Zmiany w rozporządzeniu o wystawianiu faktur KSeF

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt zmian do rozporządzenia o wystawianiu faktur związanych z obowiązkowym KSeF. Projekt ma dostosować przepisy do KSeF oraz uwzględnić zastrzeżenia rynku. Zmiany dotyczą m.in. danych wymaganych na fakturach dla transakcji zwolnionych z VAT oraz dostawców mediów. Projektowane rozwiązanie ma wejść w życie w 2025 roku.

Tematyka: KSeF, Ministerstwo Finansów, rozporządzenie, faktury, VAT, transakcje zwolnione, dostawcy mediów, numer NIP, obowiązek fakturowania, odroczenie KSeF

Ministerstwo Finansów opublikowało już jakiś czas temu projekt zmian do rozporządzenia w sprawie
wystawiania faktur. To oczywiście pokłosie obowiązkowego KSeF. Co ciekawe, nie tylko KSeF proponowane
zmiany będą dotyczyć. Warto się z nimi zapoznać nawet, jeśli ostateczna wersja przepisów nie ujrzała
jeszcze światła dziennego a sam obowiązkowy KSeF uległ odsunięciu w czasie.
Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; dalej:
VATU), faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz
z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Zgodnie z art. 106nd ust. 2 VATU, KSeF to
system teleinformatyczny służący m.in. do wystawiania, otrzymywania, przechowywania oraz umożliwiania dostępu
do faktur ustrukturyzowanych oraz powiadamiania o wystawieniu takiej faktury. A także m.in. do nadawania, zmiany
lub odbierania uprawnień do korzystania z systemu, powiadamiania podmiotów o nadanych lub odebranych
uprawnieniach czy też analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
Publicystyka podatkowa powszechnie posługuje się pojęciem „obowiązkowego KSeF” w kontekście zmian, które
miały wejść w życie 1.7.2024 r. (choć najpewniej to nie nastąpi w tej dacie). Oczywiście, jest to określenie zasadniczo
poprawne. Ale są wyjątki. Nie wszystkie faktury w profesjonalnym obrocie krajowym miały być ustrukturyzowane,
a przynajmniej nie od razu. Pamiętajmy też, że faktury mogą różnić się od siebie np. zakresem zawartych w nich
informacji – w zależności od rodzaju transakcji, jaką dokumentują. Zgodnie z art. 106o VATU, Minister Finansów
może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż
określony w art. 106e VATU, oraz zakres tych danych, uwzględniając konieczność zapewnienia odpowiedniego
dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre
kategorie podatników, a także niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną
z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności. Od kilku miesięcy procedowany jest więc projekt rozporządzenia
zmieniającego rozporządzenie z 29.10.2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 1979; dalej:
WystFakturR), które w założeniu ma dostosować przepisy do wprowadzonych rozwiązań KSeF oraz dodać nowe
regulacje w związku ze zgłaszanymi zastrzeżeniami rynku, pojawiającymi się w toku konsultacji ustawy KSeF.
Projektowane przez Ministerstwo Finansów rozwiązanie jest w zamyśle działaniem upraszczającym, a także
ułatwiającym działalność przedsiębiorców. Czy tak będzie w istocie?
Zakres danych w fakturze dla czynności zwolnionych z VAT
§ 3 pkt 1 WystFakturR wskazuje dane, jakie powinna zawierać faktura dokumentująca szereg transakcji zwolnionych
od podatku. Chodzi konkretnie o zwolnienia stosowane na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2-6, 8-36 VATU (co ważne, nie
ma tu usług finansowych zwolnionych z VAT - te mają być wedle innego projektu poza obowiązkowym KSeF) lub na
podstawie przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 VATU (tu katalog jest zróżnicowany, zawiera np. usługi
zarządzania nieruchomościami mieszkalnymi, świadczone na zlecenie, z wyłączeniem wyceny nieruchomości
mieszkalnych, dzierżawę gruntów przeznaczonych na cele rolnicze albo usługi w zakresie opieki medycznej,
wykonywane przez uczelnie medyczne). Przypomnijmy, że podatnicy zwolnieni z VAT również będą zobowiązani do
wystawiania faktur ustrukturyzowanych (tyle, że od 1.1.2025 r.). Oczywiście o ile w ogóle wystawiają faktury, skoro
zgodnie z art. 106b ust. 2 VATU podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży
zwolnionej na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 VATU.
Bez względu na przyjęte rozumowanie, podatnicy zwolnieni mieli być jednak na KSeF gotowi już 1.7.2024 r. bo mieli
faktury ustrukturyzowane odbierać. Dziś wiemy już, że ta data nie będzie jednak aktualna.
Obecnie określony dla „faktur zwolnionych z VAT” zakres danych nie obejmuje numerów NIP sprzedawcy ani
nabywcy. W kontekście KSeF to źle - zgodnie z wymaganiami technicznymi KSeF powstaje konieczność
posługiwania się NIP-em przez podatnika i nabywcę na wystawianych fakturach. NIP nabywcy ma być przecież
zasadniczym kryterium, na podstawie którego faktura ustrukturyzowana trafi do właściwego nabywcy. Stąd
propozycja zmiany przepisu – faktury dokumentujące czynności zwolnione będą musiały zawierać odpowiednie
numery identyfikacyjne tak sprzedawcy jak i nabywcy. W zbliżonej sytuacji są podatnicy zwolnieni z VAT podmiotowo
na podstawie art. 113 ust. 1 VATU (poziom obrotu do 200.000 zł rocznie). Ich także ww. zmiana dotknie.
Zmiany w ww. zakresie mają wejść w życie od 1.1.2025 r. Choć odroczenie KSeF może ją jeszcze przesunąć
w czasie.
Węższy zakres danych – dostawcy mediów
Jest pewna grupa podmiotów, które wystawiają „specyficzne” faktury. To zdaniem Ministerstwa Finansów dostawcy
energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, a także podatnicy świadczący usługi

dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług
telekomunikacyjnych, usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do VATU. Propozycja nowelizacji
określa zakres danych jakich faktury takie nie muszą zawierać. Chodzi o miarę i ilość (liczbę) dostarczanych towarów
lub wykonywanych usług oraz cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto).
Rozwiązanie zawarte w projekcie zapewnia utrzymanie dotychczasowej praktyki w zakresie ujmowania danych
w postaci ceny jednostkowej, ilości, jednostki miary z rozbiciem na każdy punkt poboru w załączniku do faktury. Inna
sprawa, że załącznik akurat przez KSeF nie może być wysłany.

Komentarz
Opisywane zmiany dotyczą bardzo szerokiego spectrum podatników. Ci zwolnieni z VAT nie mają obowiązku
wystawiania faktur, ale bardzo często to robią. Ciekawe, czy tak samo będzie gdy KSeF jednak wejdzie. Jest to
wielce prawdopodobne, bo KSeF dotyczyć ich będzie na pewno od strony zakupów. Ciekawa jest też sytuacja np.
dostawców energii elektrycznej. Przypomnijmy, że w ich przypadku wystawienie faktury z zasady określa obowiązek
podatkowy w VAT. Z drugiej strony, gdy nabywcą jest konsument to tak naprawdę nie ma obowiązku wystawiania
faktury VAT (również na żądanie, zgodnie z art. 106b ust. 3 pkt 1 VATU). Jeśli dostawca energii będzie chciał nadal
fakturować swoich kontrahentów B2C to będzie musiał to robić poza KSeF. Tu więc wysyłka załączników nie będzie
kłopotliwa. Ale w przypadku faktur B2B trzeba wdrożyć odpowiednie rozwiązanie systemowe (wysyłka
„uproszczonych” faktur przez KSeF z jednoczesnym przekazywaniem załączników). Nie jest to wszystko szczególnie
intuicyjne i proste. Także dla nabywców energii elektrycznej czy gazu. Ich też opisywane zmiany dotkną więc
w sposób zauważalny.
Inna sprawa, że zapowiedź odroczenia KSeF poddała w wątpliwość los także przepisów wykonawczych w obecnie
znanej formie. Apatia w tworzeniu rozporządzeń była zresztą jednym z argumentów sceptyków wejścia w życie KSeF
z dniem 1.7.2024 r. Poniekąd, mieli oni rację nawet, jeśli oficjalną przyczyną przesunięcia są problemy natury
technologicznej.

Zmiany w rozporządzeniu o wystawianiu faktur KSeF mają istotny wpływ na podatników, zwłaszcza tych zwolnionych z VAT. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF może spowodować konieczność dostosowania procesów fakturowania. Odroczenie KSeF budzi wątpliwości co do przyszłości obecnych przepisów. Decyzja o wejściu w życie KSeF może być przesunięta w czasie.