Obowiązkowy KSeF a eksport usług
Obowiązkowy KSeF od 1.7.2024 r. będzie dotyczył także transakcji międzynarodowych, w tym usług świadczonych przez polskich podatników VAT na rzecz podmiotów z innych krajów. Zagraniczni podatnicy będą musieli dostosować się do nowych reguł fakturowania ustrukturyzowanego. Wprowadzenie KSeF może znacząco wpłynąć na sposób funkcjonowania eksportu usług i wymagać dodatkowych działań od przedsiębiorców.
Tematyka: KSeF, eksport usług, faktura ustrukturyzowana, transakcje międzynarodowe, polscy podatnicy VAT, zagraniczni podatnicy, miejsce świadczenia usług, obieg dokumentów, fakturowanie, ustawy podatkowe
Obowiązkowy KSeF od 1.7.2024 r. będzie dotyczył także transakcji międzynarodowych, w tym usług świadczonych przez polskich podatników VAT na rzecz podmiotów z innych krajów. Zagraniczni podatnicy będą musieli dostosować się do nowych reguł fakturowania ustrukturyzowanego. Wprowadzenie KSeF może znacząco wpłynąć na sposób funkcjonowania eksportu usług i wymagać dodatkowych działań od przedsiębiorców.
Obowiązkowy KSeF od 1.7.2024 r. będzie dotyczył także transakcji międzynarodowych, w tym usług świadczonych przez polskich podatników VAT na rzecz podmiotów z innych krajów. Najczęściej chodzi tu o eksport usług, ale nie tylko. Warto więc zapoznać się z podstawowymi regułami fakturowania ustrukturyzowanego w przypadku świadczonych usług z pierwiastkiem zagranicznym. Zgodnie z art. 28b ust. 1 i 2 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; dalej: VATU) miejscem świadczenia usług w przypadku świadczenia usług na rzecz podatnika jest co do zasady miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej. Ale gdy usługi są świadczone dla stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej podatnika, które znajduje się w innym miejscu niż jego siedziba działalności gospodarczej, miejscem świadczenia tych usług jest to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Upraszczając, to miejsce siedziby nabywcy (stałe miejsce prowadzenia działalności) determinuje z zasady miejsce świadczenia (i opodatkowania) usług w obrocie profesjonalnym B2B. Od tej zasady ogólnej istnieje rzecz jasna szereg wyjątków (np. usługi związane z nieruchomościami, o których mowa w art. 28e VATU). Tak czy owak, świadczenie usług na rzecz zagranicznych podatników jest w rzeczywistości gospodarczej zjawiskiem powszechnym. Pytanie – w jaki sposób na tę rzeczywistość wpłynie wejście w życie przepisów obowiązkowego KSeF. Faktura ustrukturyzowana Zgodnie z art. 106gb ust. 4 VATU, w przypadku gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego, względnie gdy nabywcą usługi jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju (uczestniczącego w nabyciu usługi), faktura ustrukturyzowana (oznaczona kodem QR) jest udostępniana w sposób uzgodniony z zagranicznym podatnikiem. Faktury dokumentujące eksport usług powinny być więc wystawiane w sposób ustrukturyzowany. Dodatkowo trzeba taką fakturę „udostępnić” kontrahentowi metodą z nim uzgodnioną. Jeśli jednak kontrahent zagraniczny posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej i uczestniczy ono w transakcji, wówczas polski usługodawca ma obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej przez KSeF bez konieczności dodatkowego udostępniania jej w uzgodnionej metodologii. Ma to sens z dwóch co najmniej względów. Przede wszystkim, zgodnie z art. 106ga ust. 1 i 2 VATU, podmioty takie same miewają obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych, a zatem są gotowe na KSeF zarówno ze strony zakupowej, jak i sprzedażowej. Co ważniejsze jednak, w przypadku FE uczestniczącego w transakcji w istocie nie dochodzi w ogóle do eksportu usług. Stałe miejsce w Polsce oznacza bowiem, że usługi świadczone na rzecz zagranicznego podatnika są opodatkowane w Polsce. Pamiętajmy, że obowiązek uzgadniania z zagranicznym nabywcą usług sposobu udostępniania faktur VAT dotyczy nie tylko eksportu usług (świadczenia usług opodatkowanych za granicą), ale czasem także usług opodatkowanych w kraju. Wyobraźmy sobie, że polski podatnik świadczy na rzecz niemieckiego nabywcy usługi budowlane na terenie nieruchomości położonej w Polsce. To usługa opodatkowana VAT na zasadach ogólnych (miejsce świadczenia usług w Polsce), ale nabywcą jest podmiot nieposiadający w Polsce siedziby ani stałego miejsca. Faktura ustrukturyzowana musi być w takim wypadku przesłana do KSeF oraz w sposób uzgodniony takiemu niemieckiemu nabywcy. Będzie ona zawierać w tym wypadku rzecz jasna kwotę VAT naliczoną wedle właściwej stawki krajowej. Niemiecki podatnik może ewentualnie odzyskać ww. kwotę w oparciu o mechanizmy z art. 89 ust. 1a VATU (swoją drogą ciekawe, w jaki sposób powinien załączyć fakturę VAT do lokalnego wniosku VAT-REF). Pamiętajmy też, że o miejscu świadczenia usług nie przesądza np. rejestracja VAT. Wyobraźmy sobie niemieckiego podatnika zarejestrowanego dla VAT w Polsce z uwagi na udział w transakcjach łańcuchowych (bez cienia ryzyka posiadania FE w Polsce). Doradca podatkowy świadczy usługi na rzecz tego podmiotu, jednak miejscem ich świadczenia jest kraj siedziby (Niemcy). To wciąż eksport usług z wszelkimi konsekwencjami (w tym koniecznością uzgodnienia sposobu przekazywania faktury ustrukturyzowanej), niezależnie od tego, że nabywca posiada numer rejestracji VAT w Polsce. Komentarz W analizie zagadnienia ważną rolę do odegrania ma pojęcie stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, które odnaleźć można w rozporządzeniu wykonawczym Rady (UE) nr 282/2011 z 15.3.2011 r., ustanawiającym środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE L z 2011 r. Nr 77, s. 1; dalej: WykVATDyrR). Zgodnie z art. 11 WykVATDyrR na potrzeby określania miejsca świadczenia usług „stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej” to dowolne miejsce charakteryzujące się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić nabywcy odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych do własnych potrzeb tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Praktyka podatkowa wokół interpretacji tego pojęcia jest bardzo obszerna. Definicja ta jest ważna w kontekście identyfikacji transakcji jako eksportu usług lub świadczenia usług na terenie kraju. W odróżnieniu jednak od importu usług eksport usług jest transakcją, która podlega rygorom obowiązkowego KSeF. Obieg dokumentów związanych z tym rodzajem transakcji zostanie zmieniony na dwutorowy. Z jednej strony wysyłka do KSeF, z drugiej uzgodniony sposób przekazywania faktur ustrukturyzowanych. Przepisy nie precyzują sposobu uzgadniania tego rodzaju przekazań. Kwestię tę z pewnością wypracuje praktyka. Pamiętajmy również, że faktury dokumentujące eksport usług powinny posiadać dopisek „odwrotne obciążenie”. To element obligatoryjny w strukturze schemy. W przypadku eksportu usług trzeba mu nadać pozytywną wartość „1”.
Eksport usług, zwłaszcza świadczonych dla zagranicznych podmiotów, stanie przed nowymi wyzwaniami w związku z obowiązkowym KSeF. Konieczność wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz uzgadniania sposobu ich udostępniania może spowodować konieczność dostosowania procesów księgowych i fakturowania w firmach. Ważne będzie zachowanie zgodności z przepisami oraz odpowiednie przygotowanie na zmiany.