Obowiązkowy KSeF od 2025 r.?

Minister Finansów zapowiedział, że obowiązkowy KSeF nie wejdzie w życie w 2024 r. To wywołało mieszane emocje i teraz oczekujemy dalszych informacji. Czy nasz Krajowy System e-Faktur ma szansę na obowiązkowe wdrożenie? Czy może nastąpi to dopiero w 2025 r.? Sprawdźmy stan prawny i perspektywy unijne dotyczące fakturowania elektronicznego.

Tematyka: KSeF, Krajowy System e-Faktur, fakturowanie elektroniczne, VAT, obowiązek, przepisy, audyt, Unia Europejska, Ministerstwo Finansów, termin, błędy techniczne, inwestycje, optymalizacja, opóźnienia, procesy wewnętrzne

Minister Finansów zapowiedział: nie będzie obowiązkowego KSeF w 2024 r. Emocje związane z dokonanym
wyznaniem pomału opadają. Czekamy na dalsze komunikaty a przede wszystkim na konkretne działania
legislacyjne. Już teraz warto się jednak zastanowić, jaka przyszłość może czekać nasz Krajowy System e-
Faktur, w swoim obowiązkowym wydaniu. Czy ma on szanse wejść w życie? A jeśli tak, to czy będzie to
w 2025 r.?

Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; dalej:
VATU), od 1.7.2024 r. podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu
e-Faktur. Emocje związane z ww. przepisem nabrały jednak nowego wymiaru w wyniku briefingu Ministerstwa
Finansów z 19.1.2024 r. Zgodnie z dokonaną zapowiedzią, termin ten nie jest jednak realny. Gdzieniegdzie słychać
pomruki niezadowolenia, częściej jednak dźwięk strzelających korków od szampana. Jedno jest pewne – to
niepewność co dalej (choć zdanie te brzmi jak filozoficzny oksymoron). W poniższym tekście spróbujemy więc
uporządkować fakty bo tylko na ich podstawie można próbować wyciągnąć jakiekolwiek wnioski odnośnie
obowiązkowego e-fakturowania.
Z formalnego punktu widzenia
Na dziś, przepisy ustawy z 16.6.2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw
(Dz.U. z 2023 r. poz. 1598) nadal obowiązują. Bazując na samej tylko treści Dziennika Ustaw, obowiązkowy KSeF
wejdzie więc w życie 1.7.2024 r. Nic nie wiadomo o jakichkolwiek pracach legislacyjnych, a przecież zmiana ww.
przepisów wymaga uchwalenia nowej ustawy (co trwa). Nie można wykluczyć także, że ów proces nie będzie
przebiegał płynnie (możliwe jest chociażby veto Prezydenta RP). Potencjalne uchylenie przepisów ustawowych
rozporządzeniem brzmi jak zamach na reguły praworządności (choć nie takie rzeczy nasz system prawny widział,
niestety). Póki co jednak znamy tylko oświadczenie Ministerstwa Finansów, które nie ma żadnej mocy prawnej.
Można się spodziewać dalszych kroków, ale nie wiadomo o nich jeszcze nic (a czas leci). Stan prawny na dziś póki
co jest więc taki, że obowiązkowy KSeF wchodzi w życie od 1.7.2024 r. O czym w często euforycznym uniesieniu
warto jednak pamiętać.
Mało czasu dla Polski
Obowiązkowy KSeF oparty jest o decyzję wykonawczą Rady UE. Umożliwia ona Polsce stosowanie tego rozwiązania
jedynie do 31.12.2026 r. Z możliwością przedłużenia, jeżeli Polska uzna to za konieczne. Wymaga to przedłożenia
wniosku wraz ze sprawozdaniem oceniającym skuteczność w zakresie zwalczania oszustw związanych z VAT
i uchylania się od VAT oraz w zakresie uproszczenia poboru VAT. Sprawozdanie powinno też oceniać wpływ tych
środków na podatników, w szczególności tego, czy środki te zwiększają ich obciążenie administracyjne i koszty.
To ważne didaskalia. Przykładowo, jeśli ustawodawca zdecyduje się na odsunięcie w czasie sankcji KSeF (a taki
miał zamiar – o dokładnie pół roku), to nawet wdrażając KSeF od 1.1.2025 r. nie będzie miał zbyt dużo czasu ocenić
ani skuteczności, ani wpływu na podatników. Tym bardziej, że jest jeszcze…
… perspektywa unijna
Unia Europejska zamierza wprowadzić ogólne wymogi w zakresie sprawozdawczości cyfrowej. Środkiem do
realizacji tego celu będzie m.in. także zmiana sposobu traktowania faktur elektronicznych. Domyślnym systemem
wystawiania ma być fakturowanie elektroniczne. Faktura elektroniczna ma opierać się o mechanizmy fakturowania
elektronicznego w zamówieniach publicznych. Powinna ona zawierać wszystkie dane, które należy następnie
przekazać organom podatkowym.
To taki „unijny KSeF” – ale w wersji soft (bez weryfikacji w czasie rzeczywistym przez Ministerstwo Finansów).
Państwa członkowskie mają obowiązek przyjęcia i opublikowania do 31.12.2027 r. przepisów niezbędnych do
nowego modelu fakturowania elektronicznego i stosowania ich od 1.1.2028 r. Pierwotnie – już dziś bowiem wspomina
się o wydłużeniu tego okresu do 2030 r. Tak czy owak, nowy format ma być obowiązkowy w całej UE. A to
konieczność kolejnych zmian systemowych i prawnych. Czy warto wdrażać nasz polski obligatoryjny KSeF na
relatywnie krótki okres (nawet zakładając prolongatę)?
Audyt

Ministerstwo Finansów zapowiedziało konieczność przeprowadzenia „audytu biznesowo-technologicznego” KSeF.
Wymagania względem tego audytu są już upublicznione. Próżno szukać w nich analizy legislacyjnej (co jest nawet
zrozumiałe). Chodzi raczej o perspektywę informatyczną i systemową. Tak czy owak, efektów audytu nie należy
spodziewać się wcześniej niż na początku drugiego kwartału 2024 r. (optymistycznie podchodząc do tematu).
Jeszcze dłużej poczekamy na wnioski, jakie wyciągnie z niego Ministerstwo Finansów. Nie można wykluczyć, że
w związku z wnioskami z audytu, zmiany legislacyjne będą konieczne.
KSeF fakultatywny
Nie możemy tracić z pola widzenia tego, że przepisy o KSeF już od dawna obowiązują w swojej fakultatywnej
odsłonie. Podatnicy mogą więc już dziś wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane, co niektórzy (chyba raczej
nieliczni) już robią (a przynajmniej testują). Nie ma mowy o tym, by „krytyczny błąd” wykryty przez Ministerstwo
Finansów uniemożliwiał wystawianie faktur ustrukturyzowanych „dla chętnych”. Nie jest więc z pewnością tak, że
KSeF całkowicie spadnie z radarów.

Komentarz
Zgodnie z komunikatem, przesunięcie wejścia w życie obowiązkowego KSeF wynika z błędów kodu, systemu
funkcjonalności i wydajności KSeF. Chodzi przede wszystkim o przepustowość i „blokowanie wejścia” do KSeF oraz
niedostateczne zabezpieczenie systemów informatycznych. Dla wielu podmiotów zaistniała sytuacja ma słodko-
gorzki posmak. Wiele czasu i środków zostało już zainwestowane w przygotowania do KSeF. Zakładając, że KSeF
wejdzie w życie, być może nakłady te nie okażą się całkowicie przepalone. Tym bardziej, że przygotowanie do KSeF
to także okazja do porządkowania procesów wewnątrzfirmowych. Zakładając, że KSeF wejdzie w życie, drastycznych
zmian np. co do zakresu transakcji objętych KSeF czy elementów faktur pewnie nie będzie (choć otwarta jest np.
kwestia faktur B2C). Można więc kontynuować prace wdrożeniowe, pod mniejszą presją czasu ale z większym
poczuciem niepewności co do finalnych oczekiwań.
Zakładając, że KSeF wejdzie w życie (powtórzenie nieprzypadkowe). Jeśli ma się to stać, to musi się stać możliwie
jak najszybciej. Moim zdaniem jedyna sensowna data graniczna to 1.1.2025 r. Dalsze opóźnienia mogą postawić
cały ten projekt pod dużym znakiem zapytania (ze względów opisanych wyżej). Fiasko KSeF byłoby wielopoziomową
kompromitacją (bynajmniej nie podatników).
PS. Minister Finansów wspomniał też o już toczących się pracach nad innymi narzędziami uszczelniającymi system
VAT. Być może więc czeka nas wejście w życie jeszcze innego rozwiązania (obok np. MPP, JPK, białej listy, STIR, e-
kas fiskalnych, pakietu paliwowego, sankcji VAT i wielu innych podobnych, dzięki którym życie podatników jest
„przyjemniejsze”).

Przesunięcie terminu obowiązkowego KSeF spowodowane błędami technicznymi skutkuje niepewnością co do przyszłości. Podmioty, które inwestowały w przygotowania, muszą teraz czekać i być gotowe na ewentualne zmiany. Wdrożenie KSeF może być okazją do optymalizacji procesów wewnętrznych firm, ale opóźnienia mogą zagrażać całemu projektowi.