustawy wprowadzającej KSeF Ministerstwo Finansów zaznacza, że będzie to
kolejne uproszczenie zasad związanych z korygowaniem podatku należnego. Z tym „kolejnym” nie przesadzałbym.
Chodzi raczej o wyrugowanie rozwiązania, które miało uprościć życie, a utrudniło je diametralnie.
Jak to będzie działać w praktyce? Wyobraźmy sobie taką sytuację. Alfa sp. z o.o. sprzedaje cement do Beta sp.
z.o.o. Zgodnie z zawartą 5 lat temu ramową umową o współpracy w przypadku osiągnięcia przez Beta sp. z o.o.
poziomu zakupów w wysokości 1000 ton na kwartał Alfa sp. z o.o. udzieli rabatu w wysokości 3% sprzedaży, po
potwierdzeniu obrotu w zestawieniu wysyłanym drogą mailową w ciągu 5 dni od końca pierwszego miesiąca
kolejnego kwartału. Załóżmy, że w czwartym kwartale 2023 r. Beta sp. z o.o. nabyła 1100 ton cementu. 4.2.2024 r.
strony potwierdzają to między sobą mailowo. Alfa sp. z o.o. wystawia fakturę korygującą 5.3.2024 r. Zgodnie
z obecnymi zasadami Alfa koryguje (odzyskuje) podatek należny w marcu 2024 r., a Beta koryguje (zwraca) podatek
naliczony już w lutym 2024 r. Przejściowo zyskuje więc fiskus. Nowe zasady KSeF sprawiłyby, że obydwa podmioty
dokonają stosownych korekt dopiero w marcu 2024 r., oczywiście o ile wystawienie faktury byłoby skuteczne.
Wyżej wymienione zasady nie dotyczą rabatów pośrednich. Te dokumentowane są notami lub innymi dokumentami
księgowymi, które nie będą przecież działać w reżimie KSeF. Ciekawe, czy ustawodawca wreszcie zdecyduje się na
uregulowanie rozliczeń rabatów pośrednich. Jak do tej pory są one konsekwentnie ignorowane i podatnicy muszą się
opierać na praktyce. Obowiązkowy KSeF wydaje się być ku temu świetnym pretekstem.

Obowiązkowy KSeF przynosi zmiany w sposobie rozliczeń faktur korygujących oraz udzielania rabatów. Nowe przepisy mają uprościć procedury, chociaż wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych może wprowadzić pewne wyzwania. KSeF eliminuje konieczność dodatkowej dokumentacji dla korekt in minus, co ma ułatwić podatnikom rozliczenia podatkowe. Jednakże obowiązkowy KSeF może okazać się kolejnym utrudnieniem w praktyce podatkowej.