Obowiązkowy KSeF: numer identyfikujący fakturę w poleceniu przelewu
Od 1.1.2025 r. podatnicy opłacający faktury ustrukturyzowane będą musieli wskazać w poleceniu przelewu numer identyfikujący taką fakturę w systemie KSeF. To dodatkowy obowiązek, którego naruszenie może skutkować nieokreśloną sankcją. Nowe przepisy wprowadzają obowiązek podawania numeru identyfikującego fakturę zarówno przez nabywcę, jak i innych podatników dokonujących płatności. Zmiany te mają na celu zwiększenie poprawności dokonywania płatności oraz usprawnienie procesów analityki KAS.
Tematyka: KSeF, numer identyfikujący fakturę, polecenie przelewu, obowiązek podawania numeru, system e-Faktur, faktura ustrukturyzowana, VAT, podatek od towarów i usług, płatności, podatnicy VAT, Krajowy System e-Faktur, identyfikator faktury, poprawność płatności, analityka KAS
Od 1.1.2025 r. podatnicy opłacający faktury ustrukturyzowane będą musieli wskazać w poleceniu przelewu numer identyfikujący taką fakturę w systemie KSeF. To dodatkowy obowiązek, którego naruszenie może skutkować nieokreśloną sankcją. Nowe przepisy wprowadzają obowiązek podawania numeru identyfikującego fakturę zarówno przez nabywcę, jak i innych podatników dokonujących płatności. Zmiany te mają na celu zwiększenie poprawności dokonywania płatności oraz usprawnienie procesów analityki KAS.
Od 1.1.2025 r. podatnicy opłacający faktury ustrukturyzowane będą musieli wskazać w poleceniu przelewu numer identyfikujący taką fakturę w systemie KSeF. To dodatkowy obowiązek, w dodatku z uwagi na skomplikowanie tego numeru (32 znaki, w tym NIP sprzedawcy, data, część techniczna i suma kontrolna) o pomyłkę trudno nie będzie. Póki co nie wiadomo jaka sankcja może grozić za naruszenie tego obowiązku. Zgodnie z art. 108g ust. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm., dalej: VATU, nabywca towaru lub usługi zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, dokonujący płatności za faktury ustrukturyzowane na rzecz innego podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, za pośrednictwem usługi polecenia zapłaty lub polecenia przelewu lub innego instrumentu płatniczego umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych, jest obowiązany do podania numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur lub identyfikatora zbiorczego nadanego przez Krajowy System e-Faktur. Obowiązek ten dotyczy również podatnika innego niż nabywca towaru lub usługi, dokonującego płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy. Podobna zasada dotyczyć będzie faktur wystawianych w okresie trwania niedostępności Krajowego Systemu e- Faktur lub gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria Krajowego Systemu e-Faktur. W przypadku faktur wystawianych w czasie awarii, numeru KSeF w komunikacie przelewu nie trzeba wskazywać. Przypomnijmy, że zgodnie z art. 2 pkt 32a VATU, o fakturze ustrukturyzowanej mówimy w odniesieniu do faktury wystawionej przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Tzw. numer KSeF to co innego niż numer faktury w rozumieniu art. 106e ust. 1 pkt 2 VATU, a więc niż kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę. System KSeF służy bowiem m.in. do oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur oraz do powiadamiania podatników o numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur oraz dacie i czasie jego przydzielenia. To ważne, bo zgodnie z art. 106 na ust. 3 VATU, faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Podobieństwo do MPP Opisywane rozwiązanie przypomina w swej istocie wymogi dotyczące płatności MPP. W komunikacie przelewu podatnik w takim wypadku wskazuje m.in. także numer faktury, w związku z którą dokonywana jest płatność. Nawiasem mówiąc, w tej kwestii również czekają nas zmiany. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 108a ust. 3 pkt 3 VATU, wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF podatnik płacąc w sposób podzielony powinien posługiwać się numerem faktury, w związku z którą dokonywana jest płatność, a w przypadku faktury ustrukturyzowanej - numerem identyfikujący tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. Wejście w życie Co ważne, opisywany obowiązek stosuje się do płatności dokonanych od 1.1.2025 r. Status podatnika, na rzecz którego dokonywana jest płatność, dotyczący jego zarejestrowania jako podatnika VAT czynnego jest ustalany na podstawie wykazu tzw. białej listy na dzień dokonywania płatności za faktury. Komentarz Omawiane przepisy pierwotnie miały pojawić się w treści ustawy z 6.3.2018 r. – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 221; dalej: PrPrzed). Finalnie trafiły jednak do VATU, co ma plusy i minusy. Rozwiązanie pozwoli w swym założeniu na zwiększenie poprawności dokonywania płatności pomiędzy podmiotami w systemach księgowych, a także przyczyni się do usprawnienia procesów analityki KAS, a tym samym do ustawienia i przyspieszenia weryfikacji rozliczeń podatników z jednej strony, z ograniczeniem konieczności wzywania podatników do przedstawienia dodatkowych informacji o rozliczeniach z drugiej. Tak przynajmniej twierdzi pomysłodawca, dla podatników to nic innego niż kolejny dodatkowy obowiązek i źródło frustracji. Pomysłodawca zmian twierdzi także, że dane o płatnościach w relacjach B2B, gdy sprzedawca na moment płatności jest podatnikiem VAT czynnym identyfikowane poprzez numer KSeF faktury (identyfikatora faktur wygenerowanych w KSeF) posłużą również do eliminacji zatorów płatniczych. Tę motywację też trudno zrozumieć. Trudno bowiem przypuszczać, że konieczność zamieszczenia numeru KSeF w poleceniu przelewu szczególnie zachęci do płacenia za faktury w terminie. Co ważne, opisywany obowiązek będzie stosowany w zakresie w jakim przedsiębiorcy dysponują rachunkami wykorzystywanymi w prowadzonej działalności gospodarczej (rachunki do działalności gospodarczej lub ROR wykorzystywane przez przedsiębiorców prowadzących zasadniczo jednoosobową działalność gospodarczą). W związku z tym nakładana regulacja nie powoduje obowiązku wymiany rachunków osobistych wykorzystywanych zwłaszcza przez drobnych przedsiębiorców do działalności gospodarczej. Sposób wdrożenia technologicznie proponowanego rozwiązania pozostawia pewną swobodę bankom i SKOK. Kluczowe jest utworzenie funkcjonalności technologicznych pozwalających na wpisane numeru KSeF faktury (identyfikatora faktur wystawionych w KSeF), w tytule przelewu. Numeru KSeF nie trzeba będzie wskazywać także przy zapłacie np. kartą czy (co oczywiste) gotówką. Nie będzie też – jak się wydaje – takiej możliwości w przypadku, gdy płatność jest dokonywana przed wystawieniem faktury przez sprzedawcę (choć taka praktyka nie jest oczywiście regułą). Tak oto numer KSeF faktury robi coraz większą furorę. Przypomnijmy, że wbrew pierwotnym zapowiedziom ma on trafiać również do JPK. Zgodnie z zaprezentowanym projektem przepisów wykonawczych, podatnik w ewidencji sprzedaży będzie musiał wykazywać numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, jeżeli taki numer został nadany. Analogiczny obowiązek ewidencjonowania numeru KSeF faktury powstanie w ramach ewidencji zakupów. Tu przepisy doprecyzowują także kwestię daty – w ewidencji należy wskazać datę otrzymania faktury ustrukturyzowanej a więc zgodnie z art. 106na ust. 3 VATU datę przydzielenia fakturze numeru KSeF.
Nowy obowiązek podawania numeru identyfikującego fakturę w poleceniu przelewu ma zastosowanie od 1.1.2025 r. i dotyczy płatności pomiędzy podmiotami zarejestrowanymi jako podatnicy VAT czynni. Wprowadzenie tego rozwiązania ma przyczynić się do eliminacji zatorów płatniczych oraz ułatwić weryfikację rozliczeń podatników przez KAS. Jednak dla podatników oznacza to kolejny obowiązek i potencjalne źródło frustracji.