Bez odliczenia VAT od obiadów

Podatnik zapewniający swoim pracownikom, zleceniobiorcom i kontraktorom B2B posiłki w formie bufetu nie ma prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur od usługodawcy, nawet przy zakupie usługi cateringowej. Wydatki na posiłki pracowników mogą budzić wątpliwości w zakresie odliczenia podatku naliczonego, gdyż często dotykają sfery osobistej. W najnowszej interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS omówiona jest sytuacja, w której podatnik zapewnia posiłki pracownikom i współpracownikom B2B, a organ podatkowy nie uznał prawa do odliczenia podatku VAT.

Tematyka: VAT, odliczenie podatku, posiłki pracownicze, interpretacja indywidualna, Dyrektor KIS

Podatnik zapewniający swoim pracownikom, zleceniobiorcom i kontraktorom B2B posiłki w formie bufetu nie
ma prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur od usługodawcy. Nawet, gdy przedmiotem nabycia jest
usługa cateringowa. Problem bowiem w tym, że podatnik zaspokaja w ten sposób osobiste potrzeby danej
osoby fizycznej. Jakkolwiek istnieje pewien związek między takimi wydatkami a działalnością opodatkowaną,
jest on nazbyt odległy. Albo – znacznie bliższy jest związek ze sferą prywatną danej osoby fizycznej i to
skutecznie konsumuje ewentualne prawo do odliczenia.
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361; dalej:
VATU), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych,
podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Zasada
neutralności w pigułce, choć nie jest to na gruncie VAT zasada bezwzględnie obowiązująca. Od wielu wydatków
podatku VAT odliczyć bowiem nie można. Mogą to być w każdych w zasadzie okolicznościach wydatki np. na usługi
gastronomiczne (art. 88 ust. 1 pkt 4 VATU). Ale szerzej – także wydatki na towary i usługi niezwiązane
z wykonywaniem czynności opodatkowanych, względnie związane w sposób absolutnie niewystarczający.
Kategorią wydatków budzącą wątpliwości w zakresie odliczenia podatku naliczonego są wydatki pracownicze.
Z jednej strony, troska o pracownika leży w interesie pracodawcy bo (w założeniu) pozytywnie wpływa na
efektywność, motywację i atmosferę. A to przecież przekłada się na efekty w postaci osiągania przez podatnika
obrotu opodatkowanego VAT. Problem w tym, że wydatki pracownicze dotykają często sfery osobistej i zaspokajają
właśnie takie osobiste potrzeby pracownika. A tu już związek z biznesem jest zdaniem organów podatkowych
mniejszy. Sprawa komplikuje się dodatkowo, gdy podatnik posiada różnego rodzaju umowy – formy współpracy
z daną osobą fizyczną (umowa o pracę, zlecenie, dzieło, a często także B2B). Czy wpływa to na sposób rozliczeń
w zakresie podatku naliczonego? Przykład takiej sytuacji opisany jest w najnowszej interpretacji indywidualnej
Dyrektora KIS.
Czego dotyczyła sprawa?
Podatnik prowadzi działalność opodatkowana VAT i w jej ramach zapewnia swoim pracownikom, a także osobom
wykonującym czynności na podstawie umowy zlecenia i współpracownikom B2B posiłki, nabywane od zewnętrznego
podmiotu. Przedmiotem świadczenia jest nabycie cateringu w formie bufetowej. Na fakturze uzyskanej od dostawcy
widnieje pozycja „usługa cateringowa”, a jako nabywca figuruje podatnik.
Posiłki w całości finansowane są ze środków obrotowych. Mogą z nich korzystać osoby, które przebywają w biurze
firmy. Już w momencie dostarczenia posiłki są gotowe do spożycia i nie są w żaden sposób przetwarzane ani
przygotowywane do spożycia po ich dostarczeniu do biura. Posiłki nie są spersonalizowane ani przypisane do
konkretnego pracownika. Ze względu na formę bufetu, każda z osób z niego korzystających może dowolnie
skomponować swój posiłek z dostępnych produktów. Co ważne, podatnik nie jest zobowiązany do zapewnienia
pracownikom posiłków profilaktycznych. Zapewnienie posiłków jest w tym przypadku działaniem dobrowolnym,
podyktowane chęcią lepszego zorganizowania pracy i motywacji pracowników i współpracowników, co przekłada się
na efektywność ich pracy.
Podatnik postanowił potwierdzić, czy ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących
nabywanie ww. posiłków. Jego zdaniem – tak. Posiłki wpływają bowiem na poziom zadowolenia w pracy osób z nich
korzystających, motywują do przychodzenia do biura, co sprzyja współpracy i integracji między pracownikami.
Przekłada się to na efektywność pracy.
Stanowisko organu
Dyrektor KIS wydał w sprawie interpretację indywidualną z 6.8.2024 r., 0112-KDIL3.4012.396.2024.2.AK,
.
Organ przypomniał, że dla odliczenia VAT istotna jest intencja nabycia. Wystarczającym jest, aby zakup dokonany
został w celu jego wykorzystania w ramach działalności opodatkowanej. Decydujące znaczenie ma jednak ocena
organu podatkowego, a nie samego podatnika. Organy podatkowe często posługują się pojęciem „potrzeb
osobistych” - są to takie potrzeby, które „dotyczą danej osoby” i które są jej potrzebami „prywatnymi”, tj. potrzebami
niezwiązanymi z prowadzoną przez tą osobę działalnością gospodarczą, statusem pracownika, czy pełnioną funkcją.
Potrzebami osobistymi są te, których realizacja nie jest związana ze stosunkiem pracy, a więc potrzeby osobiste to
te, których zaspokojenie wynika z dobrej woli pracodawcy. Natomiast potrzeby pracownicze to te, których spełnienie
nie wynika z autonomii woli stron, ale do zaspokajania których pracodawca jest zobowiązany na podstawie przepisów
prawa, np.: przepisów Kodeksu pracy, przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy itp.

Zdaniem Dyrektora KIS, zapewnienie pracownikom posiłków służy zaspokajaniu osobistych, prywatnych potrzeb
pracowników i odbywa się bez związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Zapewnienie posiłków
pracownikom jest działaniem dobrowolnym, podyktowanym chęcią lepszego zorganizowania pracy i motywacji
pracowników i współpracowników, co przekłada się na efektywność ich pracy. Spółka nie jest także zobligowana
przepisami BHP do zapewnienia takich posiłków pracownikom. Dlatego podatnikowi nie przysługuje prawo do
obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającego z faktur dotyczących zakupu
posiłków w formie bufetu dla osób wykonujących pracę na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenie
i współpracowników B2B. Nie ma znaczenia tytuł współpracy (umowa o pracę, zlecenie albo kontrakt B2B). Po
drugiej stronie jest bowiem zawsze osoba fizyczna, której prywatna potrzeba zjedzenia posiłku jest zaspokojona.

Komentarz
Z jednej strony, brak prawa do odliczenia VAT w omawianym stanie faktycznym nie brzmi specjalnie korzystnie.
Bezduszny fiskus znów ciemięży podatnika. Ale w VAT jak to w VAT, kij ma zazwyczaj dwa końce. Wspomniana na
wstępnie nieprzypadkowo neutralność podatkowa też miewa smak słodko-gorzki. Musimy bowiem pamiętać, że
podatnik przekazując pracownikom, kontraktorom czy zleceniobiorcom obiady „za darmo”, w istocie świadczy na ich
rzecz nieodpłatną usługę. A zgodnie z art. 8 ust. 2 pkt 2 VATU, opodatkowaniu VAT podlega nieodpłatne
świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników,
udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób
prawnych, członków stowarzyszenia oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż
działalność gospodarcza podatnika. Przepis ten nie referuje bezpośrednio do prawa do odliczenia podatku
naliczonego od wydatków związanych z nieodpłatnym świadczeniem. Jednak w ten właśnie sposób należy go czytać.
Zatem, gdyby podatnik miał prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu obiadów, z dużą dozą
prawdopodobieństwa powinien następnie naliczyć podatek należny przy nieodpłatnym wydaniu.

Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 6.8.2024 r., 0112-KDIL3.4012.396.2024.2.AK,

Zagadnienie odliczenia VAT od posiłków pracowniczych jest istotne dla podatników, którzy chcą zastosować to rozwiązanie. W przypadku zapewnienia pracownikom posiłków w formie bufetu, podatnik może nie mieć prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony z faktur. Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS wskazuje, że dostarczenie posiłków pracownikom nie jest związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i może nie podlegać odliczeniu podatku VAT.