Faktury KSeF a usługi najmu nieruchomości

Od 1.7.2024 r. zdecydowana większość faktur będzie wystawiana w sposób ustrukturyzowany, jednak w przypadku usług najmu nieruchomości istnieje zróżnicowanie zasad fakturowania. Przeanalizujmy te opcje w niniejszym opracowaniu, skupiając się na konieczności rozliczenia podatku z tytułu najmu oraz obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Tematyka: faktury KSeF, usługi najmu nieruchomości, podatek VAT, zwolnienie z VAT, Krajowy System e-Faktur, obowiązek fakturowania, rozliczenia podatkowe

Od 1.7.2024 r. zdecydowana większość faktur funkcjonujących w obiegu gospodarczym będzie wystawiana
w sposób ustrukturyzowany. Ale nie wszystkie. Zróżnicowanie zasad fakturowania widać w dość jaskrawy
sposób w przypadku usług najmu nieruchomości. Tu możliwe będzie kilka różnych opcji, w zależności od
okoliczności transakcji. Przeanalizujmy je więc w telegraficznym skrócie w niniejszym opracowaniu.
Zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570;
dalej: VATU), obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia usług najmu powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie
później jednak niż z upływem terminu płatności. Termin ten jest jednak w praktyce często uzależniony od
wystawienia faktury – a więc, patrz punkt pierwszy! To wystawienie faktury decyduje zazwyczaj o konieczności
rozliczenia podatku z tytułu najmu (nie tylko nieruchomości zresztą, ale na tym się skupmy). Jakkolwiek usługi najmu
zasłużyły na szereg innych szczególnych przepisów VATU to jednak ten ww. wydaje się w kontekście
obowiązkowego KSeF najważniejszy. Mamy to bowiem wyraźny styczny punkt pomiędzy rozliczeniem podatku
a wystawieniem faktury. A więc tym, co jak się wydaje w kontekście obowiązkowego KSeF jest najważniejsze.
Najem nieruchomości użytkowych
Zgodnie z art. 106ga ust. 1 VATU, podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu
Krajowego Systemu e-Faktur. W przypadku nieruchomości użytkowych trudno wyobrazić sobie sytuację, w której
nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. Zatem można przyjąć, że faktury tego
rodzaju będą wystawiane w sposób ustrukturyzowany na zasadach ogólnych.
Najem nieruchomości mieszkalnych
Inaczej sprawa wygląda w przypadku najmu lokali mieszkalnych. Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 36 VATU, zwolnione
z VAT są usługi w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części
nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe lub na rzecz społecznych agencji najmu.
Zwolnieniem objęta jest jedynie usługa świadczona bezpośrednio na rzecz osoby realizującej poprzez korzystanie
z wynajmowanego lokalu swój cel mieszkaniowy (co szczegółowo potwierdziła interpretacja ogólna Ministra
Finansów z 8.10.2021 r., PT1.8101.1.2021,
). Oczywiście, usługi zwolnione z VAT nie są wyłączone
z obowiązkowego KSeF. Z drugiej strony, nie będzie można wystawiać w KSeF faktur na rzecz nabywcy towarów lub
usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. A siłą rzeczy tylko takie podmioty mogą
realizować swój cel mieszkaniowy. Można więc bez większego ryzyka uznać, że jeśli usługa najmu lokalu
mieszkaniowego korzysta ze zwolnienia z VAT to najpewniej nie trzeba wystawiać w takim przypadku faktury
ustrukturyzowanej. Tym bardziej, że zgodnie z art. 106b ust. 2 VATU podatnik w ogóle nie jest obowiązany do
wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 VATU. Może to
uczynić, jeśli chce. Ale najpewniej nie w sposób ustrukturyzowany (niedostępny dla relacji B2C).
Z przywoływanej interpretacji ogólnej wynika, że nie skorzysta ze zwolnienia usługa nieruchomości o charakterze
mieszkalnym (np. lokalu mieszkalnego), świadczona na rzecz podmiotu gospodarczego, który wykorzystuje
wynajmowaną nieruchomość na potrzeby prowadzonej działalności. A więc, np. podnajmuje tę nieruchomość innym
podmiotom na cele mieszkaniowe. W tym przypadku najpewniej faktura dokumentująca taką usługę będzie
ustrukturyzowana. Chyba, że wynajmujący korzysta z innego zwolnienia z VAT (tym razem podmiotowego, z art. 113
ust. 1 VATU dla podatników osiągających obrót poniżej 200.000 PLN). On w ogóle nie musi wystawiać faktur. Ale
jeśli się zdecyduje, będzie to od 1.7.2024 r. faktura wystawiona przez KSeF.
Najem nieruchomości na rzecz podmiotów zagranicznych
Zdarza się, że najemcą nieruchomości użytkowych są podmioty z innych krajów UE. Zgodnie z art. 106gb ust. 4
VATU, gdy nabywcą usługi jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca
prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju (uczestniczącego w nabyciu towaru), faktura
ustrukturyzowana (oznaczona kodem QR) jest udostępniana w sposób z nim uzgodniony. Jeśli jednak kontrahent
zagraniczny posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej i uczestniczy ono w transakcji,
wówczas polski usługodawca ma obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej przez KSeF bez konieczności
dodatkowego udostępniania. Niezależnie jednak od tego która z ww. opcji znajdzie zastosowanie, faktura
dokumentująca najem powinna być wystawiona w KSeF, ze stawką krajową.
Elementy treściowe faktury ustrukturyzowanej dokumentującej najem
Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 6 VATU, faktura powinna zawierć datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów
lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. W przypadku usługi najmu

struktura KSeF określa ww. wymóg inaczej. Mianowicie, faktura powinna zawierać element zawierający okres,
którego dotyczy faktura. Składa się z pól „P_6_Od” (Data początkowa okresu, którego dotyczy faktura) oraz
„P_6_Do” (data końcowa okresu, którego dotyczy faktura).

Komentarz
Zgodnie z art. 106na ust. 1 i 3 VATU, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do
Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana jest z kolei uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego
Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. To ważne przepisy
w kontekście rozliczania VAT z tytułu najmu. Można więc przyjąć, że VAT trzeba rozliczyć z zasady w momencie
(skutecznego) przesłania faktury do KSeF. Bardzo często termin płatności za czynsz najmu zależy od wystawienia
(albo odebrania) faktury. Ewentualna nieskuteczna wysyłka faktury ustrukturyzowanej będzie więc oznaczać często
brak konieczności rozliczania VAT z jednej strony, ale też brak możliwości otrzymania czynszu najmu z drugiej.
Pamiętajmy, że okoliczności świadczenia usług najmu nieruchomości mogą być różne. Różny może być też zakres
obowiązków KSeF.

Faktura ustrukturyzowana dokumentująca najem nieruchomości powinna zawierać okres, którego dotyczy oraz być uznana za wystawioną w dniu przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Termin płatności za czynsz najmu często zależy od wystawienia faktury, co wpływa na rozliczenie VAT.