Obowiązkowy KSeF a rozliczenie WDT

Obowiązkowy KSeF od 1.7.2024 r. wpłynie na transakcje międzynarodowe. Wystawiając faktury zagranicznym kontrahentom, polscy podatnicy będą musieli przestrzegać reguł KSeF. Postaramy się wyjaśnić, na co należy zwrócić uwagę przy WDT. Zgodnie z VATU, WDT podlega opodatkowaniu 0% pod warunkiem spełnienia określonych warunków. Istotną zasadą jest konieczność wystawienia faktury przed 15. dniem po dokonanej dostawie, uznając fakturę ustrukturyzowaną za wystawioną w dniu przesłania do KSeF.

Tematyka: Obowiązkowy KSeF, transakcje międzynarodowe, WDT, faktura ustrukturyzowana, VATU, wystawienie faktury, reforma VAT, VIDA, fakturowanie elektroniczne, obowiązek podatkowy

Obowiązkowy KSeF od 1.7.2024 r. będzie dotyczył także transakcji międzynarodowych. Wystawiając fakturę
zagranicznemu kontrahentowi, polscy podatnicy z zasady powinni przestrzegać reguł KSeF. Dotyczy to m.in.
także wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów unijnym podatnikom podatku od wartości dodanej.
W niniejszym wpisie postaramy się doprecyzować na co podatnicy dokonujący WDT powinni zwrócić uwagę
przy wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.
Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; dalej:
VATU), przez wewnątrzwspólnotową dostawę towarów rozumie się wywóz towarów z terytorium kraju w wykonaniu
dostawy towarów na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju. Zgodnie z art. 42 ust 1 VATU WDT
podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0%, o ile spełnione zostaną określone warunki (np. podatnik dokonał
dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji
wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod
stosowany dla podatku od wartości dodanej, który nabywca podał podatnikowi czy posiada w swojej dokumentacji
dowody, że towary zostały dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.
W kontekście przepisów o obowiązkowym KSeF dość istotna jest też zasada wynikająca z art. 20 ust. 1 VATU,
zgodnie z którą dla WDT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury przez podatnika, nie później
jednak niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano tej dostawy. A jak wiadomo, zgodnie
z art. 106na ust. 1 VATU, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego
Systemu e-Faktur.
Forma faktury
Zgodnie z art. 106gb ust. 4 VATU, w przypadku gdy nabywcą towaru jest podmiot nieposiadający siedziby
działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju
(uczestniczącego w nabyciu towaru), faktura ustrukturyzowana jest udostępniana w sposób z nim uzgodniony. Z ww.
zasady wynika, że faktury dokumentujące WDT jak najbardziej powinny być wystawiane w sposób ustrukturyzowany
- do KSeF. Dodatkowo trzeba taką fakturę „udostępnić” kontrahentowi metodą uzgodnioną. To zasada uniwersalna.
Nawet jeśli kontrahent zagraniczny ma FE w Polsce to trudno zakładać, że może ono uczestniczyć w transakcji WDT.
Przepisy nie podpowiadają nic o formie uzgodnienia. Można to zrobić ad hoc a może nawet w sposób dorozumiany.
Najbezpieczniej ustalić jednak ów sposób z góry (np. w umowie).
Uwaga: przepisy wspominają o uzgodnionym sposobie wysyłki faktury ustrukturyzowanej. Chodzi więc o plik
w wymaganym formacie (a nie np. o „obraz” faktury w PDF). Nie zmienia to faktu, że różnego rodzaju wizualizacje
faktur będą pewnie stosowane w praktyce. Faktura wystawiona poza KSeF powinna być też oznaczona kodem
umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych
zawartych na tej fakturze.
Data wystawienia
Naturalną konsekwencją ww. zasady jest to, że faktura jest uznana za wystawioną w dniu skutecznego jej wysłania
do KSeF. Datą odbioru nie będzie zaś data przydzielenia numeru KSeF. Kontrahent unijny nie ma oczywiście
dostępu do systemu. Tu decydują więc przepisy w kraju przeznaczenia. Pamiętajmy, że w WDT data wystawienia
faktury decyduje o powstaniu obowiązku podatkowego a podatników wiążą w tym zakresie ustawowe terminy. To
może kreować sytuacje dwuznaczne. Przykładowo, podatnik dokonał WDT 30.9.2024 r. a w polu P_1 na fakturze
wysłanej mailem do kontrahenta wskaże tę samą datę. Skuteczna wysyłka faktury do KSeF nastąpi jednak dopiero
16.10.2024 r. Obowiązek podatkowy w WDT powstanie 15.10.2024 r. Ale nabywca może mieć możliwość
rozpoznania WNT po dacie wystawienia faktury „w swoim rozumieniu”. A więc, już we wrześniu.
Załączniki do faktury
Załączniki do faktur WDT to powszechna sprawa. To często specyfikacje sztuk ładunku, wydania magazynowe czy
przede wszystkim dokumenty przewozowe (jako się rzekło, niezbędne do stosowania stawki 0% VAT). W oczywisty
sposób załączniki nadal będą wysyłane. Ale już nie wraz z fakturą do KSeF a co najwyżej wraz z fakturą w sposób
uzgodniony z nabywcą unijnym).
Faktura korygująca in minus
Zgodnie z nową propozycją art. 29a ust. 13 VATU, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy
określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik

wystawił fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej. To odejście od kontrowersyjnych reguł
wprowadzonych w ramach SLIM VAT, opartych o uzgodnienie i spełnienie warunku korekty. Dziś korekta WDT in
minus nie wymaga dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie i spełnienie warunków. W praktyce więc, dokonuje się
jej w okresie wystawienia faktury korygującej. Nowe reguły dotyczyć będą WDT tak samo jak transakcji krajowych.
Inna sprawa, że efekt pozostanie niezmieniony.
Faktura korygująca in plus
Zgodnie z art. 29a ust. 17 VATU, w przypadku, gdy podstawa opodatkowania uległa zwiększeniu, korekty tej
podstawy dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy
opodatkowania. Przepisy obowiązkowego KSeF nie przewidują w tej materii zmiany.
Przeliczenie waluty obcej
Faktury WDT zazwyczaj wystawiane są w walutach obcych. W jaki sposób przeliczyć odpowiednie kwoty aby
właściwie zaraportować transakcję w JPK? Zasadniczo, przeliczenia dokonuje się na podstawie kursu na ostatni
dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. Wydaje się, że dla WDT zastosowanie
będzie mogła znaleźć też zasada z art. 31 ust. 1a VATU, zgodnie z którą przeliczenia można będzie dokonać na
ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wskazany w polu P_1. Pod warunkiem jednak, że faktura
ustrukturyzowana została skutecznie wysłana do KSeF nie później niż następnego dnia po tym dniu.

Komentarz
Zgodnie z unijną reformą VAT w ramach tzw. pakietu VIDA, od 1.1.2028 r. termin do wystawienia faktury
dokumentującej WDT ma się skrócić do dwóch dni roboczych od wystąpienia zdarzenia powodującego powstanie
obowiązku podatkowego. Czeka nas więc fakturowanie WDT w zasadzie w czasie rzeczywistym. Zresztą, nie tylko
WDT. VIDA zakłada, że domyślnym systemem wystawiania faktur w całej UE będzie fakturowanie elektroniczne.
Trochę na wzór naszego KSeF, choć nie do końca.
Tak czy owak podatnicy dokonujący WDT powinni na nadejście obowiązkowego KSeF dobrze się przygotować.
Wyzwań praktycznych będzie bowiem kilka. Pamiętajmy też, że każde WDT stanowi dla nabywcy WNT i dla niego
odebranie faktury ma znaczenie. Ważne będzie też odpowiednie zidentyfikowanie dokonywanej transakcji. Nie każda
unijna sprzedaż towarów to przecież WDT. Może być również wewnątrzwspólnotową dostawą towarów na odległość
(WSTO). Tam fakturowanie będzie wyglądać zupełnie inaczej. Ale to temat też na zupełnie inną historię.

Reforma VAT od 1.1.2028 r. skróci czas na wystawienie faktury WDT do dwóch dni roboczych od powstania obowiązku podatkowego. Podatnicy powinni przygotować się na obowiązkowy KSeF. Konieczne będzie odpowiednie zidentyfikowanie transakcji, gdyż nie każda unijna sprzedaż towarów to WDT.