Numery NIP na fakturach ustrukturyzowanych

Właściwa identyfikacja sprzedawcy i nabywcy to kluczowa kwestia w fakturowaniu VAT. Numer NIP sprzedawcy oraz nabywcy odgrywa istotną rolę dla zgodności z przepisami. Wprowadzenie obowiązkowego systemu KSeF sprawia, że znaczenie numerów identyfikacyjnych staje się jeszcze większe. Artykuł omawia znaczenie numerów NIP na fakturach ustrukturyzowanych oraz konsekwencje związane z ich błędnym użyciem.

Tematyka: faktura, numer NIP, fakturowanie, VAT, identyfikacja, KSeF, podatek, sprzedawca, nabywca, ustrukturyzowana faktura, obowiązek, błąd, konsekwencje

Właściwa identyfikacja sprzedawcy i nabywcy to na gruncie VAT sprawa podstawowa. Faktura powinna
odzwierciedlać rzeczywistość i w ten sposób urzeczywistniać zasadę neutralności VAT. W przeciwnym
wypadku faktura może być uznana za pustą. A to grzech ciężki już dziś, pod obowiązkowym KSeF będzie
jeszcze cięższy. Istotnym elementem fakturowania ustrukturyzowanego będzie zatem posługiwanie się
odpowiednimi numerami identyfikacyjnymi podmiotów, których dane mogą się ujawnić w treści faktury.
Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 4 i 5 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570;
dalej: VATU) faktura powinna zawierać m.in. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby
podatku, oraz numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub
podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał towary lub usługi (z pewnymi zastrzeżeniami). W dużym skrócie
chodzi więc o numer identyfikacji sprzedawcy (wystawcy faktury) oraz numer identyfikacji nabywcy. To dość
oczywiste zasady dla każdego, kto wystawia i odbiera faktury VAT.
Wejście w życie obowiązkowego systemu KSeF nada tym zasadom nowej dynamiki. Tym bardziej że w treści faktury
może się znaleźć jeszcze kilka innych numerów NIP niż ww.
Numer identyfikacyjny sprzedawcy
Numer identyfikacyjny sprzedawcy to oczywiście obligatoryjny element faktury VAT. Nie dość, że jest on wymagany
przez przepisy VATU, to jeszcze ewentualny brak tego pola w strukturze sprawiłby, że faktura nie zostanie
skutecznie wystawiona. Czasami numer identyfikacyjny poprzedza prefiks identyfikujący kraj siedziby: „PL”. To
element opcjonalny, do zastosowania w przypadku transakcji, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3 VATU (a
więc WDT i eksportu usług do UE opodatkowanych na zasadach ogólnych). Brak przedrostka nie poskutkuje w takich
przypadkach nieprawidłowością techniczną faktury, ale będzie błędem merytorycznym w tych przypadkach, gdy jest
to numer konieczny.
Numer identyfikacyjny nabywcy
To też element obligatoryjny. To znaczy, że każda faktura ustrukturyzowana obligatoryjnie przewidywać musi
określony zakres danych w zakresie identyfikacji nabywcy. Są tu cztery opcje. Po pierwsze, identyfikator podatkowy,
za pomocą którego nabywca jest zarejestrowany dla celów podatku VAT (a więc polski nr NIP, właściwy dla
krajowych transakcji B2B). Po drugie, kod (prefiks) nabywcy VAT UE oraz numer identyfikacji w innym kraju unijnym
(dla WDT, WTT i eksportu usług). Po trzecie, numer identyfikacyjny z kraju poza UE (bez konieczności wstawiania
prefiksu, choć jest to możliwe jako opcja alternatywna). Po czwarte wreszcie, brak numeru NIP. Będzie tu chodzić
o sytuacje, w których nabywca nie posiada identyfikatora podatkowego NIP albo pozostaje on nieznany (w przypadku
eksportu towarów nie ma obowiązku wskazywania numeru NIP nabywcy). Teoretycznie wydawać by się mogło, że
sytuacja ta dotyczy także sprzedaży na rzecz konsumentów. Musimy jednak pamiętać, że sprzedaż na rzecz
nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej nie podlega
obowiązkowemu KSeF. Przedstawiciele Ministerstwa Finansów sugerują, że ustrukturyzowana nie będzie mogła być
także tzw. faktura na żądanie (art. 106b ust. 3 VATU). Podobne wnioski płyną z lektury przepisów. Zgodnie z art.
106ga ust. 2 pkt 4 VATU obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie dotyczy wystawiania faktur na rzecz
nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. W takim przypadku
wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej. Podatnicy nie mają zaś możliwości wystawiania
faktury ustrukturyzowanej (art. 106ga ust. 4 VATU).
Numer NIP nabywcy pełni w fakturze ustrukturyzowanej rolę kluczową, bowiem to po tym numerze właśnie faktura
ustrukturyzowana „trafia” przez KSeF do podatnika-nabywcy. Jeśli zatem zdarzy się tak, że sprzedawca wskaże
nieprawidłowy NIP nabywcy, faktura trafi do zupełnie innego podmiotu. W celu skorygowania zaistniałej sytuacji
należy przesłać fakturę korygującą „do zera” z tym błędnym NIP nabywcy i dodatkowo przesłać odrębną fakturę
(pierwotną) z prawidłowym numerem NIP nabywcy.
Inne numery identyfikacyjne
Faktury ustrukturyzowane mogą zawierać także numery NIP innych podmiotów. Nie są to już pola obligatoryjne,
a fakultatywne. Chodzi w szczególności o NIP podmiotu trzeciego („Podmiot3”). Celem stosowania ww. oznaczenia
jest kontynuacja dotychczasowej praktyki, polegającej na dobrowolnym wskazywaniu na fakturze danych np. płatnika
lub odbiorcy towaru (rozwiązanie dotyczące w szczególności zakupów dokonywanych przez jednostki samorządu
terytorialnego). W elemencie „Podmiot3” można również wskazać dane faktora lub w przypadku np. przejęcia spółki –
dane podmiotu pierwotnego (np. spółki przejmowanej).

Inny przykład to podmiot upoważniony. Faktura ustrukturyzowana może więc zawierać NIP organu egzekucyjnego,
komornika sądowego albo przedstawiciela podatkowego. Wreszcie może zawierać także dane identyfikacyjne
przewoźnika (fakultatywna sekcja „Warunki transakcji”), co może znaleźć zastosowanie w transakcjach towarowych.
Jeśli podatnik zdecyduje się na zastosowanie takiego pola, dane identyfikacyjne przewoźnika – w tym jego numer
identyfikacyjny – są już obowiązkowe (chociażby w „negatywnej” formie „Brak”).

Komentarz
Kluczowy dla funkcjonalności KSeF wydaje się numer NIP nabywcy. To bowiem po tym numerze faktura
ustrukturyzowana będzie „kierowana” do odpowiedniego adresata. Musimy pamiętać, że możliwy będzie także
dostęp do faktur ustrukturyzowanych w sposób zanonimizowany (po wskazaniu szeregu cech indywidualizujących
fakturę). Zatem również inne podmioty, których NIP został wskazany na fakturze, mogą się zapoznać z jej treścią
(mogą to uczynić także podmioty, których wystawca faktury nie zaszczycił obecnością w treści faktury
ustrukturyzowanej). Ewentualny błąd w NIP nabywcy krajowego sprawi, że faktura nie trafi do adresata, a więc nie
będzie on miał możliwości odliczenia podatku naliczonego. Zatem może też być niechętny do zapłaty za taką fakturę.
Terminy płatności często zależą od „wystawienia” faktury – w tym wypadku faktura będzie wystawiona, ale nie
skutecznie doręczona nabywcy. Mamy więc gotowy materiał na spór. Inna sprawa, że ewentualna sanacja błędu
wymaga w takim przypadku korekty „do zera” i wystawienia nowej faktury na prawidłowe dane (często z naruszeniem
terminu fakturowania).

Numer NIP nabywcy pełni kluczową rolę w fakturowaniu. Błędny numer może skutkować niepoprawną wysyłką faktury oraz problemy z odliczeniem podatku. Dlatego ważne jest odpowiednie posługiwanie się numerami identyfikacyjnymi na fakturach ustrukturyzowanych, zgodnie z przepisami VAT.