Obowiązkowy KSeF a mały podatnik

Mały podatnik rozlicza VAT kasowo, korzystając z udogodnień przeciwdziałających zatorom płatniczym. Obowiązkowe KSeF nie przewidują dla małych podatników szczególnych rozwiązań, dlatego muszą oni stosować ogólne zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Artykuł omawia kluczowe aspekty związane z obowiązkowym KSeF a małym podatnikiem, zwracając uwagę na konieczność uwzględnienia specyfiki kasowej metody rozliczeń.

Tematyka: mały podatnik, VAT kasowy, obowiązkowe KSeF, faktura ustrukturyzowana, metoda kasowa, limit wartości sprzedaży, podatek od towarów i usług, rozliczenia kwartalne, obowiązek podatkowy, adnotacja 'metoda kasowa', rejestr sprzedaży, naliczony VAT, nabywca, sprzedawca, termin wystawienia faktury, KSeF, limit sprzedaży, interpretacja podatkowa

Mały podatnik rozlicza VAT kasowo, a więc korzystając z udogodnień przeciwdziałających negatywnym
skutkom zatorów płatniczych. Przepisy obowiązkowego KSeF nie przewidują dla małych podatników (ani dla
kontrahentów małych podatników) szczególnych rozwiązań. Powinni więc oni odpowiednio zapoznać się
z ogólnymi zasadami obowiązkowego wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Oczywiście
z uwzględnieniem specyfiki kasowej metody rozliczeń.
Zgodnie z art. 2 pkt 25 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; dalej:
VATU, mały podatnik to podatnik u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła
w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej (od 1.7.2023 r.) równowartości 2 000
000 euro (45 000 euro dla maklerów). Mały podatnik to na gruncie VAT kasowy styl życia. Zgodnie z art. 21 ust. 1
VATU, mały podatnik może wybrać metodę rozliczeń polegającą na tym, że obowiązek podatkowy w odniesieniu do
dokonywanych przez niego dostaw towarów i świadczenia usług powstaje z dniem otrzymania całości lub części
zapłaty. W przypadku transakcji na rzecz podmiotów innych niż podatnicy jednak nie później niż 180. dnia, licząc od
dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Mały podatnik może rozliczać się z fiskusem kwartalnie (art. 99 ust. 2
VATU). Z drugiej strony, zgodnie z art. 86 ust. 10e VATU, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę
podatku naliczonego w odniesieniu do nabytych przez małego podatnika towarów i usług, w okresie stosowania
przez niego metody kasowej, powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonał zapłaty
za te towary i usługi.
KSeF a mały podatnik
Sam fakt innego sposobu rozpoznawania obowiązku podatkowego nie sprawia, że małego podatnika obowiązują
inne niż standardowe terminy wystawienia faktury. Zgodnie z zasadą ogólną wyrażoną w art. 106i ust. 1 VATU,
fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy
towaru lub wykonano usługę. Inna sprawa, że mały podatnik powinien umieszczać na wystawianych przez siebie
fakturach wyrazy „metoda kasowa” (art. 106e ust. 1 pkt 16 VATU). Schema faktury ustrukturyzowanej przewiduje
rzecz jasna taką możliwość (pole P_16 z adnotacją „metoda kasowa”) w sekcji „adnotacje”. Ściślej mówiąc, adnotacja
ta ma charakter obligatoryjny, więc każdy podatnik musi ją oznaczać (choć "nie-mały" podatnik w sposób
negatywny).
"Pozytywne" zastosowanie adnotacji „metoda kasowa” będzie miało w ramach obowiązkowego KSeF istotne
znaczenie. Mamy tu cztery przypadki do omówienia. Po pierwsze – mały podatnik dokonujący sprzedaży towaru lub
usługi. Same tylko skuteczne przesłanie faktury do KSeF nie oznacza, że powinna ona trafić do rejestru sprzedaży.
Decyduje moment uzyskania zapłaty za te fakturę (albo upływ 180 dnia od wydania towaru lub wykonania usługi gdy
nabywcą nie jest podatnik czynny). Po drugie – nabywca towaru lub usługi od małego podatnika. Same tylko
skuteczne otrzymanie faktury w KSeF na podstawie art. 106na ust. 3 VATU to oczywiście za mało, aby odliczyć VAT.
Niezbędna jest też zapłata za taką fakturę, dopiero wówczas powstaje bowiem po stronie sprzedawcy-małego
podatnika obowiązek podatkowy. Po trzecie – mały podatnik nabywający towar lub usługę odliczając VAT naliczony
również nie może bazować tylko i wyłącznie na skutecznym otrzymaniu faktury. Musi on za tę fakturę zapłacić a nie
tylko oczekiwać na przydzielenie numeru KSeF. Po czwarte wreszcie, podatnik czynny („nie-mały”) sprzedający
towar lub usługę na rzecz małego podatnika zasadniczo nie ma żadnych nadzwyczajnych obowiązków. On rozlicza
VAT na zasadach ogólnych, nie opatruje faktury żadną adnotacją.

Komentarz
Obowiązkowy KSeF sytuacji małych podatników nie zrewolucjonizuje. Stosowna adnotacja na fakturze to element
obowiązkowy dla małego podatnika już dziś. W nowej strukturze KSeF polu P_16 nadano charakter „obligatoryjny” –
choć "pozytywnie" obowiązkowy w przypadku sprzedaży dokonywanej przez małego podatnika. Można więc przyjąć,
że zgłoszony do urzędu skarbowego mały podatnik nie będzie w stanie wystawiać faktur bez stosownej adnotacji.
KSeF może nie zaakceptować takiej faktury w sposób skuteczny z uwagi na niezgodność techniczną ze schemą. Ale
o negatywnym oznaczaniu tej pozycji powinni pamiętać (z tych samych względów) także pozostali podatnicy.
Mali podatnicy powinni też pamiętać o okolicznościach utraty swojego statusu. Praktyka podatkowa potwierdza
(przykładowo interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 5.5.2023 r., 0114-KDIP1-3.4012.191.2023.1.KP,
),
że u małego podatnika za moment przekroczenia limitu sprzedaży należy przyjąć moment powstania obowiązku
podatkowego z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług z dniem otrzymania całości lub części zapłaty. Jeśli
więc np. za wystawione przez małego podatnika w KSeF faktury w 2024 r. płatność zostanie uregulowana w 2025 r.,
obowiązek podatkowy z tego tytułu będzie powstawał z chwilą otrzymania zapłaty (należności), tj. w roku 2025.
Kwoty wynikające z wystawionych faktur w okresie, kiedy podatnik rozlicza się metodą kasową, ale uregulowane

w roku kolejnym nie powinny zostać uwzględnione przy ustalaniu limitu wartości sprzedaży (wraz z kwotą podatku)
za poprzedni rok podatkowy. Nie ma więc tu znaczenia data wystawienia faktury (w tym także w rozumieniu
obowiązkowego systemu KSeF).
Na koniec jeszcze jedna ważna uwaga. Stosowanie adnotacji „metoda kasowa” w poz. P_16 faktury
ustrukturyzowanej będzie obowiązkowe nie tylko dla małych podatników. Ale też dla podatników dokonujących
czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje kasowo. Chodzi o okoliczności wskazane w art. 19a ust. 5 pkt
1 VATU, a więc wydanie towarów przez komitenta komisantowi na podstawie umowy komisu, przeniesienie z nakazu
organu władzy publicznej lub przeniesienia z mocy prawa własności towarów w zamian za odszkodowanie, a także
dokonywanej w trybie egzekucji dostawy towarów, o której mowa w art. 18 VATU oraz świadczenia na zlecenie
sądów lub prokuratury usług związanych z postępowaniem sądowym lub przygotowawczym. Metoda kasowa to także
sposób powstawania obowiązku podatkowego w przypadku świadczenia usług zwolnionych od podatku zgodnie
z art. 43 ust. 1 pkt 37-41 VATU (a więc całej palety usług finansowych i ubezpieczeniowych, choć nie wszystkich i nie
zawsze). Jeśli więc podmioty świadczące te usługi chcą (albo muszą na żądanie) wystawiać fakturę, powinni
o stosownej adnotacji pamiętać.

Obowiązkowy KSeF nie rewolucjonizuje sytuacji małych podatników, a stosowanie adnotacji 'metoda kasowa' na fakturze jest już dzisiaj obowiązkowe. Publikacja analizuje konsekwencje związane z zastosowaniem KSeF dla małych podatników, podkreślając istotę odpowiedniego oznaczenia faktur i konieczność zapoznania się z nowymi wymogami.