Obowiązkowy KSeF a eksport towarów
Obowiązkowy KSeF od 1.7.2024 r. będzie dotyczył także transakcji międzynarodowych. Faktury dokumentujące eksport towarów również powinny być wystawiane w sposób ustrukturyzowany. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, eksport towarów jest zwolniony z VAT, pod warunkiem posiadania dokumentu potwierdzającego wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej. Warto zwrócić uwagę na szczególne zasady związane z eksportem towarów.
Tematyka: Obowiązkowy KSeF, eksport towarów, faktura eksportowa, dokumenty celne, VAT, transakcje międzynarodowe
Obowiązkowy KSeF od 1.7.2024 r. będzie dotyczył także transakcji międzynarodowych. Faktury dokumentujące eksport towarów również powinny być wystawiane w sposób ustrukturyzowany. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, eksport towarów jest zwolniony z VAT, pod warunkiem posiadania dokumentu potwierdzającego wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej. Warto zwrócić uwagę na szczególne zasady związane z eksportem towarów.
Obowiązkowy KSeF od 1.7.2024 r. będzie dotyczył także transakcji międzynarodowych. Faktury dokumentujące eksport towarów również powinny być wystawiane w sposób ustrukturyzowany. Oczywiście, o ile wystawia je podmiot posiadający siedzibę albo stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce (co nie musi być regułą). Nie każda faktura eksportowa będzie więc miała format xml. Nie zmienia to faktu, że warto zwrócić uwagę na kilka ogólnych zasad w zakresie specyfiki związanej z tego typu transakcjami. Zgodnie z art. 2 pkt 8 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; dalej: VATU, eksportem towarów jest dostawa towarów wysyłanych lub transportowanych z terytorium kraju poza terytorium Unii Europejskiej przez dostawcę lub na jego rzecz (tzw. eksport bezpośredni) lub przez nabywcę mającego siedzibę poza terytorium kraju lub na jego rzecz (tzw. eksport pośredni), jeżeli wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej jest potwierdzony przez właściwy organ celny określony w przepisach celnych. W eksporcie towarów stosuje się 0% stawkę VAT (art. 41 ust. 4 VATU). Warunkiem jest jednakowoż posiadanie dokumentu potwierdzającego wywóz towarów poza terytorium UE (dokumenty elektroniczne z systemu teleinformatycznego albo zgłoszenie wywozowe na piśmie). Ustrukturyzowana faktura eksportowa Zgodnie z art. 106gb ust. 4 VATU, w przypadku gdy nabywcą towaru jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju (uczestniczącego w nabyciu towaru), faktura ustrukturyzowana (oznaczona kodem QR) powinna mu być udostępniana w sposób uzgodniony. Faktury dokumentujące eksport towarów powinny być więc zawsze wystawiane w sposób ustrukturyzowany. Dodatkowo, zazwyczaj trzeba będzie taką fakturę „udostępnić” kontrahentowi metodą z nim uzgodnioną. Przepisy nie podpowiadają nic o formie uzgodnienia. Można to zrobić ad hoc a może nawet w sposób dorozumiany. Najbezpieczniej ustalić jednak ów sposób z góry (np. w umowie). Dlaczego „zazwyczaj” trzeba będzie uzgadniać sposób przekazania faktury? Nawet jeśli kontrahent zagraniczny ma stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce to trudno zakładać, że może ono uczestniczyć w transakcji eksportowej. Możliwa jest jednak sytuacja, w której eksport (dla celów VAT) dokonywany jest na rzecz polskiego podatnika (co może mieć miejsce np. w ramach transakcji łańcuchowych). Wówczas eksporter powinien wystawić fakturę ustrukturyzowaną (co już wiemy) ale nie musi nic więcej uzgadniać. Po drugiej stronie jest bowiem polski podatnik. W takim przypadku problematyczne będzie z jakim numerem NIP wystawić taką fakturę. Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 5 VATU, faktury eksportowe nie muszą zawierać numeru VAT nabywcy. Inna sprawa, że nabywca (polski podmiot) nie działa w tym wypadku jako polski podatnik, dokonuje bowiem nabycia poza UE (a więc importu towarów). Dlatego wydaje się, że właściwym oznaczeniem w takim przypadku powinno być „BrakID”. Tak wystawiona faktura ustrukturyzowana nie trafi jednocześnie do nabywcy poprzez KSeF (skoro on rozpoznaje nabywcę po NIP). Ww. obowiązki dotyczą zarówno eksportu bezpośredniego jak i pośredniego. W tym drugim przypadku dochodzi do rozdziału funkcji eksportera dla celów VAT od eksportera w rozumieniu przepisów celnych. Nie ma to jednak znaczącego wpływu na fakturowanie. W odróżnieniu np. od WDT, zaliczki na poczet eksportu towarów również generują obowiązek podatkowy (zgodnie z art. 41 ust. 9a i 9b VATU). Ww. zasady dotyczą więc także faktur zaliczkowych, z uwzględnieniem ich specyfiki. Papierowa lub elektroniczna faktura eksportowa Możliwa jest też sytuacja, w której faktura eksportowa nie będzie wystawiana w KSeF. Zagraniczny podatnik VAT chcąc dokonać eksportu z terytorium kraju powinien też zarejestrować się do celów VAT i dokonać tej transakcji jako polski podatnik. Obowiązkowy KSeF nie dotyczy jednak czynności dokonywanych przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju. Jeśli więc zagraniczny podatnik zarejestrował się do VAT na potrzeby udziału w transakcji łańcuchowej i nie ma tu FE, może wystawiać faktury (również eksportowe) poza KSeF. Inna sprawa, że może on też skorzystać z ustrukturyzowanej formy czysto opcjonalnie. „Quasi”-faktury Z eksportem towarów wiążą się również inne specyficzne dokumenty. Oprócz wciąż często stosowanych faktur proforma, powszechnym zjawiskiem są także tzw. commercial invoice (a więc tzw. faktury handlowe). To dokumenty wykorzystywane do celów odprawy celnej (do zgłoszenia celnego). Oczywiście, tego rodzaju dokumenty nie będą wystawiane w KSeF bo też nie są one fakturami w rozumieniu przepisów VATU. Inna sprawa, że wystawienie takiego dokumentu nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury (ustrukturyzowanej, już niebawem). Przypomnijmy, że eksportem towarów nie jest wywóz towarów własnych poza UE (a jedynie dostawa towarów). W takim przypadku nie wystawia się więc faktury ustrukturyzowanej. Komentarz W przypadku transakcji eksportowych ważną rolę odgrywają także dokumenty celne. Nie można zastosować 0% stawki VAT bez posiadania stosownego potwierdzenia wywozu (zazwyczaj bez IE-599, ale czasem też podobną rolę pełni np. zgłoszenie wywozowe na piśmie utrwalonym w postaci papierowej złożone poza systemem teleinformatycznym służącym do obsługi zgłoszeń wywozowych albo jego kopia potwierdzona przez właściwy organ celny). Sprawa komplikuje się dodatkowo w przypadku wywozu za pośrednictwem urzędu celnego zlokalizowanego w innym kraju UE (co jest możliwe i nie niweczy kwalifikacji transakcji jako eksportu towarów). Dlatego analizując zakres wdrażania rozwiązań dotyczących obowiązkowego KSeF, eksporterzy powinni uwzględnić też obieg dokumentacji z organami celnymi czy pośrednikami (agencjami celnymi). Oni potrzebują często faktur sprzedaży. Pytanie, czy zawsze w formie ustrukturyzowanej. Jeśli tak, czy udostępniać te faktury np. agencji celnej przez KSeF, a może w alternatywny sposób uzgodniony? Być może jeszcze większe uznanie zyskają inne dokumenty stanowiące podstawę dokonywania zgłoszeń celnych, funkcjonujące poza KSeF (np. commercial invoice). Dużo pytań, w obliczu niedoboru przepisów odpowiedzi udzieli pewnie praktyka podatkowa. Na początku może być jednak niełatwo.
W przypadku transakcji eksportowych kluczową rolę odgrywają dokumenty celne potwierdzające wywóz towarów poza UE. Istnieje konieczność zarejestrowania się do celów VAT przez zagranicznych podatników dokonujących eksportu z Polski. Obowiązkowy KSeF nie dotyczy czynności dokonywanych przez podmioty nieposiadające siedziby działalności gospodarczej na terytorium polskim. Warto zwrócić uwagę na różnice między eksportem bezpośrednim a pośrednim oraz na znaczenie dokumentów celnych w procesie eksportu.